Påminnelser och notiser

Ordet «påminnelse» betyder tre olika saker i Infinity CRM, och de har nästan ingenting med varandra att göra. Det ena är ett mejl som går ut till kunden före ett möte. Det andra är en notis i klockan som talar om för din egen medarbetare att något är försenat. Det tredje är ärendemodulens svarstider, som råkar ha ett kort som heter «arbetstider». Blandas de ihop får du frågor du inte kan svara på. Den här sidan håller isär dem och räknar upp varje inställning du faktiskt äger.

Tre spår som heter nästan samma sak#

Innan du rör en enda inställning är det värt att veta vilket spår en fråga hör hemma i. Nästan all förvirring kring påminnelser är egentligen en fråga om vilket av de här tre spåren någon menar.

Spår 1: mötespåminnelser via e-post till kunden#

En mötespåminnelse är ett mejl som servern skickar en bestämd tid före mötets starttid. Det är inte samma sak som kalenderinbjudan, som går ut i bokningsögonblicket — se Möten, deltagare och inbjudningar. Påminnelsen räknas som transaktionell e-post, eftersom den rör mottagarens egen bokning. En kontakt som har utskicksspärr för massutskick får alltså ändå sin mötespåminnelse.

Påminnelser hamnar på ett möte på tre sätt, och alla tre måste du känna till som administratör:

• Säljaren kryssar i Påminn kontakten via e-post när mötet bokas. Det ger en påminnelse till mötets kontakt.
• Säljaren öppnar ett sparat möte och använder sektionen Påminnelser via e-post längst ned i Redigera aktivitet. Där finns full hantering: flera påminnelser, mottagarval och mallval.
• Servern lägger på dina standardpåminnelser automatiskt i samma sekund som mötet skapas. Det sker helt tyst — säljaren får ingen bekräftelse.

Förutsättningen: typen måste ha beteendet Möte#

Det här är den vanligaste orsaken till att påminnelser «inte fungerar». Hela funktionen — sektionen, snabbvalet och automatiken — hänger på aktivitetstypens beteende, inte på typens namn.

Så räknar servern ut när mejlet går#

Sändtiden lagras aldrig. Servern sveper var 60:e sekund och räknar vid varje körning ut mötets starttid minus vald tid före. Det låter som en teknisk detalj men får konsekvenser du kommer att få frågor om:

• Bokas mötet om följer alla väntande påminnelser automatiskt med. Ingen behöver röra dem.
• Bara aktiviteter med status planerad skickar. Slutförs mötet blir väntande påminnelser Hoppades över med orsaken «Mötet är slutfört»; avbokas det blir orsaken «Mötet är avbokat».
• Har mötets starttid redan passerat när svepet tittar skickas ingenting i efterhand — påminnelsen markeras Hoppades över med «Mötestiden hann passera».
• Svepet går dygnet runt, alla veckodagar. Det finns ingen tyst timme och ingen helgspärr.
• Avsändare är systemets e-postadress med organisationens namn som avsändarnamn — inte säljarens egen Microsoft 365- eller Gmail-låda, och utan säljarens signatur.

Statusarna på en påminnelse#

Kortet Mötespåminnelser till kund#

Här ligger allt du styr centralt. Kortet renderas inte alls för andra roller än Administratör och Plattformsadministratör, och servern nekar ändringar med «Endast administratörer kan ändra påminnelsemallen» även om någon skulle nå API:t.

1. Öppna Inställningar

   Gå till Inställningar→fliken Fält & mallar.

2. Hitta kortet

   Mötespåminnelser till kund ligger mellan E-postmallar och Aktivitetsmallar. Det har en klockikon.

3. Arbeta uppifrån och ned

   Kortet har tre delar i tur och ordning: standardmallen, Extra mallar (väljs per påminnelse) och Standardpåminnelser på nya möten.

Standardmallen#

Standardmallen är texten varje påminnelse använder när den inte pekar på en namngiven mall. Har du aldrig sparat en egen mall används systemets inbyggda svenska standardtext, så det finns aldrig ett läge där påminnelsen är tom.

Knappen Spara mallen sparar ämne och text för hela organisationen och kvitteras med toasten Påminnelsemallen sparad.

De åtta variablerna#

Bara de här åtta byts ut. Skriver du något annat inom klammer står det kvar som synlig text i mejlet — det finns ingen varning och ingen felkontroll.

Systemets inbyggda standardtext ser ut så här och är en bra utgångspunkt när du skriver om den:

Hej {kontakt}!

Detta är en påminnelse om vårt möte "{rubrik}" {datum} kl {tid}.
{plats}{lank}
Välkommen!

Vänliga hälsningar
{saljare}

Extra mallar#

En enda mall räcker sällan. En påminnelse en vecka i förväg vill gärna vara utförlig, medan 1-timmespåminnelsen bara ska säga «vi ses om en timme». Det löser du med namngivna mallar.

Namnet du sätter är det säljaren ser i rullgardinen, så skriv det ur säljarens perspektiv: Kort 1h-påminnelse säger mer än Mall 2. Fylls inte alla tre fälten i får du toasten Fyll i namn, ämne och text, och en elfte mall avvisas med Max 10 extra mallar.

Standardpåminnelser på nya möten#

Det här är den enskilt viktigaste inställningen på sidan, eftersom den påverkar varenda säljares möten utan att någon av dem gör något. Sätter du en regel om ett dygn före till kontakten får hela organisationen påminnelser på sina kundmöten från och med nu.

Knappen Lägg till regel sparar om hela listan och kvitteras med Standardpåminnelserna sparade. Papperskorgen vid en regel syns när du hovrar och sparar direkt, utan att fråga.

Spår 2: interna notiser till medarbetaren#

Det andra spåret rör aldrig kunden. Det är klockan uppe till höger i sidhuvudet, med en röd bricka som visar antalet olästa (och «9+» över nio). Panelen listar de 50 senaste notiserna, olästa först och därefter nyast först, och har filtret Endast olästa samt knappen Markera alla lästa. Esc stänger den.

De notiser som rör aktiviteter är dessa:

Notiser dedupliceras med en nyckel per sak och dag, så det upprepade svepet kan aldrig ge dubbletter. Planerar man åt sig själv skapas ingen Aktivitet tilldelad — det vore bara brus. Den dagliga sammanfattningen skapas en gång per användare och dag i morgontimmarna, och bara när det finns något att rapportera.

Notiserna skapas när appen är öppen#

Det här är viktigt att förstå innan du lovar något till organisationen. Aktivitetsnotiserna skapas i samma stund som användarens webbläsare hämtar notisfeeden, vilket sker var 60:e sekund — men bara när fliken är synlig. Pollningen pausas i bakgrunden.

Vad varje användare styr själv#

De här två inställningarna ligger under Inställningar→Min profil→kortet Notisinställningar, mellan Aktiva sessioner och Rundturer. Du som administratör kan varken se eller ändra en kollegas val — det finns ingen central vy för det. Vill du att alla ska ha samma inställning får du be dem sätta den.

Nekar webbläsaren tillstånd får användaren toasten Webbläsaren gav inget tillstånd — kolla sajtens notisinställning i webbläsaren och en varningstext som pekar på hänglåset i adressfältet. När notiserna väl är på dyker knappen Skicka testnotis upp, som visar en provnotis så att man ser att det verkligen fungerar.

Ärendens arbetstider och SLA — inte det du tror#

Kortet heter arbetstider och har en klockikon, så det är fullt rimligt att tro att det styr när påminnelser får gå ut. Det gör det inte. Det styr enbart ärendemodulens svarstider. Mötespåminnelser skickas dygnet runt, alla veckodagar, oavsett vad som står här.

Kortet ligger under Inställningar→fliken Integrationer — inte under Försäljning, vilket är därför administratörer ofta letar på fel ställe. Det visas dessutom bara när modulen Ärenden är påslagen, se Moduler. Alla fyra kontroller sparar direkt vid ändring, utan Spara-knapp, och kvitteras med Arbetstiderna sparade.

Sätta upp påminnelser i en ny organisation#

En ordning som brukar fungera, från grunden och uppåt:

1. Kontrollera att era mötestyper verkligen har beteendet Möte — mötesutfall + inbjudan under Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper. Egna typer som Kundbesök eller Demo skapas som Uppgift och måste ändras.
2. Skriv om standardmallens Ämne och Text så de låter som ni. Tänk på att texten skickas som ren text och att kunden inte kan svara till säljaren automatiskt.
3. Skicka ett provmöte till dig själv med Till annan e-post… och en påminnelse 1 timme före, så att du ser hur mejlet faktiskt ser ut innan kunderna får det.
4. Lägg vid behov till en Extra mall med kortare text för 1-timmespåminnelsen. Först då syns mallväljaren för säljarna.
5. Sätt en eller två Standardpåminnelser på nya möten. Börja hellre med en regel för lite än en för mycket — de går att lägga till, men de går inte att applicera i efterhand.
6. Berätta för organisationen vad som gäller notiserna i klockan: de är alltid på, de kräver att appen är öppen, och e-postavier skickas inte ännu.