Importera aktiviteter

Ett CRM utan historik är en tom kalender. Den säljare som byter system vill se att hon ringde kunden i mars, att mötet i maj blev av och vad det ledde till — annars känns det nya systemet som ett steg bakåt. Aktivitetsimporten flyttar in både den historiken och det som redan är planerat framåt, från ett gammalt CRM eller från vilken lista som helst som går att spara som CSV. Den här sidan går igenom filformatet, matchningen, felen som är vanliga och hur du backar en körning som blev fel.

Var importen ligger och vem som kommer åt den#

Hela fliken Inställningar→Importera är en administratörsyta. Den visas bara för basrollen Administratör (och Plattformsadmin) — en säljchef ser den inte i flikraden. Ovanpå det ligger behörighetsprofilens växel Får importera: står den av nekas alla importvägar av servern, även om någon skulle nå adressen direkt.

På sidan hittar du fem saker: migreringsordningen i punktform, ett importkort per objektstyp, nedladdningsbara mallar, listan Senaste importer med ångra-knapp, och tre hopfällbara migreringsguider för Upsales, Lime CRM och SuperOffice som talar om exakt vilka kolumner ni ska exportera ur respektive system.

Aktiviteter är sista steget i migreringen#

Ordningen på sidan är inte kosmetisk. Varje steg kopplar ihop sig med det föregående via namn och e-postadresser, och aktiviteterna kopplar sig till alla tre tidigare stegen:

Kolumnerna filen kan innehålla#

Filen är en vanlig CSV med kolumnrubriker på första raden, komma eller semikolon som avgränsare. Spara från Excel med formatet CSV UTF-8 så följer å, ä och ö med. Kolumnerna får stå i valfri ordning och okända kolumner ignoreras.

Rubrikerna behöver inte heta exakt så#

Varje fält har en lista med synonymer och matchningen är skiftlägesokänslig. Datum känns också igen som Date, Tidpunkt, Starttid, Start, Planerad eller Planned. Ägare känns igen som Owner, Säljare, Ansvarig eller Utförare. Titel som Ämne, Subject, Rubrik eller Namn. Du behöver alltså sällan skriva om exportfilen — det räcker nästan alltid att ladda upp den som den är.

De rubriker som inte känns igen listas i dialogen efter Omatchade kolumner:. Har ni AI-assistenten påslagen dyker knappen Låt AI föreslå mappning upp bredvid — den fyller bara luckorna, de rubriker som redan matchat exakt rörs aldrig. Utan AI får du i stället texten «Byt rubriker i filen för att få med dem».

En minimal fil kan se ut så här:

Datum;Typ;Titel;Klar;Utfall;Företag;Kontakt;Affär;Ägare;Beskrivning
2026-02-10 10:00;samtal;Uppföljningssamtal;ja;Svarade;Exempelbolaget AB;anna@exempel.se;Ramavtal 2026;salj@ertbolag.se;Gick igenom offerten
2026-08-20 14:00;möte;Demo av plattformen;;;Nordexempel AB;;;salj@ertbolag.se;Boka demorummet

Datum och klockslag#

Datumkolumnen tolkas som ÅÅÅÅ-MM-DD, med eller utan klockslag. Skriver du 2026-03-01 14:00 hamnar aktiviteten på den tiden. Skriver du bara 2026-03-01 läggs den kl 09:00 — samma konvention som aktivitetssekvenserna använder. Det är ett medvetet val: en aktivitet utan tid skulle annars hamna kl 00:00 och ritas aldrig i kalenderns tidsraster utan hamna i raden Att tidsätta.

Går datumet inte att tolka importeras raden inte alls. Den räknas som fel, inte som varning, och visas i dialogen med texten «Ogiltigt datum "…" — använd ÅÅÅÅ-MM-DD (ev. med klockslag)». Vanligaste orsaken är att Excel har skrivit om kolumnen till ett annat format vid sparandet, till exempel 2026-03-01 00:00:00 eller 1 mars 2026. Formatera datumkolumnen som text innan du sparar CSV:n.

Så matchas raden mot företag, kontakt, affär och ägare#

Matchningen görs kolumn för kolumn, och varje miss ger en varning på just den raden. Aktiviteten skapas alltid — det som inte hittades blir bara en koppling som saknas:

Typkolumnen — och varför kategorin är viktigare än namnet#

Värdet i Typ matchas mot era aktivitetstyper på två sätt: mot typens visningsnamn (till exempel Samtal) och mot dess nyckel (till exempel samtal). Matchningen är skiftlägesokänslig, så «SAMTAL», «Samtal» och «samtal» ger samma resultat. Är kolumnen tom blir raden en uppgift.

Står det något i kolumnen som inte finns hos er sparas värdet rakt av. Aktiviteten skapas, men med en typnyckel som ingen inställning känner igen: den kan inte väljas i Ny aktivitet, den får ingen ikon och ingen färg, och framför allt räknas den varken som samtal eller möte i mål och rapporter — eftersom det är aktivitetstypens kategori, inte namnet, som avgör det. Har det gamla systemet till exempel typen «Telefon» ska den antingen döpas om i filen till er samtalstyp, eller så lägger du upp en typ med det namnet i förväg och sätter kategorin på den. Läs mer på Aktivitetstyper.

Klarmarkerade rader blir historik på sitt eget datum#

Har raden ett godkänt värde i Klar skapas aktiviteten och sätts omedelbart till genomförd, med slutförandetidpunkten satt till radens egen planerade tidpunkt. Ett samtal daterat 2025-11-04 hamnar alltså i november 2025, inte på importdagen. Det är hela poängen: annars skulle en migrering se ut som om säljarna gjorde tre års arbete på en eftermiddag, och alla historiska mål- och rapportsiffror skulle bli fel.

Importerad historik går förbi den vanliga klarmarkeringen. Ingen utfallsdialog visas, ingen uppföljande aktivitet föreslås och inga mötespåminnelser skapas. Raden landar direkt som färdig historik med sitt utfall och sin beskrivning.

Ord som inte finns i listan över klar-värden — till exempel nej eller en tom cell — lämnar aktiviteten planerad. Det är så du får in kommande möten och att-göra-poster i samma fil som historiken.

Importera innan säljarna kopplar sina kalendrar#

Dubbletthantering#

Innan varje rad skrivs görs en kontroll: finns det redan en aktivitet i organisationen med samma titel och samma planerade tidpunkt hoppas raden över och räknas som «hoppade» i rapporten. Jämförelsen är skiftlägesokänslig på titeln.

Konsekvensen är att filen är kör-igen-säker. Föll tjugo rader på ett trasigt datum kan du rätta dem och ladda upp exakt samma fil igen — de redan importerade raderna hoppas över och bara de rättade skapas. Samma sak om ni exporterar i omgångar och intervallen råkar överlappa.

Så kör du importen#

1. Öppna importkortet

   Gå till Inställningar→Importera och klicka Importera aktiviteter i kortet Aktiviteter. Dialogen Importera aktiviteter (CSV) öppnas.

2. Läs formatrutan

   Rutan Så ska filen se ut visar kolumnerna med förklaringar och ligger kvar tills du valt en fil. Här finns även knappen Ladda ner exempelfil.

3. Välj filen

   Klicka på ytan Välj en CSV-fil (rubriker på första raden). Filen läses i webbläsaren och rubrikerna mappas automatiskt.

4. Kontrollera mappningen

   Under uppladdningsytan står antal rader och vilka fält som mappades. Nedanför visas de fem första raderna som en tabell med de mappade fältnamnen som kolumnrubriker. Ser något tomt eller fel ut är det nästan alltid en rubrik som inte känns igen — den listas då efter Omatchade kolumner:.

5. Sätt eventuella fasta värden

   Rutan Samma värde för alla lägger ett värde på varje rad i filen, till exempel en ägare som saknas i exportfilen. Välj fält, skriv värdet och klicka Lägg till. På datumfält betyder +7 «om en vecka».

6. Spara mappningen om ni ska köra fler filer

   Skriv ett namn i Spara mappningen som… och klicka Spara profil. Nästa gång väljer du den under Använd sparad profil… — värdefullt när exporten kommer i flera filer med samma rubriker.

7. Kör

   Klicka Importera — knappen visar antalet rader den kommer att skriva. Filer med fler än 1 000 rader körs som ett bakgrundsjobb med en förloppsindikator; du kan stänga rutan och jobbet fortsätter. Hjälptexten på sidan rekommenderar att dela upp filer större än 5 000 rader.

Efter körningen: rapporten, radfelen och ångra#

När importen är klar kommer en sammanfattning i stil med «Import klar: 412 skapade, 7 hoppade, 2 fel, 15 varningar». Fanns det fel eller varningar hålls dialogen kvar och listar de berörda raderna en och en, som «Rad 118: Ogiltigt datum …». Radnumret är radens nummer i filen inklusive rubrikraden, så du kan gå direkt till den i Excel.

Varje körning loggas som en batch i kortet Senaste importer längre ned på importsidan, med en etikett i stil med «412 aktiviteter», vem som körde den och när. Knappen Ångra tar bort alla poster som just den körningen skapade — bekräftelserutan heter Ångra import och den slutgiltiga knappen Ångra importen. Efteråt visar raden brickan Ångrad.

Testa alltid först#

Aktivitetsfilen är den största filen i en migrering och den som är mest beroende av att allt annat redan sitter. Kör därför alltid en provomgång:

• Kopiera de 20 första raderna ur exportfilen till en egen fil, med rubrikraden.
• Importera den. Läs varningarna noga — de talar om exakt vilka kopplingar som inte gick att göra.
• Öppna två eller tre av kundkorten och kontrollera att aktiviteterna dök upp i panelen Aktiviteter & tidslinje, med rätt datum, rätt typ och rätt ägare.
• Kontrollera att en klarmarkerad rad verkligen ligger på sitt historiska datum och inte på idag.
• Blev något fel: ångra provkörningen under Senaste importer, rätta filen och gör om.
• Först när provomgången ser rätt ut kör du hela filen.

Inställningar som styr importen#

När historiken är på plats är nästa steg att bestämma vad som ska skapa aktiviteter automatiskt framåt — se Automatik kring aktiviteter. Och ska ni sätta upp aktiviteter från grunden hos en ny kund finns hela ordningen i Checklista: sätt upp aktiviteter.