Planera en aktivitet
En kund utan nästa steg är en kund som glider iväg. Planeringsdialogen finns för att du ska kunna sätta det nästa steget på några sekunder — men samma dialog rymmer också allt som krävs för ett riktigt kundmöte med deltagare, kalenderinbjudan och påminnelser. Här går vi igenom den fält för fält, och vad varje val får för konsekvens längre fram.
Det här behöver du veta
- Bara tre saker krävs: Titel *, Datum och Tid. Allt annat är tillval.
- Dialogen heter Planera aktivitet när du skapar en ny och Redigera aktivitet när du öppnar en befintlig — samma formulär, några skillnader.
- Vilka fält som visas styrs av aktivitetstypen. Mötestyper får Längd, Plats, deltagare, inbjudan och påminnelser; samtal och uppgifter får ett avskalat formulär.
- Koppling till företag, kontakt eller affär är valfri. Utan koppling blir aktiviteten en personlig uppgift på dig själv.
- Öppnar du dialogen från ett kundkort, kontaktkort eller affärskort är kopplingen redan satt — och kopplingsväljaren visas inte alls.
Vägarna in i dialogen#
Det är samma dialog varje gång. Skillnaden mellan vägarna in är enbart vad som ligger förifyllt när den öppnas — och det är värt att välja väg medvetet, för det förifyllda sparar dig både klick och misstag.
| Så här öppnar du | Det här förifylls |
|---|---|
| Runda +-knappen i toppraden→Ny aktivitet | Inget särskilt. Står du på ett kundkort förifylls företaget. |
| Tangenten A varsomhelst i systemet | Inget. Fungerar inte när markören står i ett textfält, och kräver att aktivitetsmodulen är påslagen. |
| Aktiviteter→Ny aktivitet (i tomläget heter knappen Planera aktivitet) | Inget. |
| Planera på ett företags-, kontakt-, affärs-, projekt- eller ärendekort | Kopplingen till posten. Kopplingsväljaren döljs helt. |
| Klick i en tom lucka i kalendern, eller plusknappen som visas vid hovring | Dagen och klockslaget. Plusknappen på en dagsrubrik ger bara datumet. |
| Planera-knapparna på översikten | Typen Samtal är förvald i stället för din senast använda typ. |
| Markering i en lista→planera för alla markerade | En egen massplaneringsdialog (Planera aktivitet för N företag) som lägger samma aktivitet på flera poster med spridda tider. Primärknappen heter Planera N. |
Ska aktiviteten höra ihop med en kund: öppna dialogen från kundens kort i stället för från toppraden. Då slipper du leta upp posten i en väljare, och du kan aldrig råka koppla till fel företag.
Snabbraden — hela bokningen på en rad#
Överst i skapa-läget ligger en streckad rad med blixtikon: Snabbrad: skriv t.ex. ”möte Anna ons 14 demo” och tryck Enter…. Skriv bokningen som du skulle sagt den högt. Systemet tolkar löpande och visar resultatet under raden som Tolkat: … — trycker du Enter fylls formuläret i åt dig.
- Typ matchas mot dina aktiva aktivitetstyper, men först från tre tecken och uppåt.
- Datum tolkas ur
idag,imorgon,övermorgon, veckodagar (fre,fredag),+3d,+2v,+1m,v42,15,15/8,15/8-26ochYYYY-MM-DD. - Tid tolkas ur
14,14:30och14.30. - Titeln blir de ord som blev över, med versal begynnelsebokstav.
Veckodagar tolkas alltid som nästa förekomst. Skriver du ons på en onsdag hamnar du en vecka fram, inte idag. Och namnet i ”möte Anna ons 14 demo” kopplar inte Anna som kontakt eller deltagare — det blir bara en del av titeln.
Typ — valet som formar resten av formuläret#
Fältet Typ listar de aktivitetstyper som är aktiva hos er. Standarduppsättningen är Samtal, Möte, E-post, Uppgift, Demo och Lunch, men administratören kan döpa om dem, lägga till egna och ändra ordningen — se Aktivitetstyper.
Bakom varje typ ligger ett beteende, och det är beteendet — inte namnet — som avgör hur formuläret ser ut och hur aktiviteten avslutas senare:
| Beteende | Det här tillkommer i dialogen | Standarddatum |
|---|---|---|
| Möte | Längd, Plats, deltagarlistan högt upp, kalenderinbjudan, påminnelser, Teams-kryssrutan och upptaget-remsan | Nästa dag — men landar den på en helg flyttas den till måndag |
| Samtal | Inget extra. Ett avskalat formulär. Samtalsutfall frågas när du slutför. | Idag |
| Uppgift | Inget extra. Klarmarkeras direkt utan utfallsfråga. | Idag |
Att byta typ gör tre saker samtidigt: fälten byts ut, standarddatumet flyttas (så länge du inte själv rört datumfältet) och beskrivningen kan förifyllas med typens mall. Mallen skriver aldrig över text du själv skrivit — den fyller bara ett tomt fält, eller ersätter exakt den förra typens malltext.
Systemet minns din senaste typ och längd mellan planeringar. Har du just bokat ett 90-minutersmöte föreslås 90 minuter även nästa gång. Kika på Längd innan du sparar.
Byter du typ på en sparad aktivitet från ett möte till exempelvis Uppgift nollställs både Längd och Plats vid sparning, eftersom fälten då är dolda. Ingen varning ges.
Titel — det enda fältet med stjärna#
Titel * har autofokus när dialogen öppnas, så du kan börja skriva direkt. Platshållaren frågar Vad ska göras? och det är precis vad titeln ska svara på — det är den text du och dina kollegor läser i listan, i kalendern och i kundens tidslinje, ofta veckor senare. ”Ring” säger ingenting; ”Ring om avtalsförlängningen” säger allt.
Fältet har en förslagslista per typ. Klickar du i det tomma fältet får du typiska titlar: för Samtal bland annat Uppföljningssamtal, Kalluppringning och Återkoppling, för Möte Behovsmöte, Avstämning och Förhandling, för E-post Skicka offert, Skicka information och Följa upp mejl. Egna typer får förslag efter sitt beteende.
Till höger om titelfältet sitter en flaggikon med verktygstipset Hög prioritet. Slår du på den blir flaggan röd och aktiviteten sorteras först i listorna — använd den sparsamt, annars slutar den betyda något.
Datum, tid och längd#
Sätt datum
Datum är en vanlig datumväljare, men under den ligger snabbchipsen Idag, Imorgon, +1v, +2v och Nästa mån — ett klick räcker. Under fältet visas veckodagen i klartext, till exempel · fredag, så du ser direkt om du råkat lägga uppföljningen på en lördag.
Sätt tid
Tid går i 15-minuterssteg och står på 09:00 om inget annat är känt. Chipsen 08:00, 09:00, 10:00, 13:00 och 15:00 täcker de vanligaste mötestiderna.
Sätt längd — men bara för möten
Längd visas enbart för mötestyper och erbjuder — Ingen —, 15, 30, 45, 60, 90 eller 120 minuter. Längden styr hur lång posten blir i kalendern och hur krockkollen räknar. Har du satt Standardlängd aktivitet under Inställningar→Min profil används den, om du inte redan har en senast använd längd.
Så snart du själv rör datumfältet slutar systemet flytta datumet när du byter typ. Kom du in från en kalenderdag räknas det också som ett medvetet val, så din klickade dag ligger kvar.
Heldag går inte att välja här. Heldagsposter — mässor, semester, resdagar — uppstår bara via kalendersynken, och de räknas inte i krockkollen.
Krockvarning och upptaget-remsan#
Två separata hjälpmedel ligger under fältrutnätet. Upptaget-remsan visas för mötestyper när den valda ägaren har bokningar den dagen: en grå tidslinje mellan 07 och 18 där grå block är upptagen tid och ett accentfärgat block är den tid du håller på att boka. Håller du muspekaren över ett block ser du klockslag och titel. Remsan går inte att klicka i — tiden sätts i tidsfältet eller med chipsen.
Krockvarningen visas för alla typer så fort din tid överlappar en annan planerad bokning hos den valda ägaren. Den gula rutan Krockar med en bokning: listar klockslag, titel och längd på det som krockar.
Krockvarningen är rådgivande och stoppar aldrig sparningen. Du kan dubbelboka både dig själv och en kollega utan att något hindrar dig. Ser du en kollegas dag utanför ditt eget team maskas titlarna till Upptagen — du ser när kollegan är upptagen, aldrig vad.
Koppling till affär, företag eller kontakt#
Kopplingen är det som gör aktiviteten sökbar i efterhand. Utan koppling blir den en personlig uppgift eller ett eget möte på ägaren — den syns i Min dag och i kalendern, men aldrig i någon kunds tidslinje. Det är ofta helt rätt för ”Förbered offertmall”, och nästan alltid fel för ”Ring Anna”.
Välj sorts post
I Koppla till (valfritt) väljer du Affär, Företag eller Kontakt. Affär erbjuds bara när pipeline-modulen är påslagen. Byter du sort nollställs postvalet.
Sök upp posten
Fältet bredvid är en sökbar väljare med platshållaren Sök…. Skriv för att filtrera, välj med piltangenter och Enter, stäng listan med Esc. Affärer visas som titel med företagsnamnet inom parentes, och bara öppna affärer listas. Vill du ta bort kopplingen väljer du — Ingen koppling —.
Saknas posten? Skapa den här
Sista raden i väljaren heter Skapa ny… när du valt Företag eller Kontakt. Den öppnar formuläret ovanpå planeringen, och den nyskapade posten blir vald koppling utan att du tappar något av det du redan skrivit.
Företaget härleds automatiskt. Kopplar du till en kontakt, en affär eller ett projekt ärver aktiviteten postens företag, så att den ändå syns i kundens tidslinje. Undantaget är affärer märkta som konfidentiella — de ärver inte ut företaget, eftersom affärstitlarna inte får läcka till kundkortet.
Planerar du en aktivitet på ett företag som saknar ägare gör planeringen anspråk på kunden enligt ägarskapstrappan: aktiviteten knyter kunden till dig.
Öppnar du dialogen från ett kundkort, kontaktkort eller affärskort döljs kopplingsväljaren helt. Du kan alltså inte lägga till en kontaktkoppling på ett möte du planerar från företagskortet — planera i stället från kontaktkortet, eller lägg till kontakten som deltagare och ändra kopplingen i efterhand i redigeringsläget. Listorna är dessutom kapade till 250 poster; finns det fler står det Visar 250 av N — hittar du inte rätt, öppna posten och planera därifrån. under väljaren.
Är typen ett möte dyker deltagarlistan upp direkt under kopplingen, tillsammans med kalenderinbjudan, påminnelser och Teams-länk. Allt det beskrivs i Möten och deltagare.
Bakom Fler alternativ#
Länken Fler alternativ (mall, beskrivning, checklista, upprepa …) fäller ut resten av formuläret; när den är öppen står det Dölj fler alternativ. I redigeringsläget öppnas sektionen automatiskt om aktiviteten redan har beskrivning, checklista eller plats.
Mall#
Mall (valfri) visas bara i skapa-läget och bara om administratören lagt upp aktivitetsmallar. Att välja en mall sätter typ, titel, beskrivning och längd i ett svep. Tomraden heter — Välj mall —.
Beskrivning och plats#
Beskrivning (valfri) är fritext för agenda och förberedelser, med platshållaren Agenda, förberedelser… @namn omnämner en kollega. Skriver du @ öppnas en plocklista med kollegor.
Plats (valfri) visas bara för mötestyper och blir en kartlänk i listvyerna. Är ett företag kopplat finns knappen Företagets adress bredvid fältet — den hämtar besöksadress, postnummer och ort. Saknas adressen får du beskedet Företaget saknar besöksadress.
Checklista#
Checklista (en rad per punkt) förvandlar varje rad till en avbockningsbar punkt på aktiviteten — perfekt för ”Bekräfta agenda” och ”Skicka underlag”. Redan avbockade punkter behåller sin bock så länge raden lämnas oförändrad.
Ägare och kollegor#
Ägare avgör vems aktivitet det blir. Väljer du en kollega skapas aktiviteten direkt på hen — det är så du delegerar — och krockkollen och upptaget-remsan läser då den personens dag i stället för din. Fältet visas bara när det finns fler än en användare.
Kollegor som deltar (valfritt) är något annat: klickbara namnknappar för upp till fem interna kollegor som ska ha aktiviteten i sina egna listor och sin kalender, utan att äga den. Ägaren själv visas inte i listan.
I redigeringsläget öppnas Fler alternativ bara automatiskt när aktiviteten har beskrivning, checklista eller plats. Ägare och kollegor ligger annars dolda och glöms lätt bort när du felsöker varför en aktivitet ligger på fel person.
Upprepa#
Upprepa och Antal tillfällen finns bara i skapa-läget och skapar en hel serie på en gång. Se Återkommande aktiviteter för hur serier fungerar och vad du bör tänka på innan du sparar en.
Spara#
Primärknappen heter Planera i skapa-läget och Spara i redigeringsläget. Lyckas sparningen får du toasten Aktivitet planerad respektive Aktiviteten uppdaterad.
- Saknas titeln får du Skriv en titel — det är allt som krävs och fokus hoppar tillbaka till titelfältet.
- Är datum eller tid tomt eller ogiltigt får du Välj datum och tid först.
- Kryssrutan Planera & nästa längst ner till vänster håller dialogen öppen efter sparning: titel, beskrivning, checklista och deltagare nollställs medan typ, datum, tid och koppling behålls.
Planera & nästa behåller även kopplingen. Planerar du för olika kunder i rad måste du byta post varje gång, annars hamnar allt på samma företag.
Öppnar du en aktivitet som redan är slutförd eller inställd finns knappen Återöppna i redigeringsläget. Den sätter tillbaka status till planerad och nollställer resultat och utfall — toasten säger Aktiviteten är planerad igen.
Stänger du dialogen med Esc, klick utanför eller Avbryt när du hunnit skriva titel eller beskrivning sparas typ, titel, beskrivning, datum och tid som utkast. Nästa gång du öppnar dialogen erbjuds det i en färgad rad — Återuppta fyller tillbaka fälten, Släng kastar det. Observera att koppling, deltagare, checklista, plats och upprepning inte ingår i utkastet, och att det bara erbjuds så länge titelfältet är tomt.
Vilka fält är egentligen obligatoriska?
Titel, datum och tid. Stjärnan i Titel * är den enda obligatoriemarkeringen i formuläret, men datum och tid krävs också — de är bara alltid förifyllda, så du märker det sällan.
Varför ser mitt formulär annorlunda ut än en kollegas?
Formuläret följer aktivitetstypens beteende. Står typen på ett möte tillkommer Längd, Plats, deltagare, inbjudan, påminnelser och upptaget-remsan. Vilka typer som finns och vilket beteende de har bestämmer administratören under Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper.
Måste jag koppla aktiviteten till en kund?
Nej. Utan koppling blir det en personlig uppgift eller ett eget möte på ägaren, synligt i Min dag och i kalendern. Men då syns den inte i någon kunds tidslinje, så koppla när det finns en kund inblandad.
Kontakten jag söker efter finns inte i listan.
Väljarna hämtar 250 poster. I en stor databas kan rätt post ligga utanför den gränsen — då står det Visar 250 av N under fältet. Öppna posten och tryck Planera därifrån i stället, så är kopplingen given.
Kan jag boka ett heldagsevenemang här?
Nej, heldagsflaggan går inte att sätta i dialogen — den kommer bara från kalendersynken. Planerar du en heldagsaktivitet får du sätta en starttid och en längd, alternativt lägga in den i din egen kalender och låta synken hämta den.
Jag bytte ägare — får kollegan veta det?
Aktiviteten hamnar i kollegans listor direkt. Om och hur hen aviseras styrs av notisinställningarna, så säg gärna till också — särskilt om aktiviteten ligger nära i tiden.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.