Rapportera på aktiviteter
Mitt team och 1:1-genomgången svarar på hur det ser ut just nu. Rapporterna svarar på något annat: hur det såg ut över en period, hur det fördelar sig, och om trenden går åt rätt håll. Det är underlaget du tar med till ledningsgruppen och till kvartalssamtalet — och till skillnad från chefsvyerna kan du spara det, mejla ut det på schema och ta ut det i Excel.
Det här behöver du veta
- Två ytor mäter aktivitet: kortet Veckans aktivitet för snabbsvaret, och Rapportbyggare med källan Aktiviteter för allt annat.
- Rapportbyggaren grupperar på Säljare, Typ, Status, Utfall eller Månad och mäter Antal eller Tidsåtgång (min).
- Datumfiltret i rapportbyggaren utgår från aktivitetens planerade datum — inte från när den bockades av.
- Aktivitetsrapporterna är inte teamfiltrerade. Du ser hela företaget, inte bara ditt team.
- En sparad rapport kan fästas på översikten, delas, mejlas som Excel på schema och exporteras.
Var rapporterna bor#
Allt ligger på Rapporter i vänstermenyn. Sidan är en modul — hittar du den inte har en administratör antingen stängt av Rapporter under Inställningar→Moduler, eller så saknar din behörighetsprofil modulen. Aktiviteterna i sig går aldrig att stänga av, men rapporterna över dem gör det.
Två delar av sidan handlar om aktiviteter. Kortet Veckans aktivitet ligger i kortsektionen Säljflöde tillsammans med de affärsnära korten. Längre ned ligger Rapportbyggare, där du själv väljer källa, dimension, mått och period.
Kortet Veckans aktivitet#
Det här är det snabbaste svaret på frågan «vem jobbar mest just nu». Kortet är en topplista över genomförda aktiviteter per säljare, sorterad på totalen, och varje rad läser <n> samtal · <n> möten · <total>. Håller du musen över stapeln får du dessutom antalet övrigt — alltså allt som varken är samtal eller möte. Periodväxlaren uppe till höger har lägena 7 dgr och 30 dgr, och 7 dagar är förvalt.
Under listan står förklaringen Genomförda aktiviteter per säljare — samtal/möte avgörs av typens beteende. Det är en viktig mening. Uppdelningen kommer inte från vad aktivitetstypen heter utan från fältet Beteende som administratören satt på typen. En egentillverkad typ som heter «Kundbesök» hamnar i övrigt tills någon satt dess beteende till möte. Se Aktivitetstyper.
Kortet Veckans aktivitet är inte teamfiltrerat. Du ser alla säljare i hela företaget, till skillnad från Mitt team och säljarväljaren på Aktiviteter som båda är begränsade till ditt teamträd. Kortet duger till benchmark mot resten av bolaget — inte till uppföljning av just ditt lag.
Rapportbyggaren med källan Aktiviteter#
I kortet Rapportbyggare börjar du alltid med Källa. Väljer du Aktiviteter byts både dimensionerna och måtten ut mot dem som är meningsfulla för aktiviteter — övriga är gjorda för affärer och försvinner ur listorna.
Dimensioner — vad du grupperar på#
| Gruppera | Ger dig | Använd när du vill veta |
|---|---|---|
| Säljare | En stapel per ägare. Aktiviteter utan ägare hamnar under Ingen ägare. | hur aktivitetsnivån fördelar sig mellan personer över en längre period än sju dagar. |
| Typ | En stapel per aktivitetstyp, med typens namn som etikett. | om mixen är rimlig — mycket administration och få kundkontakter syns direkt här. |
| Status | Tre staplar: Planerad, Genomförd och Inställd. | hur mycket av det som planerades faktiskt blev av. Det bästa disciplinmåttet i systemet. |
| Utfall | En stapel per registrerat samtals- eller mötesutfall, plus Inget utfall för dem som saknar svar. | kvaliteten, inte bara volymen: vad blev det av samtalen och mötena? |
| Månad | En stapel per månad i formatet 2026-07. | trenden över tid — och det enda sättet att se säsongsmönster. |
Vilka etiketter som dyker upp under Utfall bestäms av listorna Samtalsutfall och Mötesutfall som administratören underhåller. Är listorna korta och trubbiga blir rapporten det också — se Samtals- och mötesutfall.
Mått — vad du mäter#
- Antal — en aktivitet räknas som ett. Standardvalet och det du vill ha nio gånger av tio.
- Tidsåtgång (min) — summerar registrerad längd i minuter. Aktiviteter utan längd bidrar med 0, så måttet blir bara meningsfullt om ditt team faktiskt fyller i längden.
Måtten Summa värde, Viktat värde och Vunnet värde finns inte för aktiviteter — de hör till källan Affärer och är dolda när du valt Aktiviteter.
Från och Till#
Fälten Från och Till avgränsar perioden. För källan Aktiviteter filtrerar de på aktivitetens planerade datum. Det är inte samma sak som när den bockades av — en aktivitet som planerades i maj och genomfördes i juni hamnar i maj i den här rapporten.
Hjälptexten som dyker upp under datumfälten — Datumfiltret utgår från stängningsdatum, för öppna affärer förväntat stängningsdatum — gäller källan Affärer. För aktiviteter är den missvisande. Tänk «planerat datum» i stället.
Till räknas exklusivt: en aktivitet som ligger på precis det datumet kommer inte med. Vill du ha hela juli sätter du Från 2026-07-01 och Till 2026-08-01. Byter du av misstag ordning på datumen byter fälten plats åt dig i stället för att ge en tom rapport.
Extra kolumner och formelkolumner#
Under raden med väljarna står Kolumner. Där lägger du till upp till två extra måttkolumner via + måttkolumn… och upp till tre formelkolumner via formelkolumn. Diagrammet visar fortfarande huvudmåttet, men tabellen bredvid får en kolumn per mått.
En formelkolumn har en Etikett (t.ex. Snitt) och en formel som räknar på måttens tekniska namn — count för Antal och duration för Tidsåtgång. Tillåtna tecken är + - * / ( ). Skriver du fel får du Ogiltig formel — använd count, duration med + - * / ( ). Kolumnrubrikerna går att döpa om: klicka på rubriken, skriv, tryck Enter.
Tre rapporter du faktiskt vill ha#
De flesta chefer bygger samma tre rapporter. Här är de, med exakta inställningar — bygg dem en gång, spara dem, och du behöver aldrig göra om jobbet.
1. Vad blev det av samtalen?#
Antal säger ingenting om kvalitet. Sextio samtal som alla slutade i «Ingen kontakt» är sämre än trettio som gav bokade möten. Den här rapporten visar fördelningen.
Ställ in byggaren
Sätt Källa till Aktiviteter, Gruppera till Utfall och Mått till Antal.
Sätt månaden
Sätt Från till den 1:a i månaden och Till till den 1:a i nästa månad.
Läs stapeln Inget utfall först
Är Inget utfall den största stapeln mäter du ingenting alls. Antingen hoppar teamet över utfallsfrågan vid klarmarkering, eller så har typerna beteendet Uppgift och får därför aldrig någon fråga. Det är en sak att ta upp innan du drar slutsatser av resten.
2. Vem lägger tid på vad?#
En säljare med många korta samtal och en med få långa möten kan ha samma antal aktiviteter och helt olika arbetssätt. Två mått bredvid varandra visar skillnaden.
Gruppera på person
Sätt Källa till Aktiviteter, Gruppera till Säljare och Mått till Antal.
Lägg till tiden som andra kolumn
Välj Tidsåtgång (min) i + måttkolumn…. Tabellen under diagrammet får nu en kolumn för antal och en för minuter.
Räkna ut snittet
Klicka formelkolumn, skriv
Snitt mini Etikett (t.ex. Snitt) ochduration / counti formelfältet, och tryck Lägg till.Spara och fäst
Klicka Spara, ge rapporten ett namn och kryssa i Visa på översikten (dashboard). Då möts du av den varje morgon utan att gå till Rapporter.
Kolumnen med minuter är bara så bra som inmatningen. Registrerar ditt team ingen längd står det 0 rakt igenom — och då är formelkolumnen meningslös. Bestäm er för om ni mäter tid eller inte innan du bygger uppföljning på det.
3. Följer teamet upp det de planerar?#
Den viktigaste frågan är sällan hur mycket som planeras utan hur mycket som blir av. Genom att gruppera på status över en period som redan passerat får du svaret svart på vitt.
Gruppera på status
Sätt Källa till Aktiviteter, Gruppera till Status och Mått till Antal.
Välj en period som är över
Sätt Från och Till till förra månaden. Eftersom filtret går på planerat datum får du precis de aktiviteter som skulle ha gjorts då.
Läs de tre staplarna
Genomförd är det som blev av. Inställd är det som medvetet ströks. Planerad i en period som redan passerat är rent släp — de ligger kvar som försenade i säljarnas listor.
Spara och mejla ut varje måndag
Klicka Spara, namnge rapporten, och schemalägg den enligt nästa avsnitt. En rapport som kommer av sig själv blir läst; en man måste hämta blir det inte.
Två varianter till som tar tio sekunder att bygga: Gruppera på Typ visar aktivitetsmixen, och Gruppera på Månad över tolv månader visar trenden. Samma källa, samma mått — bara en annan dimension.
Spara, dela och fästa#
Knappen Spara öppnar Spara rapport. Namnfältet är förifyllt utifrån dina val, i stil med «Antal per utfall», och överst står en sammanfattning av källa, dimension och mått. Tre kryssrutor avgör hur rapporten sedan uppför sig.
| Val | Vad det gör |
|---|---|
| Dela med alla i organisationen | Rapporten blir synlig för alla, inte bara dig. Den märks med en delningsikon i brickraden. |
| Visa på översikten (dashboard) | Rapporten fästs som en widget på Översikt. Du kan fästa och lossa i efterhand från brickan. |
| Fråga efter filter vid körning (rapporten stannar vid periodvalet) | När rapporten öppnas körs den inte direkt. I stället visas Rapporten frågar efter filter vid körning — kontrollera period och urval ovan, kör sedan. med knappen Kör rapporten. Bra för mallrapporter där perioden alltid ska väljas medvetet. |
Sparade rapporter dyker upp som brickor ovanför byggaren. Klick på en bricka läser in dess inställningar i byggaren igen. Vid hover får du ikoner för att schemalägga, fästa eller lossa (Ta bort från översikten (rapporten behålls)) och för att radera. Du kan bara ändra och radera rapporter du själv äger — schemalägga får du göra på alla du ser.
Schemalägg utskicket#
En rapport som mejlas ut på schema läses. Klicka klockikonen på rapportbrickan så öppnas Schemalägg "<rapportnamn>".
Välj takt
Välj Varje vecka eller Varje dag. Vid veckovis väljer du dessutom veckodag — Måndag till Söndag.
Välj timme
Välj klockslag i listan. Bakom står svensk tid, så du behöver inte räkna om något.
Lägg till mottagare
Under Mottagare kryssar du i kollegorna som ska få den. Minst en måste vara vald för att det ska gå att spara.
Eventuell chattkanal
Fältet Slack/Teams-webhook (valfritt) tar en inkommande webhook. Toppraderna postas då som text i kanalen, medan Excel-filen fortsätter gå via mejlet.
Skapa
Klicka Skapa schema. Du får kvittensen Schemat sparat — rapporten mejlas som Excel-bilaga, och schemat listas i dialogen med takt, tid, antal mottagare och när det senast skickades.
Ett schema tas bort med papperskorgen på raden (Ta bort schemat). Flera scheman på samma rapport går bra — till exempel ett dagligt till dig själv och ett veckovis till ledningsgruppen.
Exportera#
Knapparna CSV och Excel bredvid Spara tar ut tabellen som den ser ut, inklusive extra måttkolumner och formelkolumner. Excel ger en riktig .xlsx-fil byggd på servern, inte en CSV med annan filändelse.
Knapparna visas bara om du har exporträtt. Två spärrar måste båda tillåta: Får exportera i din behörighetsprofil och kolumnen Export på din användare. Är den ena av ser du ingen exportknapp alls — svaret från servern lyder Export är avstängd för ditt konto — kontakta er administratör. Är urvalet tomt får du i stället Ingen data att exportera för det här urvalet.
Om administratören slagit på Notifiera administratörer vid export får alla administratörer en notis med vem som exporterade vilken rapport och hur många rader. Det stoppar inget, men det loggas.
Tre saker som får siffrorna att se konstiga ut#
Nästan alla frågor om aktivitetsrapporter går tillbaka på en av tre saker. Läser du dem en gång slipper du felsöka dem varje kvartal.
Rapportbyggaren är inte teamfiltrerad. Källan Aktiviteter läser hela företagets aktiviteter, oavsett vem som är din personal. Det finns ingen teamväljare i byggaren. Vill du ha siffror för just ditt lag använder du Mitt team eller Mål och uppfyllnad, som båda följer teamhierarkin. Se Vad du ser som chef.
Två olika tidsbegrepp. Rapportbyggaren filtrerar på planerat datum. Kortet Veckans aktivitet, aktivitetsmålen och siffrorna i Mitt team utgår i stället från när aktiviteten klarmarkerades. Samma månad kan därför ge två olika tal, och båda är rätt. Ska du följa upp mot ett mål — använd målfliken, inte rapportbyggaren.
Beteendet, inte namnet, styr uppdelningen. Samtal och möten i kortet Veckans aktivitet avgörs av aktivitetstypens fält Beteende. Nya typer får beteendet Uppgift som standard, så en nyskapad typ hamnar i «övrigt» tills någon rättar den.
Varför är siffran i rapporten en annan än i Mitt team?
De mäter olika saker. Mitt team räknar klarmarkerade aktiviteter de senaste rullande sju dygnen; rapportbyggaren räknar aktiviteter vars planerade datum ligger i din valda period, oavsett status. Lägg till Gruppera på Status så ser du hur mycket av perioden som faktiskt är genomfört.
Kan jag filtrera rapporten på mitt team?
Nej. Dimensionen Team finns bara för källan Affärer, och rapportbyggaren har ingen teamväljare. Gruppera på Säljare och läs av dina egna rader, eller använd Mitt team och målfliken som båda är teamfiltrerade.
Går det att klicka sig ned i en stapel för att se vilka aktiviteter som ingår?
Nej, nedborrning finns bara för källan Affärer. För att se enskilda aktiviteter öppnar du säljarens lista via säljarväljaren på Aktiviteter, eller 1:1-genomgången.
Kolumnen Tidsåtgång visar 0 för nästan alla.
Måttet summerar registrerad längd, och aktiviteter utan längd bidrar med 0. Det är alltså inte ett fel utan en spegling av att längden inte fylls i. Antingen bestämmer ni att längd ska registreras, eller så mäter ni Antal i stället.
Stapeln Inget utfall är störst av alla.
De aktiviteterna saknar registrerat utfall. Vanligaste orsaken är att typen har beteendet Uppgift och därför aldrig ställer utfallsfrågan vid klarmarkering, näst vanligast att massåtgärden Markera klara använts — den hoppar medvetet över utfallsfrågan.
Jag ser ingen CSV- eller Excel-knapp.
Din exporträtt är avstängd. Både Får exportera i behörighetsprofilen och kolumnen Export på din användare måste tillåta export. Be en administratör titta på båda — se Behörigheter.
Rapporten öppnas men visar ingenting förrän jag klickar Kör rapporten.
Den sparades med Fråga efter filter vid körning. Det är avsiktligt: rapporten stannar vid filtren så att du väljer period medvetet. Vill du ha bort det sparar du om rapporten utan den kryssrutan.
Hela sidan Rapporter saknas i menyn.
Modulen Rapporter är antingen avstängd för organisationen under Inställningar→Moduler, eller så saknar din behörighetsprofil den i modulmatrisen. Båda ändras av en administratör.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.