Snabblogga samtal och röstanteckning
Det mesta som händer i en säljvardag var aldrig planerat i CRM:et. Kunden ringer upp, du fångar någon i korridoren, ett möte blir av med en dags varsel. Snabbloggen finns för precis det: den skapar aktiviteten och slutför den i samma klick, så historiken blir komplett utan att du först måste låtsas planera något du redan gjort.
Det här behöver du veta
- Logga skapar en ny, redan genomförd aktivitet med tidpunkt = nu. Du behöver inte planera först.
- Rutan Boka uppföljning är ibockad från början — nästa steg bokas om du inte aktivt bockar ur.
- Snabbloggen sparar inget utkast. Stänger du med Avbryt är texten borta.
- Röstanteckningen startas från mikrofonikonen på företagskortet och kräver att AI-modulen är på.
- AI:n strukturerar bara — ingenting sparas i CRM:et förrän du själv trycker Spara mötesanteckning.
När du använder snabbloggen i stället för klarmarkering#
De två vägarna löser olika problem. Fanns aktiviteten redan i din lista bockar du av den där — se Slutföra med utfall. Fanns den inte, är snabbloggen vägen: den skapar posten åt dig och stänger den direkt.
| Situationen | Det du gör |
|---|---|
| Du hade planerat samtalet och det finns i Mina aktiviteter | Klicka bocken på raden och logga utfallet |
| Kunden ringde upp dig, ingenting var planerat | Snabbloggen Logga på affären eller kontakten |
| Du betar av en ringlista | Ett klick på utfallsknappen direkt i ringlistan |
| Du vill skriva något som varken är samtal eller möte | Snabbanteckningen Anteckning |
| Du kommer ut från ett kundmöte och vill slippa skriva | Röstanteckningen på företagskortet |
Så snabbloggar du ett samtal eller möte#
Var knappen sitter#
Snabbloggen når du från de ytor där du ändå står när samtalet är klart. Knappen ser lite olika ut beroende på var du är, men det är samma dialog som öppnas.
- Affärskortet — knappen Logga i verktygsraden, med anteckningsboksikon. Verktygstipset är Logga ett samtal/möte du redan haft.
- Säljtavlan — håll musen över ett affärskort så visas snabbknapparna; anteckningsboken har verktygstipset Logga samtal/möte.
- Kontaktlistan — telefonikonen på raden (Logga samtal/aktivitet på kontakten), eller punktmenyn längst till höger och Logga samtal.
- Ringlistan — knappen Logga med anteckning under det stora kortet. Har din administratör tömt utfallslistan heter knappen i stället Logga samtal.
Dialogens rubrik blir Logga följt av sammanhanget du startade från, till exempel affärens eller kontaktens namn. Startar du utan sammanhang heter den Logga samtal.
Fyll i och spara#
Välj Typ
Listan är din organisations aktiva aktivitetstyper. Valet styr två saker: vilken utfallslista du får se, och vad aktiviteten kommer att heta i historiken.
Välj Utfall
Typer med beteendet Samtal får listan Samtalsutfall, typer med beteendet Möte får Mötesutfall. Tomvalet heter — Välj utfall — och betyder att inget utfall sparas. Utfallet är aldrig obligatoriskt, men det är det som gör dina samtal mätbara — se Utfallslistorna.
Skriv Anteckning
Fältet har fokus direkt när dialogen öppnas, så du kan börja skriva utan att klicka. Platshållaren Vad hände? Nästa steg? är en påminnelse om vad kollegan som läser efteråt behöver veta.
Bestäm nästa steg
Rutan Boka uppföljning är ibockad. Under den ligger Typ, Titel och Datum. Titeln är förifylld som Uppföljning följt av sammanhanget, datumet är sju dagar fram. Vill du inte boka något nu bockar du ur rutan.
Tryck Logga
Aktiviteten skapas, slutförs med ditt utfall och din anteckning, och uppföljningen läggs upp. Du får bekräftelsen Aktivitet loggad.
Ctrl + Enter (eller Cmd + Enter på Mac) sparar var du än står i dialogen, även mitt i anteckningsfältet.
Det som är värt att veta om uppföljningen#
Uppföljningen skapas alltid klockan 09:00 den dag du valt, och den ärver kopplingarna från loggningen — samma företag, samma kontakt, samma affär. Något klockslag går inte att välja här. Behöver mötet ligga 14:30 justerar du aktiviteten efteråt, eller planerar den via Planera en aktivitet i stället.
Är Boka uppföljning ibockad men Titel tom går det inte att spara. Du får felmeddelandet Skriv en titel för uppföljningen — eller bocka ur "Boka uppföljning". Det är avsiktligt: en tom bokning ska inte tyst kastas bort.
Snabbloggen namnger aktiviteten efter typen, alltså Samtal eller Möte — inte efter kunden. Fem snabbloggade samtal ser därför likadana ut i tidslinjen. Skriv in vem och vad i anteckningen så blir historiken läsbar.
Till skillnad från klarmarkeringsdialogen sparar snabbloggen inget utkast. Stänger du med Avbryt, krysset eller Esc är det du skrivit borta.
Ett klick per samtal i ringlistan#
Betar du av en ringlista är även snabbloggen för långsam. Där ligger utfallen som knappar direkt på kortet — upp till sex stycken — och på raderna i listan visas de tre första när du för musen över. Ett klick loggar ett genomfört samtal med det utfallet, döper det till Samtal följt av namnet, och bockar av posten. Verktygstipset på knappen säger vad som kommer att hända: Logga "<utfall>" och bocka av — ett klick.
Blev det fel utfall ligger bekräftelsen kvar en stund med Ångra. Den lägger tillbaka posten som obehandlad och tar bort den skapade samtalsloggen — du får alltså inte en tom aktivitet kvar i historiken. Behöver du skriva mer än ett utfall väljer du Logga med anteckning, som öppnar den vanliga snabbloggen med posten som sammanhang.
När du vill skriva en ren anteckning#
Allt är inte ett samtal eller ett möte. Snabbanteckningen skriver en ren anteckning på posten utan att skapa någon aktivitet alls. Du når den från snabbmenyn på affärskortet på säljtavlan; rubriken blir Anteckning följt av sammanhanget.
- Textfältet är fyra rader och har fokus direkt. Platshållaren är Skriv en anteckning… (@namn för att nämna).
- Skriver du @ följt av en kollegas namn får kollegan en notis om anteckningen.
- Har din organisation sparade textsnuttar syns knappen Standardtext ovanför fältet — den klistrar in en färdig fras.
- Spara lägger anteckningen på posten och bekräftar med Anteckning sparad. Tom text ger felet Skriv anteckningen först.
Röstanteckning: låt AI:n skriva mötesanteckningen#
Efter ett kundmöte är minnet färskt i tio minuter och kalendern full i tre timmar. Röstanteckningen låter dig tala in mötet — eller klistra in ett transkript från Teams eller Google Meet — och får tillbaka en färdig mötesanteckning med beslut, deltagare och förslag på nästa steg. Du granskar förslaget, rättar det som blivit fel, och ett enda Spara mötesanteckning skapar allt.
Var funktionen finns#
Röstanteckningen startas från mikrofonikonen i huvudet på företagskortet. Verktygstipset är Röstanteckning — spela in mötet eller tala in en sammanfattning, AI:n gör mötesanteckning + nästa steg. Ikonen visas endast om AI-modulen är påslagen hos er och du har skrivrätt. Syns den inte alls är det någon av de två sakerna som saknas — inte att funktionen är trasig.
Röstanteckningen går inte att starta från affärskortet. Mötet kopplas därför till företaget men inte till någon affär, och AI:n får ingen affärskontext att arbeta med. Hör mötet ihop med en specifik affär får du koppla eller komplettera efteråt.
Steg 1: mata in mötet#
Dialogen heter Röstanteckning följt av företagets namn och har två flikar.
Spela in / tala in
Förvald flik. Tryck Starta inspelning — webbläsaren frågar efter mikrofonen — och en räknare med röd punkt visar hur länge du spelat in. Stoppa avslutar, och du kan lyssna igenom i en enkel spelare. Blev det tokigt trycker du Spela in igen och börjar om.
Klistra in transkript
Andra fliken. Klistra in transkriptet eller sammanfattningen från Teams eller Google Meet i det stora fältet med platshållaren Klistra in mötestranskriptet här…. Knappen Strukturera med AI är låst tills något är inklistrat. Hjälptexten länkar vidare med Var hittar jag transkriptet? Se handboken.
Tryck Strukturera med AI
Ljudet eller texten skickas iväg och du ser väntetexten AI:n lyssnar och strukturerar… medan arbetet pågår.
Informationstexten i inspelningsfliken säger det du behöver veta om integriteten: berätta för motparten att du spelar in, ljudet skickas till AI-motorn i EU och sparas inte efter struktureringen. Inspelningen stoppas automatiskt efter 30 minuter. Blir filen ändå för stor får du Inspelningen är för stor (max ca 30 minuter) — dela upp den eller tala in en sammanfattning.
Steg 2: granska förslaget#
AI:n skriver ingenting till CRM:et här — allt du ser är ett redigerbart förslag. Fälten är dessa:
| Fält | Vad det blir |
|---|---|
| Sammanfattning (blir mötets utfall) | Två rader som sparas som aktivitetens anteckning |
| Mötesanteckning | Den längre texten, som blir aktivitetens beskrivning |
| Deltagare (matchas mot kundens kontakter vid spar) | Namnen AI:n uppfattade, som etiketter du kan ta bort med krysset |
| Beslut | Punktlista över det som bestämdes; varje rad har en ta bort-länk |
| Föreslagna nästa steg (bocka ur det som inte ska skapas) | Kryssruta, titel, datum och typ per förslag — alla ibockade från start |
Hittade AI:n inga deltagare eller beslut visas de fälten inte alls. Finns inga förslag på nästa steg står det Inga förslag. Vill du börja om trycker du Tillbaka och kommer till inmatningen igen utan att något sparats.
Steg 3: spara#
Primärknappen heter Spara mötesanteckning och växer till Spara mötesanteckning + N uppföljningar när du låtit förslag stå kvar ibockade. Ett tryck gör tre saker:
- Skapar en genomförd mötesaktivitet med titeln Kundmöte följt av företagets namn, med tidpunkt = nu.
- Matchar deltagarnamnen mot företagets kontakter och lägger till dem som riktiga mötesdeltagare.
- Skapar de ibockade nästa stegen som planerade aktiviteter klockan 09:00 på respektive datum.
Du får bekräftelsen Mötesanteckningen är loggad med antalet uppföljningar, och dialogen stängs.
Kontrollera det här efteråt#
AI:n är bra på att sammanfatta men den vet inte allt om hur ni arbetar. Fyra saker är värda en snabb kontroll i tidslinjen innan du går vidare.
- Mötet får ingen utfallsetikett. Fältet heter Sammanfattning (blir mötets utfall), men texten sparas som aktivitetens anteckning — inget strukturerat utfall sätts. Mötet syns alltså inte i utfallsstatistiken. Behöver det räknas där öppnar du aktiviteten och sätter utfallet manuellt.
- Deltagarmatchningen är strikt. Endast en exakt träff på Förnamn Efternamn mot en kontakt på företaget blir en riktig deltagare. Övriga namn står kvar som text i anteckningen. Saknas någon lägger du till kontakten på aktiviteten efteråt.
- Typvalen för nästa steg är en fast lista — Samtal, Möte, Uppgift och E-post. Den följer inte era egna, omdöpta eller avstängda aktivitetstyper. Har ni till exempel stängt av Samtal kan röstanteckningen ändå skapa en aktivitet av den typen.
- Datumen är AI:ns gissning räknat från idag. De hålls inom 0–90 dagar framåt, men gissningen kan ändå vara fel — läs igenom dem innan du sparar hellre än att flytta dem efteråt.
AI:n är instruerad att aldrig hitta på innehåll. Är ljudet tomt eller ohörbart ska det stå i sammanfattningen och listorna lämnas tomma. Förslagen kapas dessutom till högst tio nästa steg, femton deltagare och tjugo beslut.
Två felmeddelanden kan möta dig i inspelningsfliken: Din webbläsare stöder inte ljudinspelning — använd Klistra in transkript. och Kunde inte starta mikrofonen — kontrollera webbläsarens mikrofonbehörighet. Båda löses utanför CRM:et, i webbläsarens inställningar, eller genom att byta till textfliken.
Var det loggade hamnar#
Allt som snabbloggas eller röstas in landar under Historik i tidslinjen på kund-, kontakt- och affärskortet. Utfallet visas som en färgad etikett längst till höger på raden och anteckningen står i sin helhet under raden, med radbrytningarna bevarade. Det är den ytan din kollega och din chef läser — se Tidslinjen på kundkortet.
Slutförandet triggar också resten av systemet: automationer och webhooks körs, kontaktens värme räknas om, och kör ni med förtjänat ägarskap blir du ägare av ett företag som saknar ägare när du loggar ett samtal eller möte på det.
Jag tryckte Logga två gånger — får jag två aktiviteter?
Nej. Misslyckas något halvvägs återanvänder snabbloggen den redan skapade aktiviteten vid nästa försök, så dubbletter uppstår inte.
Varför saknas fältet Utfall när jag snabbloggar?
Det gör det inte — i snabbloggen visas fältet alltid, men har administratören tömt utfallslistan finns endast tomvalet — Välj utfall — att välja. I klarmarkeringsdialogen döljs fältet helt i samma läge.
Kan jag logga bakåt i tiden?
Snabbloggen sätter alltid tidpunkten till nu. Ska aktiviteten ligga på en tidigare dag öppnar du den efter loggningen och ändrar tidpunkten där.
Mikrofonikonen syns inte på företagskortet.
Antingen är AI-modulen avstängd hos er, eller så har din profil ingen skrivrätt. Administratörens läge Se som säljare är alltid skrivskyddat och döljer också ikonen. Fråga din administratör.
Kostar röstanteckningen AI-kvot?
Ja. Den förbrukar samma kvot som AI-chatten, och ljudminuterna räknas som prompt-tokens.
Kan jag ta bort en snabbloggad aktivitet om jag loggade på fel kund?
Ja, från tidslinjen på kortet. Läs först Skjuta upp, ångra och ta bort — en slutförd aktivitet som tas bort ur historiken går inte att återskapa.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.