Min inkorg
Under Min inkorg i menyn ser du din egen inkorg och dina skickade mejl, direkt i CRM:et. Där kopplar du det som hör till en kund med ett klick, och du kan svara utan att öppna Outlook. CRM:et läser din inkorg bara medan du tittar på den. Inget sparas förrän du kopplar ett mejl, och ingen annan — inte din chef, inte en administratör, inte supporten — kan se din inkorg.
Det här behöver du veta
- Inkorgen är privat. Den visas bara för dig, inloggad som dig själv. Den syns aldrig när någon ser CRM:et som dig med Se som säljare, och inte i supportläget.
- Inget sparas förrän du kopplar. Att läsa, söka och öppna bilagor lämnar inga spår i CRM:et.
- Koppla till kund… sparar ett mejl på en kontakt, ett företag eller en affär. Koppla hela tråden… visar tråden först, så att du väljer exakt vilka mejl som följer med.
- Du kan svara på alla mejl. Väljer du en kund kopplas både mejlet och ditt svar dit. Väljer du ingen skickas svaret från din brevlåda, och ingenting sparas i CRM:et — utom i en tråd som redan följs i CRM:et, där hamnar svaret på kunden av sig självt.
- Bilder från internet visas inte förrän du trycker Visa bilder — de kan tala om för avsändaren att du läst mejlet.
Vad du ser i listan#
Överst väljer du Inkorg eller Skickat. De senaste 25 mejlen visas först; Visa fler hämtar nästa sida. Listan uppdateras av sig själv var 90:e sekund så länge sidan är öppen och du inte har bläddrat vidare.
| Märke på raden | Det betyder |
|---|---|
| I CRM:et | Mejlet ligger redan på en kund — kopplat härifrån, loggat med BCC-adressen, skickat från CRM:et eller hämtat på annat sätt. |
| Kontakt: Anna Andersson, Bolaget AB | En adress i mejlet hör till en kontakt i CRM:et. Mejlet är inte kopplat för det — märket är ett förslag. |
| Gem | Mejlet har bilagor. |
En gratisadress som Gmail eller Outlook.com får ett kontaktmärke bara när exakt den adressen står på en enda kontakt i CRM:et. Står den på flera kontakter får den inget märke, och CRM:et föreslår aldrig ett företag utifrån en gratisdomän. Adresser på ditt eget företags domän och adresser som er administratör har undantagit från loggning får aldrig ett kontaktmärke.
Sök och Bara kundmejl#
- Skriv i sökfältet och tryck Sök. Sökningen gäller mappen du står i, Inkorg eller Skickat.
- Bara kundmejl visar bara mejl till och från kontakter i CRM:et. Raden överst säger hur många mejl som har gåtts igenom, till exempel Visar kundmejl bland de senaste 200 mejlen. Visa fler letar vidare bakåt.
- Sökning och Bara kundmejl går inte att använda samtidigt. Rensa sökningen först.
Läsa ett mejl#
Klicka på ett mejl för att läsa det till höger. Mejlet hämtas från din brevlåda när du öppnar det, och det markeras inte som läst i Outlook.
- Bilder från internet blockeras. Trycker du Visa bilder visas de för just det här mejlet. Valet sparas inte — nästa mejl öppnas med bilderna blockerade igen.
- Under rubriken ser du om mejlet redan ligger i CRM:et och var, vilken kontakt det matchar och kundens öppna affärer.
- Bilagor öppnar du med Öppna. Bilder och PDF visas i en ny flik, allt annat laddas ner. Bifogade mejl och filer över 25 MB öppnar du i Outlook.
Koppla ett mejl eller en hel tråd#
Öppna mejlet
Klicka på det i listan.
Tryck Koppla till kund…
Överst står förslagen: kontakten mejlet matchar, företaget och kundens öppna affärer. Klicka på ett förslag eller sök fram en annan kontakt, ett företag eller en affär.
Tryck Koppla
Mejlet sparas på kunden med en klar e-postaktivitet vid mejlets tid. Raden får märket I CRM:et.
Koppla hela tråden… visar först alla mejl i tråden. Outlook samlar mejl i en tråd efter ämnesraden, så en tråd kan innehålla mejl från någon helt annan med samma ämne. Därför är bara de mejl ikryssade som bevisligen hör till tråden: mejlet du har öppet, svar i samma kedja och mejl från samma kund. Ett mejl märkt Annan avsändare — kontrollera är inte ikryssat — titta på det och kryssa i det själv om det hör till kunden. Mejl mellan kollegor kopplas aldrig med tråden.
En kopplad tråd följs i tio dagar efter det senaste mejlet: kundens nästa svar i samma tråd hamnar på kunden av sig själv, om er organisation har slagit på att kundsvar följer med.
Kopplade mejl syns för kollegorna som ser kunden, precis som andra loggade mejl. Resten av din inkorg ser ingen.
Spara en bilaga på kunden#
När mejlet är kopplat finns Spara på kunden vid varje bilaga. En fil i taget sparas bland filerna på posten mejlet ligger på. Bilagor sparas aldrig av sig själva när du kopplar ett mejl.
Svara, svara alla och vidarebefordra#
Varje mejl har Svara och Vidarebefordra, och Svara alla när mejlet gick till fler än dig. Mejlrutan öppnas i panelen Skriv mejl till höger, och svaret går från din egen brevlåda med din signatur.
| Under Koppla till kund… | Vad som sparas |
|---|---|
| En kontakt, ett företag eller en affär | Raden säger Mejlet och ditt svar kopplas till …. Ditt svar loggas på posten och mejlet du svarar på kopplas dit också. |
| Ingenting | Raden säger Svaret sparas inte i CRM:et. Svaret skickas och hamnar i Skickat i Outlook — inget av det sparas i CRM:et. |
| Ingenting, i en tråd som redan följs | Raden säger Tråden följs i CRM:et — svaret hamnar på kunden av sig självt. Tråden har mejl på en kund från de senaste tio dagarna, så CRM:et hämtar ditt svar dit vid nästa genomgång, precis som kundens svar. |
- Matchar mejlet en kontakt är den förvald. Du kan välja en annan post eller ta bort valet.
- Finns avsändaren inte som kontakt men domänen hör till en kund kan du trycka Lägg till som kontakt. Kontakten skapas, och svaret kopplas till den.
- Öppna i Outlook öppnar mejlet i Outlook på webben, om du hellre svarar där.
- Ett svar från inkorgen kan inte schemaläggas — det skickas direkt.
- Mottagarna kan du ändra som du vill. Originalmejlet står under din text och skickas med som du ser det; Ta bort originalet tar bort det. Det sparas inte någonstans i CRM:et för det, och AI:n får det inte.
AI-utkastet och korrekturläsningen finns bara när du har valt en kund att koppla svaret till. Utkastet utgår då från kunden du valt — det CRM:et vet om kunden — och från det du själv skriver; korrekturläsningen läser bara din egen text. Ingen av dem får mejlet du svarar på. Svarar du utan kund används ingen AI alls.
Ta bort ett mejl från CRM:et#
Har du kopplat ett mejl till fel kund trycker du Ta bort från CRM:et i läsrutan. Mejlet och dess e-postaktivitet försvinner från kunden. Mejlet ligger kvar i din brevlåda i Outlook, och du kan koppla det på nytt.
Varför ser jag inte Min inkorg i menyn?
Menyposten finns när er administratör har bockat i Inkorgen i CRM:et för din behörighetsprofil — den är av tills dess. Skickar du mejl via Gmail finns ingen inkorg i CRM:et. Har du ännu inte kopplat någon brevlåda syns Min inkorg ändå, och sidan visar hur du kopplar din Microsoft 365-brevlåda under Inställningar→Mejl & kalender. Har du själv stängt av Visa Min inkorg under Inställningar→Mejl & kalender syns den inte heller — slå på reglaget igen.
Var stänger jag av inkorgen?
Under Inställningar→Mejl & kalender, fliken Mejl: stäng av Visa Min inkorg. Valet sparas direkt och Min inkorg försvinner ur menyn. Du kan fortfarande skriva och skicka mejl från CRM:et som vanligt, och mejl du redan kopplat ligger kvar på kunderna. Slå på reglaget igen när du vill ha tillbaka inkorgen. Valet gäller bara dig.
Kan min chef se min inkorg?
Nej. Ingen annan än du kan se din inkorg — inte din chef, inte en administratör och inte supporten, inte heller med Se som säljare. Det som syns för andra är bara de mejl du själv har kopplat till en kund.
Sparar CRM:et en kopia av min inkorg?
Nej. Listan, mejlen och bilagorna hämtas från din brevlåda när du tittar på dem och sparas inte. Först när du kopplar ett mejl sparas det, och då bara det mejlet, på kunden.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.