Återkommande aktiviteter

Vissa åtaganden återkommer: månadsavstämningen under en leverans, kvartalssamtalet med A-kunderna, veckouppföljningen medan en implementation pågår. Att boka dem en och en är slöseri med tid och lätt att glömma bort. Upprepningen lägger ut hela raden av tillfällen i ett svep — och det finns några saker om hur den beter sig som är bra att veta innan du använder den.

Var upprepningen finns#

Upprepningen är inte något du snubblar över — den ligger medvetet nere i den hopfällda delen av planeringsdialogen, eftersom de allra flesta aktiviteter bokas en gång. Klicka Fler alternativ (mall, beskrivning, checklista, upprepa …) så fäller den ut sig. Längst ner sitter fältet Upprepa, som står på Aldrig från början. Väljer du ett intervall dyker fältet Antal tillfällen upp bredvid, förifyllt med 4.

Intervallen#

Alla tillfällen räknas ut från det första datumet, inte från föregående tillfälle. Det gör att serien inte glider iväg någon dag hit eller dit under årets gång. Räkningen sker dessutom i svensk lokaltid, vilket betyder två saker i praktiken: kl 09:00 förblir kl 09:00 även efter sommartidsomställningen, och en månadsserie som startar den 31 januari lägger nästa tillfälle den 28 februari — inte den 3 mars.

Så här skapar du en serie#

1. Fyll i aktiviteten som vanligt

   Typ, titel, datum och tid. Datumet du väljer blir seriens första tillfälle.

2. Öppna Fler alternativ

   Klicka Fler alternativ (mall, beskrivning, checklista, upprepa …). Rubriken byter till Dölj fler alternativ när sektionen är öppen.

3. Välj intervall

   Sätt Upprepa till Varje dag, Varje vecka, Varannan vecka eller Varje månad.

4. Ange hur många gånger

   Fyll i Antal tillfällen. Antalet räknar med det första tillfället, så 12 månadsavstämningar är 12 — inte 11 plus originalet. Högsta värde är 52.

5. Spara

   Tryck Planera. Alla tillfällen skapas på en gång och du får kvittensen Skapade N aktiviteter.

Det här följer med till varje enskilt tillfälle i serien:

• Typ, titel, beskrivning och checklista.
• Datum enligt intervallet, samma klockslag och samma Längd.
• Hög prioritet, Plats och kopplingen till affär, företag eller kontakt.
• Ägare och Kollegor som deltar (valfritt).
• Deltagarna — de kopplas till samtliga tillfällen, inte bara det första.
• En eventuell begäran om Skapa Teams-länk via Outlook, vilket ger varje tillfälle en egen möteslänk.

Så beter sig serien efteråt#

Det viktigaste att förstå är att serien expanderas direkt vid sparning. Väljer du tolv månadsavstämningar får du tolv helt vanliga aktiviteter, var och en med eget id, egen status och eget utfall. Ingen av dem vet om de andra, och det finns inget serieobjekt bakom kulisserna.

Konsekvenserna är genomgående praktiska:

• Du kan flytta ett enskilt tillfälle utan att resten av serien rör sig.
• Du kan bocka av ett tillfälle och lämna de kommande orörda.
• Ändrar du titeln, beskrivningen eller platsen på ett tillfälle ändras bara det.
• Du får aldrig frågan «vill du ändra det här tillfället eller hela serien?» när du sparar.
• Tar du bort ett tillfälle försvinner bara det.

Tillfällena syns som separata rader i aktivitetslistan, i kalendern och i kundens tidslinje. Det är också där du hittar dem igen: eftersom serien saknar egen identitet är kundens, kontaktens eller affärens tidslinje det överlägset enklaste stället att se hela raden av tillfällen samlade.

Ändra en serie#

Ett enstaka tillfälle#

Öppna tillfället och redigera det som vilken aktivitet som helst: klicka titeln i Aktiviteter, pennikonen Redigera i tidslinjen på kundkortet, eller aktiviteten i kalendern. Behöver du bara flytta det kan du dra det till en ny tid i veckovyn, eller använda pilarna Flytta en dag bakåt och Flytta en dag framåt i dagvyn.

Många tillfällen på en gång#

Aktiviteter-sidan har en markeringsruta per rad, och gruppens rubrik har en ruta med verktygstipset Markera alla i gruppen. Så fort något är markerat lägger sig en åtgärdsrad överst i listan med N valda och knapparna Markera klara samt Flytta: följt av Idag, +1d, +3d och +7d. Vill du ångra markeringen finns Avmarkera längst till höger.

Det här är det snabbaste sättet att skjuta en hel serie framåt. Snooze-knapparna räknar från aktivitetens egen planerade tid när den ligger i framtiden och behåller klockslaget, så +7d på tio markerade tillfällen flyttar hela serien en vecka framåt med avstånden intakta. Idag drar i stället de markerade till dagens datum med bibehållet klockslag.

Avbryta resten av serien#

Det finns ingen «avbryt serien»-knapp, av samma skäl som det inte finns någon serieredigering. Du tar bort de kommande tillfällena ett i taget:

1. Gå till posten

   Öppna företaget, kontakten eller affären som serien är kopplad till och gå till tidslinjen. Där ligger alla tillfällen under varandra.

2. Ta bort tillfället

   Håll muspekaren över raden och klicka krysset Ta bort.

3. Bekräfta

   Rutan Ta bort aktivitet varnar för att loggat utfall försvinner. Bekräfta med Ta bort aktiviteten.

Redan genomförda tillfällen#

Ett tillfälle du bockat av är loggad historik. Det ligger kvar i kundens tidslinje med sitt utfall, det räknas i dina mål och i säljchefens rapporter, och det påverkas inte det minsta av att du ändrar, flyttar eller raderar de kommande tillfällena. Serien är i det avseendet ett bekvämt sätt att lägga ut framtiden — historiken lever sitt eget liv.

Har du bockat av ett tillfälle av misstag går det att ta tillbaka. Öppna aktiviteten så dyker knappen Återöppna upp i dialogen — den visas bara när aktiviteten inte längre är planerad. Läs mer under Slutföra en aktivitet.