Checklista: sätt upp aktiviteter
Aktivitetsmodulen fungerar direkt ur lådan, men den fungerar bra först när typerna, utfallen, påminnelserna och behörigheterna speglar hur just den här kunden säljer. Problemet är att stegen hänger ihop: sätter du målen innan typerna har rätt kategori mäter de fel sak, och importerar du historiken innan företagen finns hamnar den okopplad. Den här sidan är ordningen att göra det i — tretton steg som var och en bygger på det föregående, och som tillsammans tar ett par timmar för en normalstor organisation.
Det här behöver du veta
- Ordningen är inte godtycklig. Typerna måste vara klara innan mål, påminnelser och import fungerar som de ska.
- Det enskilt viktigaste momentet är kategorin (beteendet) på varje aktivitetstyp. Nästan alla fel längre ned i listan går tillbaka till att den är fel satt.
- Ingenting sparas med en Spara-knapp — varje ändring slår igenom direkt för alla användare, och ändringar gäller retroaktivt även för gammal historik.
- Sista steget är alltid att titta på resultatet med Se som säljare innan ni bjuder in någon.
Innan du börjar#
Se till att du har tre saker på plats: basrollen Administratör (annars syns varken fliken Försäljning, Fält & mallar eller Importera), en lista över vilka arbetsmoment kunden faktiskt vill kunna följa upp, och exportfilerna från det gamla systemet om ni ska migrera. Läs gärna Grunderna först om du inte redan känner till hur aktiviteter hänger ihop med kunder, affärer och kalender.
Uppsättningen i ordning#
1. Lägg upp användarna
Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare. Använd samma e-postadresser som i det gamla systemet — ägarkolumnen i alla importfiler matchas på adressen, och matchar den inte hamnar hela historiken hos dig. Sätt basroll (Säljare, Säljchef, Marknad, Endast läsa eller Administratör) på varje användare redan nu.
2. Bygg teamträdet och peka ut teamledarna
Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation. Skapa teamen, lägg in medlemmarna och — det som glöms oftast — utse en Teamledare per team. Rollen Säljchef ensam ger ingen extra synlighet: det är ledarskapet över ett team som avgör vems aktiviteter chefen får öppna. Se Vem ser vems aktiviteter.
3. Slå på modulerna ni ska använda
Inställningar→Moduler. Aktiviteter, Kalender, Företag och Kontakter är kärna och kan aldrig stängas av. Det som däremot måste vara påslaget för att aktivitetsytorna ska finnas är Ringlistor (ettklicksloggning av samtal), Utskick (som även styr Flöden), Prognos (som rymmer hela målfliken), Rapporter och Produkter (krävs för leveransmallar). Mer i Moduler som påverkar aktiviteter.
4. Bestäm aktivitetstyperna — och sätt kategorin på varje
Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper. En ny organisation får sex färdiga typer: Samtal, Möte, E-post, Uppgift, Demo och Lunch. Döp om, stäng av det ni inte använder och lägg till egna. Sätt sedan Beteende vid klarmarkering på varje ny typ — en typ som skapas via Lägg till får alltid Uppgift — klarmarkeras direkt tills du ändrar det. Kategorin, inte namnet, styr utfallsdialog, längdfält, mötesinbjudan, kalenderpush, påminnelser och hur mål och rapporter räknar. Se Aktivitetstyper.
5. Anpassa utfallslistorna
Inställningar→Försäljning→Samtalsutfall och Mötesutfall, direkt under typkortet. Standardlistorna (Nådde fram, Inget svar, Röstbrevlåda, Bokade möte, Ej intresserad, Ring igen senare, Fel nummer respektive Genomfört — positivt, Genomfört — avvaktande, Ombokat, Inställt av kunden, Kunden uteblev) duger som utgångspunkt, men skriv om dem till de svar kunden faktiskt vill kunna filtrera och rapportera på. Samtalsutfallen blir dessutom chipsen i ringlistans arbetsläge. Se Utfallslistor.
6. Lägg in mallar för det som återkommer
Två olika saker med nästan samma namn: typens Mall för beskrivning (Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper) förifyller beskrivningsfältet automatiskt när säljaren väljer typen, medan Aktivitetsmallar (Inställningar→Fält & mallar) är färdiga aktiviteter med namn, typ och längd som säljaren plockar manuellt. En ny kund får noll aktivitetsmallar — kortet är tomt tills du fyller det. Se Aktivitetsmallar.
7. Sätt behörighetsprofilerna
Inställningar→Behörigheter. Varje profil ärver en basroll och lägger på växlarna Får radera, Massåtgärder & merge, Får importera, Får exportera och Ser hela pipelinen, plus modulmatrisen. En profil kan aldrig ge admin-rättigheter och aldrig stänga av aktiviteter — det är inte en modul. Ska säljarna dela ringlistor sätter du dessutom kryssrutan Säljare ser alla ringlistor uppe till höger på Ringlistor-sidan (av som standard). Se Behörigheter för aktiviteter.
8. Ställ in mötespåminnelserna till kund
Inställningar→Fält & mallar→Mötespåminnelser till kund. Skriv om ämnesraden och texten (variablerna är
{kontakt},{foretag},{rubrik},{datum},{tid},{plats},{lank}och{saljare}), lägg eventuella extra mallar, och skapa till sist Standardpåminnelser på nya möten — reglerna som automatiskt läggs på varje nytt möte. Det här steget måste komma efter steg 4, eftersom påminnelser bara finns på typer med kategorin Möte. Se Påminnelser.9. Bestäm vad som ska skapa aktiviteter automatiskt
Nu är typerna på plats och då fungerar automatiken. Bygg aktivitetssekvenser (playbooks) för återkommande arbetssätt, automationsregler för «gör X när Y händer», flöden för mejlsekvenser mot kontaktlistor och leveransmallar för det som ska hända när en affär vinns. Börja litet: en sekvens och en regel som ni följer upp efter två veckor är bättre än tio som ingen förstår. Se Automatik kring aktiviteter.
10. Importera datat — företag, kontakter, affärer, sedan aktiviteter
Inställningar→Importera. Ordningen är låst av verkligheten: aktivitetsimporten skapar aldrig företag, kontakter eller affärer, den matchar bara. Kör alltid en provfil på tjugo rader först, läs varningarna, och ångra provkörningen innan du kör hela filen. Se Importera aktiviteter.
11. Låt säljarna koppla sina kalendrar
Inställningar→Min profil→Kalendersynk. Kalendern är personlig — varje användare kopplar sin egen, du kan inte göra det åt dem. Gör det här efter importen: importerade möten skrivs ut i den externa kalendern hos den som har en aktiv koppling. Två val som är dina: kryssrutan Skapa kontakter automatiskt för okända mötesdeltagare (av som standard, gäller hela organisationen) och att förklara skillnaden mellan Maskeras ("Privat") och Synkas inte för privata händelser. Se Kalendern.
12. Sätt målen
Prognos→Mål & uppfyllnad→Sätt mål eller Sätt mål för alla. Aktivitetsmålen räknar slutförda aktiviteter i perioden och avgörs av typens kategori — därför kommer det här steget sist. Välj få mått: Genomförda aktiviteter räknar alla typer, inklusive samtal och möten, så tre mål på samma sak blir överlappande hinkar snarare än tre styrmedel. Se Aktivitetsmål.
13. Titta på resultatet som en säljare
Klicka ögon-ikonen i topplisten och välj Se som säljare. Läget är skrivskyddat, så du kan inte råka ändra något — du ser bara vad säljaren ser: menyn, aktivitetslistan, typvalen i Ny aktivitet och utfallen vid klarmarkering. Klicka Tillbaka till mig själv när du är klar. Det är den snabbaste kvalitetskontrollen som finns.
Snabbkontroll innan ni bjuder in säljarna#
Sju kontroller som fångar det mesta. Ta dem i tur och ordning, det tar tio minuter:
- Öppna Ny aktivitet och kontrollera att typlistan innehåller exakt de typer ni vill ha — varken fler eller färre, och inga två med samma namn.
- Skapa ett testmöte, klarmarkera det och se att mötesutfallen dyker upp. Kommer samtalsutfallen i stället är kategorin fel satt.
- Skapa en testuppgift och se att den bockas av direkt utan utfallsfråga.
- Boka ett möte några dagar fram och öppna det igen — ligger era standardpåminnelser där, med rätt mottagare?
- Logga in som en säljchef (eller använd Se som säljare) och kontrollera att chefsväljaren på Aktiviteter listar hens team.
- Öppna två eller tre importerade kundkort och kontrollera att aktiviteterna sitter på rätt kund, med rätt datum och rätt ägare.
- Kontrollera att Prognos→Mål & uppfyllnad visar mål för varje säljare — och att utfallet börjar ticka när ni klarmarkerar testaktiviteterna.
Radera testaktiviteterna innan ni släpper in användarna, men vänta med att radera testtypen tills ni är säkra. En typ som redan använts går bara att Stäng av, inte att ta bort — och det är avsiktligt, eftersom historiken skulle tappa sin etikett annars.
Allt du gör i de här stegen slår igenom direkt och gäller retroaktivt. Byter du kategori på en typ ett halvår senare flyttar sig även flera år gammal historik i statistiken. Det finns ingen «gäller från och med»-logik och ingen ångerknapp — bara att ändra tillbaka.
Vanliga fel vid uppsättning#
De här felen är tysta: ingenting kraschar, ingen varning visas, och de upptäcks först när någon undrar varför en siffra ser konstig ut. Symptomkolumnen är den ni kommer att höra beskriven i supportärendet.
Nästan hälften av raderna nedan har samma rot: en aktivitetstyp med fel kategori. Sitter du och felsöker något som «borde fungera» — börja alltid där.
| Felet | Symptomet ni ser | Så rättar du |
|---|---|---|
| Ny typ skapas utan att kategorin sätts | Typen «Kundbesök» får ingen utfallsdialog, inget längdfält, ingen mötesinbjudan, inga påminnelser och räknas inte i målet Möten. Chefen undrar varför mötessiffrorna är för låga. | Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper→sätt Beteende vid klarmarkering till Möte — mötesutfall + inbjudan. |
| Två typer med samma namn | Typväljaren visar två identiska rader som är omöjliga att skilja åt; statistiken delas i två högar. | Döp om den ena. Nycklarna skiljer sig redan (den andra fick ett suffix), så historiken följer med sin egen typ. |
| Typen döps om efter att den skapats | Rapportbyggarens typdimension och CSV-importen använder fortfarande det gamla namnet eller den råa nyckeln. | Går inte att rätta i efterhand — nyckeln sätts vid skapandet. Bestäm namnen innan ni skapar typerna. |
| Standardtypen Uppgift stängs av | Säljare sparar ändå aktiviteter med typen uppgift, eftersom formuläret har den som inbyggt reservvärde. | Låt uppgiftstypen vara på, eller döp om den i stället för att stänga av den. |
| Aktivitetsfilen importeras före företagsfilen | Importen går igenom med varningar, men aktiviteterna syns inte på något kundkort. | Ångra körningen under Senaste importer, importera företagen, kör om aktivitetsfilen. |
| Ägarkolumnen matchar inga användare | Hela historiken ligger i administratörens egen aktivitetslista; säljarna ser tomt. | Ångra körningen, rätta e-postadresserna eller lägg upp användarna, kör om. |
| Säljchefen är inte satt som Teamledare | Tomt Mitt team, tom chefsväljare på Aktiviteter, tom 1:1-vy. Rollen Säljchef syns ändå på användaren. | Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation→sätt hen som Teamledare för teamet. |
| Standardpåminnelser läggs, men kontakten saknar e-postadress | Mötet ser påminnelsesatt ut men inget skickas. Regeln hoppas helt tyst. | Öppna mötet och kontrollera påminnelseraden. Komplettera kontaktens e-postadress. |
| Standardpåminnelser läggs in i efterhand | Möten som redan var bokade får inga påminnelser alls — bara nya möten omfattas. | Lägg påminnelserna manuellt på de befintliga mötena, eller acceptera att regeln gäller framåt. |
| Modulen Utskick stängs av | Hela flödessidan försvinner, och därmed flödenas aktivitetssteg. Ingen varnar om aktivitetskopplingen. | Slå på Utskick igen under Inställningar→Moduler. |
| Modulen Prognos stängs av | Både prognosen och hela målfliken försvinner — aktivitetsmålen blir oåtkomliga, medan Mitt team fortsätter fungera. | Slå på Prognos igen. Målen finns kvar, de var bara gömda. |
| Mål satta på både Genomförda aktiviteter, Samtal och Möten | Måluppfyllnaden ser orimligt hög ut och siffrorna går inte att jämföra. | Välj ett eller två mått. Genomförda aktiviteter innehåller redan samtal och möten. |
| Behörighetsprofilens Får exportera är på, men användarens egen exportkolumn är av | Användaren ser ingen exportknapp trots att profilen ser rätt ut. | Båda spärrarna måste tillåta. Kontrollera kolumnen Export under Organisation & säkerhet→Användare. |
| Sekvens appliceras med ett startdatum bakåt i tiden | Alla stegens aktiviteter skapas i det förflutna och dyker upp direkt som försenade hos säljaren. | Använd dagens datum eller framåt. Dag-offseten räknas från startdatumet, inte från idag. |
| Automationsregelns fältnamn är felstavat | Regeln matchar ingenting och är helt tyst — inga aktiviteter skapas, inget felmeddelande visas. | Fältnamnen skrivs för hand och valideras inte. Jämför med fälthinten ovanför rutan. |
| Schemalagd automationsregel körs mot ett stort bestånd | Bara en del av posterna behandlas per dag; loggraden om dagens tak är lätt att missa. | Inget fel — regeln betar av sig över flera dagar. Taket är 50 poster per körning. |
| ICS-kopplingen byts genom att den gamla tas bort och en ny skapas | Alla möten dubbleras i CRM:et. | Använd Byt ICS-länk i stället — den behåller kopplingen mellan gamla och nya händelser. |
| Privata händelser sätts till Synkas inte efter att synken körts | Redan importerade privata poster avbokas vid nästa synk. Det ser ut som att systemet raderat möten på eget bevåg. | Väntat beteende. Välj Maskeras ("Privat") om tiden ska fortsätta blockeras. |
| Egen typ döps till något som innehåller «e-post», «mejl» eller «mail» | Typen får en Skicka-knapp på aktivitetsraden som ingen bett om, och det går inte att stänga av. | Döp om typen till något utan de orden, till exempel «Utskick till kund». |
Är uppsättningen klar men något ändå beter sig oväntat i vardagen ligger förklaringen oftast i För administratören, där varje inställning gås igenom en och en — eller i För säljchefen när det handlar om hur siffrorna räknas.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.