För säljchefen
Pipelinen berättar vad som redan hänt. Aktiviteterna berättar vad som håller på att hända. En affär som tappas i mars syns i prognosen först i juni — men den slutade få aktiviteter någon gång i februari. Det är därför aktivitetsuppföljning är chefens tidigaste varningssystem, och det enda område där du hinner göra något åt utfallet medan det fortfarande går att påverka.
Det här behöver du veta
- Aktiviteter är den enda siffran i CRM:et som en säljare helt själv styr över. Den går inte att skylla på marknaden, och den går att coacha direkt.
- Mitt team handlar om människorna — vem gör vad, vem halkar efter, vad sade vi sist. Prognos handlar om siffrorna mot mål. De två vyerna länkar till varandra.
- Aktivitetsmålen (Genomförda aktiviteter, Genomförda samtal, Genomförda möten) sätts i Prognos→Mål & uppfyllnad och kan bara sättas av administratör och säljchef.
- 1:1-genomgången ligger inte i sidomenyn. Du når den via 1:1 på Prognos, via Öppna 1:1-genomgången i teamdrawern eller med Ctrl + K.
- Vad du ser styrs helt av teamstrukturen. Är du inte satt som Teamledare för något team ser du bara dig själv.
Vad aktivitetsuppföljning ger dig som chef#
De flesta chefsvyer i ett CRM mäter resultat: vunnet värde, viktad pipeline, måluppfyllelse i kronor. De siffrorna är sanna men sena. När de rör sig är kvartalet redan avgjort. Aktivitetssiffrorna rör sig samma vecka som beteendet ändras, och de svarar på fyra frågor som resultatsiffrorna inte kan svara på:
- Görs det tillräckligt? Antal genomförda aktiviteter per säljare och vecka, jämfört med ett mål du själv satt. Ligger volymen under målet vet du varför pipelinen kommer se tunn ut om två månader.
- Görs rätt saker? Uppdelningen mellan samtal och möten visar om någon ringer mycket men aldrig bokar, eller sitter i möten utan att fylla på framför.
- Tappas kunder? Riskflaggan ingen aktivitet på 14 dagar plockar upp affärer som ingen rör längre — innan de blir tysta förluster.
- Har vi ett problem eller en dålig vecka? Historiken i måluppfyllnaden visar om en svag vecka är ett mönster eller ett undantag.
Lika viktigt: aktiviteter är rättvisa att coacha på. En säljare kan inte lova att vinna en affär, men kan lova att ringa fyrtio samtal i veckan. Det är ett åtagande som både du och hen kan följa upp utan att någon behöver försvara sig.
Fyra ytor, fyra frågor#
Chefsarbetet med aktiviteter är utspritt på fyra ställen i systemet, och de svarar på olika frågor. Den vanligaste tidstjuven för en ny säljchef är att leta i fel vy — därför är kartan värd två minuter:
| Yta | Frågan den svarar på | Var den finns |
|---|---|---|
| Mitt team | «Hur ligger laget till just nu, och vem behöver jag prata med?» | Sidomenyn→Mitt team. Ligger överst i menyn för chefer, före Översikt. |
| 1:1-genomgång | «Vad ska jag och den här säljaren gå igenom på måndag?» | Nås via knappen 1:1 på Prognos, drawerlänken i Mitt team eller Ctrl + K — inte via sidomenyn. |
| Prognos→Mål & uppfyllnad | «Vilka mål gäller, och ligger vi i takt?» | Sidomenyn→Prognos→fliken Mål & uppfyllnad. |
| Aktiviteter med säljarväljaren | «Vad har den här säljaren faktiskt i sin lista?» | Sidomenyn→Aktiviteter, väljaren Sök säljare… uppe till höger. |
Vyerna som låter mest lika är Mitt team och Prognos. Skiljelinjen är enkel: Mitt team är laget och coachningen, Prognos är siffrorna mot mål. Du hoppar mellan dem med länken Prognos & mål för teamet uppe till höger på teamsidan, och knappen Mitt team i Prognos-sidhuvudet.
En arbetsvecka som fungerar#
Det finns ingen inbyggd rutin i systemet — men vyerna är byggda för en. Så här ser en vecka ut när de används som avsett:
- Måndag morgon, fem minuter. Öppna Mitt team. Läs KPI:n Aktiviteter 7 dgr och blocket Sedan förra veckan. Skanna kolumnen Aktivitet 7d i tabellen Laget efter röda «sena»-tal och tomma planeringssiffror.
- Måndag, tio minuter till. Klicka raderna för de två eller tre som sticker ut. Läs riskaffärerna i drawern, skriv en coachanteckning om vad ni ska ta upp.
- Inför varje 1:1. Öppna Öppna 1:1-genomgången från drawern. Där ligger säljarens öppna affärer, försenade och kommande aktiviteter samt mål och senaste prognosinlämning på en skärm — utan att du behöver klicka runt medan personen sitter mittemot.
- Månadens första dag. Gå till Prognos→Mål & uppfyllnad och kontrollera att aktivitetsmålen fortfarande är rimliga. Sätt om något behöver ändras med Sätt mål för alla.
- Vid behov. Bygg en egen rapport med källan Aktiviteter när du vill följa upp kvalitet — till exempel gruppering på Utfall för att se hur många samtal som faktiskt leder någonstans.
Har du inte valt egen startsida under Inställningar→Min profil landar du automatiskt på Mitt team när du loggar in. Det är avsiktligt: chefens hemvy är laget, inte den egna listan.
Vad du behöver ha på plats#
Tre saker avgör om chefsvyerna säger dig något meningsfullt. Saknas någon av dem ser sidorna tomma eller missvisande ut, och det är nästan alltid förklaringen när något «inte fungerar»:
- Du måste vara satt som Teamledare. Hela chefsscopet — vilka som syns i Mitt team, i säljarväljarna och i måltabellen — kommer från Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation. Att vara medlem i ett team räcker inte; det är ledarskapet som ger scopet.
- Aktivitetstyperna måste ha rätt beteende. Målen Genomförda samtal och Genomförda möten räknar på typens beteende, inte på typens namn. En egen typ som heter Kundbesök räknas inte som möte förrän beteendet är satt. Nya typer får Uppgift som standard.
- Mål måste finnas. Utan mål visar uppfyllnadskolumnerna Inget mål och du har inget att coacha mot. Mål sätts aldrig av säljaren själv — bara av administratör och säljchef.
Stängs modulen Prognos av försvinner både prognosen och hela målfliken — aktivitetsmålen blir då omöjliga att sätta och följa. Mitt team är däremot kärnfunktionalitet och finns kvar oavsett moduler.
Sidorna i det här spåret#
Behöver du förstå aktiviteterna själva — typer, planering, klarmarkering och utfall — börjar du i stället i Grunderna och För säljaren. Ska du ändra aktivitetstyper, utfallslistor eller påminnelser ligger det i För administratören.
Jag ser bara mig själv i Mitt team. Vad är fel?
Nästan alltid att du inte är satt som Teamledare för något team under Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation. Att vara medlem räcker inte. Be en administratör lägga in dig som ledare för rätt enhet — då kommer hela grenen med, inklusive underteam.
Var hittar jag 1:1-genomgången i menyn?
Ingenstans — den ligger medvetet inte i sidomenyn. Du når den via knappen 1:1 på Prognos-sidan, via Öppna 1:1-genomgången i teamdrawern (då landar du direkt på rätt säljare) eller genom att söka «1:1-genomgång» i Ctrl + K.
Kan jag sätta Mitt team som min startsida?
Inte direkt — listan under Inställningar→Min profil innehåller bara Översikt (standard), Min dag (aktiviteter), Pipeline och Prognos. Men för en säljchef betyder Översikt (standard) i praktiken Mitt team. Har du valt något annat och vill tillbaka väljer du Översikt (standard).
Kan säljarna sätta sina egna aktivitetsmål?
Nej. Mål kan bara sättas av administratör och säljchef. Säljaren ser sin egen målrad och sin uppfyllnad, men Mål-kolumnen är inte klickbar för hen. Försöker någon ändå svarar servern Endast administratörer och säljchefer kan sätta mål.
Finns det en teamkalender där jag ser hela lagets veckor?
Nej, kalendern visar bara den inloggades egna aktiviteter. En kollegas dag ser du via säljarväljaren på Aktiviteter, i 1:1-vyn eller genom upptaget-remsan när du planerar en aktivitet med den personen.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.