Vad du ser som chef

Att leda ett team utan att veta var din insyn slutar är obehagligt åt båda hållen: du drar slutsatser av siffror som inte täcker alla, och dina säljare vet inte vad du egentligen ser. Den här sidan svarar på det rakt av — vilka ytor som visar teamets aktiviteter, vilka som bara visar dina egna, och vad som är medvetet maskerat. Vill du ändra reglerna gör du inte det här: det görs i administratörsspåret.

Teamträdet är hela regeln#

Det finns bara en mekanism bakom all chefsinsyn i aktiviteter, och det är teamträdet. En administratör bygger det under Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation. Systemet räknar sedan ut ditt scope varje gång du öppnar en chefsyta.

Teamledare

Fältet som avgör allt. Står du som teamledare på ett team ser du aktiviteter, affärer, mål och prognos för teamets medlemmar och ledare. På namngivna organisationsnivåer heter fältet Chef/ansvarig i stället.

Medlem

Medlemskapet är det som gör en säljare synlig för sin chef. En säljare kan ligga i flera team och blir då synlig för flera chefer.

Underteam

Team kan ligga under varandra i upp till tre nivåer. Är du ledare för ett överordnat team ser du rekursivt alla underliggande teams medlemmar — och deras ledare.

Basroll

Säljare ser bara sig själv. Säljchef ser sitt teamträd plus sig själv. Administratör ser alla aktiva användare med rollen Säljare eller Säljchef, utan begränsning.

Det är alltså ledarskapet som ger scopet, inte rollen. En person med basrollen Säljchef som bara är medlem i ett team ser exakt lika mycket som en säljare: sig själv.

Yta för yta#

Sju ytor i systemet visar aktiviteter. Fyra av dem följer teamträdet, tre gör det inte. Tabellen är värd att läsa en gång i lugn och ro — den förklarar de flesta «varför står det olika på olika ställen».

Där gränsen går#

Kalendern har ingen chefsvy#

Kalendersidan anropar alltid bara den inloggades egna aktiviteter. Det finns ingen väljare, ingen teamvy och inget läge som visar en kollegas vecka — inte ens för administratörer. Behöver du se en säljares dagar öppnar du hens lista via säljarväljaren på Aktiviteter, eller går till 1:1-genomgången där Försenade och Kommande 7 dagar står uppräknade. Ska du bara hitta en ledig tid syns upptaget-remsan när du planerar en aktivitet åt personen.

Ägarskap, inte deltagande#

Aktiviteter räknas på ägaren, inte på vem som klarmarkerade eller deltog. Det får två konsekvenser som drar åt olika håll, och båda är värda att känna till.

• Öppnar du en säljares lista följer även aktiviteter där hen bara står som deltagare med. De kan ägas av någon utanför ditt team — listan är alltså inte enbart ditt scope.
• Siffrorna i Mitt team räknar däremot bara ägda aktiviteter. En säljare som deltar flitigt i kollegors möten får inget utslag i Aktivitet 7d.

Samma sak gäller åt andra hållet när någon planerar åt en av dina säljare. Ägarväljaren i Ny aktivitet listar alla aktiva användare i organisationen, oavsett team, så vem som helst kan lägga en aktivitet på vem som helst. Den hamnar då i din säljares lista och räknas i dina siffror.

Rapporterna följer inte teamet#

Ser hela pipelinen ger inga aktivitetslistor#

Behörighetsprofiler kan ha flaggan Ser hela pipelinen. Namnet låter som en generell se-allt-spak men gäller bara affärer — den lyfter affärssynligheten till betraktarnivå, alltså allt utom andras konfidentiella. Den ger ingen rätt att öppna en kollegas aktivitetslista eller kalender. Den vakten är fortfarande basroll plus teamträd, och servern nekar med Du kan bara se aktiviteter för dig själv och dina säljare även för den som har flaggan.

Kundkortet är öppnare än listorna#

Synlighetsreglerna handlar om vems lista du får öppna — inte om vad som visas på ett kundkort. Alla som ser ett företag, en kontakt eller en affär ser samtliga aktiviteter på objektet, oavsett vem som äger dem. Det betyder att du som chef ofta ser aktiviteter från säljare utanför ditt team när du öppnar en gemensam kund. Det är avsiktligt: historiken på en kund vore värdelös om den vore personfiltrerad. Se Aktiviteter på kundkortet.

Konfidentiella affärer#

En affär kan märkas som konfidentiell av sin ägare, av en säljchef eller av en administratör. Då syns affären — och därmed dess aktiviteter, anteckningar och tidslinje — bara för ägaren, för dem den delats med, för säljchefer i ägarens teamträd och för administratörer.

Är den konfidentiella affären din egen säljares ser du den alltså. Ligger den hos en säljare i ett annat teamträd gör du det inte, och ett direkt anrop svarar att affären inte finns. Aktiviteter som skapas på en konfidentiell affär får dessutom aldrig någon företagskoppling, så deras titlar dyker inte upp i kundkortets tidslinje.

Privat och Upptagen — de två maskeringarna#

Principen i systemet är fritt eller upptaget för alla, innehåll bara för dem som får se det. Du möter den på två ställen, och ingetdera är ett fel.

Ser du bara dig själv?#

Det är den vanligaste frågan från nyblivna säljchefer, och svaret är nästan alltid detsamma: du är inte utpekad som teamledare någonstans. Symtomen kommer i klump.

• Säljarväljaren på Aktiviteter syns inte alls — den döljs när du bara har en valbar person.
• Mitt team visar tomtexten Inga säljare i ditt team ännu — lägg till teammedlemmar under Inställningar → Organisation.
• 1:1-genomgången har ingen säljare att välja.
• Måltabellen och prognosen visar bara din egen rad.
• Widgeten Senaste i teamet försvinner från Översikt, eftersom den döljs helt när flödet är tomt.

Åtgärden är administratörens: teamet måste finnas, du måste stå i fältet Teamledare på det, och säljarna måste vara tillagda som Medlemmar. Alla tre krävs — medlemskap ensamt räcker inte, och basrollen Säljchef ensam räcker inte heller.

Det du skriver om dina säljare#

Coachanteckningarna i säljardrawern i Mitt team är märkta syns bara för chefer, och det stämmer ordagrant: säljaren själv ser dem aldrig. Bara chefer i personens scope kan läsa och skriva dem, och ett försök att skriva om någon utanför ditt träd nekas med Säljaren finns inte i ditt team.

Du kan bara ta bort anteckningar du själv har skrivit — en administratör kan ta bort alla. Vid chefsbyte blir alltså den förra chefens anteckningar kvar, och bara en administratör kan rensa dem. Skriv därefter: anteckningen är ett arbetsverktyg som överlever dig i rollen.

Se som säljare#

Ibland räcker det inte att veta vad en säljare ser — man behöver se det. Funktionen finns och heter Se CRM:et som en säljare (skrivskyddat), en ögonikon i topplisten. Den startar ett läge där hela systemet visas som den valda personen: Min dag, kalendern, aktivitetslistorna, notiserna och menyn.

Har du behörigheten väljer du person i dialogen Se CRM:et som… och klickar Visa som vald person. En gul list ligger sedan kvar överst: Du ser CRM:et som <namn> — skrivskyddat läge, med knappen Tillbaka till mig själv. Läget är helt skrivskyddat — du kan inte bocka av en aktivitet, planera något eller sätta ett mål åt kollegan, och försöket nekas. Det är avsiktligt: ägarskap och historik ska aldrig stämplas på fel person.