Aktiviteter i kalendern
En aktivitetslista svarar på vad du ska göra. Kalendern svarar på när det får plats. Det är där du ser att tisdagen redan är full, att torsdag förmiddag är tom, och att du inte kan lova kunden kl 10 på onsdag. Kalendern i Infinity CRM visar dina planerade aktiviteter som ett schema — och när du kopplat din egen Outlook- eller Google-kalender ser du dina riktiga möten där också.
Det här behöver du veta
- Kalendern visar dina egna aktiviteter — plus de där en kollega lagt till dig under Kollegor som deltar (valfritt). Med Kollegors tider ser du dessutom när valda kollegor är upptagna, aldrig vad de gör.
- Klick i rutnätet planerar på exakt den tiden. Drag flyttar.
- Allt om kalendern ställer du in under Inställningar→Kalender: koppla kontot, välj vad som skrivs till din kalender, sätt din arbetstid.
- Koppla kontot (Microsoft 365 eller Google) så går det åt båda håll. En ICS-länk är alternativet för kalendrar utanför dem och läser bara in möten.
- Kalendern äger sina egna möten: tid, titel, längd och beskrivning på ett synkat möte ändras i Outlook eller Google — dialogen låser de fälten här.
- Avbokade möten visas inte i kalendern men finns kvar i tidslinjen. Klara möten får en bock. Obesvarade inbjudningar visas som prel..
- Privatmarkerade händelser blockerar tiden men visar aldrig titel, plats eller innehåll.
Tre vyer på samma dagar#
Du hittar kalendern som Kalender i vänstermenyn. Uppe till höger växlar du mellan Dag, Vecka och Månad. Valet sparas, så du möts av samma vy nästa gång du går hit. Pilarna bläddrar bakåt och framåt (Föregående vecka, Nästa vecka — texten följer vald vy), och Idag tar dig tillbaka till nuet. Frågetecknet bredvid vyvalet öppnar en teckenförklaring för brickornas markeringar.
| Vy | Så fungerar den | Bäst när du |
|---|---|---|
| Dag | Ett timraster för en dag. Rastret täcker din arbetstid (standard 08–17) och växer automatiskt om något ligger utanför. Innevarande timme är markerad, och varje rad har plats för både klockslag, längd och koppling. | ska planera dagen i detalj eller se exakt vad som ligger när. |
| Vecka | Halvtimmesraster måndag–söndag över hela dygnet. Rastret öppnas vid din arbetsdags början, timmarna utanför arbetstiden är skuggade, och raden Utanför arbetstiden ovanför rastret räknar det som ligger före och efter — ett klick rullar dit. Heldagar och flerdagarshändelser ligger i en fastnitad rad överst. Heltimmar har heldragen linje, halvtimmar streckad. | ska hitta en ledig lucka för ett möte. Detta är standardvyn. |
| Månad | Sex veckors rutnät med ISO-veckonummer i den smala kolumnen till vänster. Max tre poster per dag visas; resten döljs bakom +3 fler, som öppnar dagen. | vill se belastningen över en hel månad, inte enskilda klockslag. |
Vilken arbetstid rastret utgår från bestämmer du själv under Inställningar→Kalender→Min arbetstid. Ingenting göms — resten av dygnet ligger en rullning bort.
Vad brickorna berättar#
Varje bricka bär två saker utöver tid och titel: varifrån mötet kommer och vilket läge det är i. Kanten till vänster på brickan säger det första, tonen och ikonen det andra. Samma markeringar används i alla tre vyerna, och teckenförklaringen bakom frågetecknet uppe till höger visar dem.
| Markering | Betyder | Det här kan du göra |
|---|---|---|
| Färgad kant till vänster | Skapat här — skrivs till din Outlook- eller Google-kalender. | Allt. Ändringar du gör här följer med ut till kalendern. |
| Grå kant till vänster + klockikon | Från din kalender. Hovertexten säger Från din kalender — ändras där, inte här. | Koppling, checklista, deltagare och ägare. Tid, titel, längd och beskrivning ändras i Outlook eller Google. |
| Streckad kant till vänster | Skapat här, men skrivs inte till din kalender — du har ingen kalender kopplad, eller typen är inte vald under Det här hamnar i min kalender. | Allt, men mötet finns bara i CRM:et. |
| Nedtonad med bock | Klar. Mötet är genomfört och avbockat; det ligger kvar så att dagen ser ut som den var. | Öppna det och tryck Återöppna om bocken var ett misstag. |
| Streckad ram, ljusare | Preliminär (prel.) — en inbjudan i din kalender som du inte svarat på än. Räknas inte som upptagen tid för kollegor. | Svara i Outlook eller Google. Tackar du ja blir brickan vanlig; tackar du nej försvinner den. |
Ett möte som avbokats — av arrangören, eller för att du tackat nej — visas inte alls i kalendern. Kalendern svarar på när du är upptagen, och ett avbokat möte är precis när du inte är det. Historiken finns kvar: i tidslinjen på kund- och kontaktkortet står mötet med ett kryss.
Planera direkt i rutnätet#
Du behöver inte gå omvägen via en knapp. Klicka på en tom yta så öppnas Planera aktivitet med datum — och i dag- och veckovyn även klockslag — redan ifyllt.
Veckovyn: klicka på luckan
Håll musen över en halvtimmeslucka och klicka. Formuläret öppnas på den dagen och den tiden. Är luckan redan full av aktiviteter dyker en liten plusknapp upp vid hover — den gör samma sak.
Dagvyn: klicka på timraden
Klick på en timrad planerar kl HH:00. Har timmen redan aktiviteter visas knappen Planera 09:00 vid hover. Knappen Planera uppe till höger planerar på dagen utan klockslag, och när dagen är tom står det Tomt — klicka på en tid nedan för att planera.
Månadsvyn: klicka på dagrutan
Klick på tom yta i en dagruta ger Klicka för att planera denna dag — formuläret öppnas med datumet ifyllt men utan klockslag. Plusknappen i rutans hörn (Planera denna dag) gör detsamma.
Under datumraden i dialogen står vad som händer med mötet när du sparar: Skrivs till din Outlook-kalender, Skrivs inte till din kalender (typen är inte vald under Inställningar → Kalender) eller Ingen kalender kopplad. Raden följer samma regel som brickornas kant — det du ser innan du sparar är det du ser i rastret efteråt.
Planerar du ett möte ser du en upptaget-remsa och en varning i stil med Krockar med en bokning redan i formuläret — läs mer i Boka och genomföra möten.
Flytta det som ändrats#
Kunder flyttar möten. Det ska gå fort att spegla i kalendern, utan att öppna ett formulär.
- Veckovyn: dra aktiviteten till en annan lucka. Du får kvittensen Flyttad till ons 14:00 och längden följer med.
- Dagvyn: håll musen över raden och använd Flytta en dag bakåt eller Flytta en dag framåt. Klockslaget behålls.
- Allt annat: klicka på aktiviteten så öppnas den för redigering.
- Ta bort: papperskorgen som visas när du pekar på brickan. Ta bort finns i listan, i kalendern och i dialogen; ett möte som kommer från kalendern tas bara bort här och ligger kvar i Outlook. Ångra i kvittot Aktivitet borttagen lägger tillbaka det inom 12 sekunder.
Pilarna och draghandtagen visas bara för dina egna, planerade aktiviteter som inte kommer från kalendern. Ett synkat möte flyttar du i Outlook eller Google — det kommer hit av sig självt. Ska du i stället skjuta fram något en bit, se Skjuta upp och boka om.
Raden Att tidsätta#
Aktiviteter kan skapas utan klockslag — det händer vid CSV-import, i aktivitetssekvenser och i flöden. De hamnar tekniskt på kl 00:00, och skulle de ritas ut i rastret vore de omöjliga att hitta. Därför samlar veckovyn dem i en egen rad överst: Att tidsätta, med förklaringen ← utan klockslag — dra ut på en tid i rastret, så tidsätts de.
Dra ut en sådan post på en tid i rastret så får den tiden plus 30 minuters längd, och försvinner från raden. Letar du efter en aktivitet du vet finns men inte hittar i rutnätet — titta här först.
Koppla din egen kalender#
Utan koppling visar kalendern bara det du planerat i CRM:et. Dina riktiga möten — de du bokat i Outlook eller Google — syns inte, och då är bilden av din vecka fel. Kopplingen är personlig: du gör den själv under Inställningar→Kalender, och ingen kan göra den åt dig. Sidan är uppbyggd i den ordning besluten fattas: först Din kalender (kopplingen), sedan Vad hamnar var, sedan Min arbetstid och sist Annan kalender (ICS-länk).
Det finns två vägar in, och de är inte likvärdiga. Kontot först. Kopplar du ditt Microsoft 365- eller Google-konto hämtas dina möten hit, det du bokar i CRM:et skrivs till din kalender, och CRM:et kan skicka mejl som dig själv — i ett och samma godkännande. ICS-länken sist. Den är till för kalendrar utanför Microsoft 365 och Google (Apple iCloud, en delad resurs, ett annat system) och läser bara in möten; ingenting skrivs tillbaka. En väg per person: har du kopplat kontot tar CRM:et inte emot en ICS-länk, eftersom samma möte annars hade kommit in två gånger.
| Väg in | Så kopplar du | Bra att veta |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Klicka Anslut Microsoft 365 under Din kalender och logga in hos Microsoft. | Åt båda håll. Kontot visas som en rad med din adress, Microsoft 365-konto, antal möten och när det senast synkades. |
| Google Workspace | Klicka Anslut Google under Din kalender och logga in hos Google. | Åt båda håll, precis som Microsoft. Knappen finns bara om din organisation lagt in sina Google-nycklar. |
| ICS-länk | Fäll ut Annan kalender (ICS-länk) längst ner, klicka Lägg till via ICS-länk, fyll i Namn och ICS-länk * och klicka Koppla & synka. | Bara läsande. Fungerar för Outlook, Google och Apple iCloud. Guiden Så hämtar du din ICS-länk — steg för steg finns i formuläret. Avsnittet är hopfällt så fort en kalender är kopplad. |
Lyckas första hämtningen får du kvittensen Kalendern kopplad — 12 möten hämtade (ICS) eller Microsoft 365 kopplat — kalendern synkas inom kort. Därefter synkas kalendern automatiskt var 30:e minut, och du kan alltid trycka Synka nu på raden för att hämta direkt — det ger kvittensen Synkat: 3 nya, 1 uppdaterade, 0 avbokade. Behöver du en paus finns Pausa synk och Återuppta synk.
Vilka kopplingar som alls är valbara bestäms av din administratör: Microsoft 365 kräver att plattformen har Microsoft-nycklar, Google att organisationen lagt in sin egen Google-app. Den tekniska uppsättningen beskrivs i administratörsspåret.
Byt aldrig ICS-länk genom att ta bort kopplingen och skapa en ny — då dubbleras alla möten. Använd Byt ICS-länk (t.ex. när kalendern flyttat) på raden, klistra in i Ny hemlig ICS-länk (https://…) och tryck Byt länk. Då behålls kopplingen mellan mötena och de uppdateras i stället för att dubbleras.
Koppla från#
Koppla från på kontoraden (eller Ta bort kopplingen på en ICS-rad) stoppar synken och tar bort åtkomsten. Bekräftelserutan säger vad som händer med mötena: möten som hämtats från kalendern tas bort ur CRM:et; möten du skapat här behålls. De behållna mötena är dina vanliga CRM-möten och går att redigera som förut. Kopplar du senare om kontot skrivs de ut till kalendern igen om du ber om det med Skicka mina CRM-möten till Outlook.
Vad hamnar var#
Avsnittet Vad hamnar var visas när en kalender är kopplad, och det är där du styr riktningen ut från CRM:et. In-riktningen behöver ingen inställning: allt i din kalender hämtas, 7 dagar bakåt och 60 framåt.
- Det här hamnar i min kalender — kryssa i de aktivitetstyper du vill se i Outlook eller Google. Standard är alla mötestyper. Kryssar du ur allt skrivs ingenting dit, medan CRM:et fortsätter läsa in din kalender som vanligt. Valet gäller vilket konto du än kopplat.
- Skicka mina CRM-möten till Outlook (eller till Google) — knappen Skicka tar de möten som redan låg i CRM:et innan du kopplade och skriver ut dem. Nya möten går över av sig själva; det här är bakfyllnaden för de gamla, och den görs bara på ett medvetet klick.
- Privata händelser — hur privatmarkerade poster hanteras, per koppling. Se avsnittet längre ner.
Vad synkas åt vilket håll#
Synken går åt båda hållen, men inte med samma saker. Det är den enskilt viktigaste sak att förstå med kalendern, och orsaken bakom de flesta frågor om att «CRM:et tappade min ändring».
| Riktning | Vad som flyttas | Detaljer |
|---|---|---|
| In: din kalender→CRM:et | Dina möten blir möte-aktiviteter i CRM:et. | Fönstret är 7 dagar bakåt och 60 dagar framåt. Heldagshändelser hämtas, och återkommande serier hämtas som enskilda tillfällen. Deltagare som finns som kontakter kopplas automatiskt, och första träffen kopplar även mötet till kontakt och företag. Inbjudningar du inte svarat på hämtas som preliminära (prel.); inbjudningar du tackat nej till hämtas inte. |
| Ut: CRM:et→din kalender | Möten du skapar i CRM:et skrivs till din Outlook eller Google Calendar. | Bara de typer du valt under Det här hamnar i min kalender — inte samtal, uppgifter eller heldagar. Avbokar eller raderar du mötet försvinner händelsen även i din kalender. Kräver kontokoppling; en ICS-länk skriver aldrig ut något. |
Ett synkat möte ägs av din kalender. Öppnar du det står bannern Synkad från din kalender — tid, titel, längd och beskrivning ändras där, och just de fälten är låsta. Koppling, checklista, deltagare och ägare ändrar du som vanligt. Gör tidsändringen i Outlook eller Google i stället — den kommer hit inom en halvtimme, eller direkt med Synka nu.
Två saker till är värda att känna till. Publicerade Outlook-kalendrar (ICS) uppdateras med fördröjning, ofta upp till en timme, så ett nyss bokat möte kan dröja innan det syns här — det är inte ett fel; kontokopplingen läser direkt. Och synken rör aldrig en aktivitet du redan bockat av: en slutförd aktivitet står kvar som den är. Ställs ett känt möte in, eller försvinner det ur din kalender, avbokas den planerade aktiviteten — den lämnar kalendervyn men står kvar i tidslinjen. Kommer samma möte tillbaka (arrangören ångrar sig, eller en serie byggs om i Outlook) återupptas samma aktivitet i stället för att en ny skapas.
Kalenderpushen skickar medvetet inga mötesinbjudningar till kunden — annars hade kunden fått dubbla inbjudningar. Vill du bjuda in gör du det från aktiviteten; se Boka och genomföra möten.
När synken stannar#
En koppling som tappat kontakten är inte tyst. Överst på kalendersidan visas då en rad i stil med Kalendersynken har stannat sedan 3 dagar (Min Outlook-kalender) med felet, knappen Synka nu och länken Inställningar → Kalender. Är det Microsoft 365 som fallit visas dessutom bannern Din Microsoft 365-koppling har tappat kontakten — möten synkas inte just nu på varje sida, med Koppla om.
- Koppla om löser det vanligaste: ett utgånget medgivande. Du loggar in hos Microsoft eller Google igen och kopplingen fortsätter där den var.
- Kontrollera rättigheterna på raden under Din kalender — saknas något står det där i rött. Kräver er organisation administratörsgodkännande behöver din administratör godkänna appen under Inställningar→Integrationer.
- Ett ofullständigt flöde stoppar synken av sig självt: skulle ett svep vilja avboka en stor del av dina möten på en gång stämplas kopplingen med Kalenderflödet var ofullständigt och ingenting avbokas det svepet. Det skyddar dig mot en tillfällig störning hos leverantören — tryck Synka nu när flödet är helt igen.
Min arbetstid#
Under Inställningar→Kalender→Min arbetstid sätter du Börjar och Slutar som heltimmar. Veckovyn öppnas vid arbetsdagens början och skuggar timmarna utanför; dagvyn använder fönstret som golv och tak. Standard är 08–17, och så länge du inte ändrat något står det Standard: 08:00–17:00 — du har inte ändrat något. Har du ändrat finns Återställ till 08–17.
Privata händelser#
Tandläkarbesöket ska blockera tiden utan att bli läsning för resten av företaget. Varje koppling har därför valet Privata händelser under Vad hamnar var, med två lägen, och du styr det själv för din egen koppling — inte ens administratören kan ändra det åt dig.
- Maskeras (”Privat”) — standardläget. Händelsen hämtas in med titeln Privat. Tiden blockeras, men titel, plats, innehåll och deltagare exponeras aldrig, och deltagarna kopplas aldrig till kontakter.
- Synkas inte — händelserna hämtas inte alls.
Byter du till Synkas inte avbokas redan importerade privata poster vid nästa synk. De försvinner då ur kalendervyn — det är alltså din egen inställning som slår igenom bakåt, inte ett fel.
Vad kollegor ser av din kalender#
Kalendersidan visar alltid bara den inloggades egna aktiviteter. Det finns ingen chefsvy i kalendern — inte ens för säljchefer och administratörer. Vill din chef följa upp teamets aktiviteter sker det på aktivitetslistan och i 1:1-genomgången, inte här. Se Vem ser vad.
Däremot gäller principen fritt eller upptaget för alla, innehåll bara för dem som får se det. Knappen Kollegors tider uppe till höger låter dig välja kollegor vars upptagna tider ritas som grå band vid luckans högerkant i veckovyn och som en prick i dagvyn — Visar när kollegan är upptagen — aldrig vad hen gör, med vem eller för vilken kund. Valet sparas till nästa gång. Preliminära möten räknas inte som upptagen tid.
När en kollega planerar en aktivitet åt dig visar upptaget-remsan och krockvarningen att tiden är tagen. Ligger du utanför kollegans teamsynlighet byts titeln ut mot Upptagen — tiden syns, innehållet aldrig. Det är avsiktligt och inte ett fel.
Lägger du till kollegor under Kollegor som deltar (valfritt) när du planerar, dyker aktiviteten upp i deras kalender också. Det är den enda vägen till att något du skapar hamnar hos någon annan.
Har du bokningslänkar aktiva räknas dina lediga tider ut från dina planerade aktiviteter i CRM:et. Utan kopplad kalender är dina externa möten osynliga för uträkningen — och då kan kunder boka ovanpå dem. Ännu ett skäl att koppla kalendern.
Jag kan inte ändra tiden på ett möte — fälten är låsta.
Mötet kom från din kalender. Bannern Synkad från din kalender — tid, titel, längd och beskrivning ändras där säger det, och just de fälten är låsta här. Ändra tiden i Outlook eller Google i stället — den kommer hit inom en halvtimme, eller direkt med Synka nu. Koppling, checklista, deltagare och ägare kan du ändra som vanligt.
Ett möte försvann ur kalendern men finns kvar i tidslinjen.
Då är det avbokat — arrangören ställde in det, eller du tackade nej i din kalender. Avbokade möten visas inte i kalendervyn, eftersom den ska svara på när du är upptagen, men de står kvar med ett kryss i tidslinjen på kund- och kontaktkortet. Kommer mötet tillbaka i din kalender återupptas samma aktivitet.
Vad betyder prel. på en bricka?
Det är en inbjudan i din kalender som du inte svarat på än. Brickan ritas ljusare med streckad ram, och tiden räknas inte som upptagen för kollegor som tittar på dina tider. Svara i Outlook eller Google: tackar du ja blir brickan vanlig, tackar du nej försvinner den.
Jag bokade nyss ett möte i Outlook men det syns inte i CRM:et.
Tryck Synka nu på kontoraden under Inställningar→Kalender. Är du kopplad via ICS-länk uppdaterar Outlook den publicerade kalendern med fördröjning, ofta upp till en timme. Hjälper inte det, kontrollera att mötet ligger inom fönstret 7 dagar bakåt till 60 dagar framåt, och att raden inte visar ett fel.
Jag hittar inte en aktivitet i veckorastret trots att den finns i listan.
Den saknar troligen klockslag. Aktiviteter från import, sekvenser och flöden skapas ofta utan tid och ritas inte i rastret — de ligger i raden Att tidsätta överst i veckovyn. Dra ut den på en tid så hamnar den på plats. Ligger den utanför din arbetstid räknas den i raden Utanför arbetstiden ovanför rastret.
Varför skrevs inte mitt möte till Outlook?
Titta på brickans kant: är den streckad skrivs mötet inte ut. Antingen är ingen kalender kopplad, eller så är aktivitetstypen inte vald under Det här hamnar i min kalender på Inställningar→Kalender. Samma sak står under datumraden i dialogen redan när du planerar. Möten som fanns innan du kopplade skickas med knappen Skicka mina CRM-möten till Outlook.
CRM:et vägrar ta emot min ICS-länk.
Du har redan ett Microsoft 365- eller Google-konto kopplat, och då hämtar kontot din kalender. En ICS-länk till samma kalender hade gett varje möte två gånger, så CRM:et tar bara emot en ICS-länk när inget konto är kopplat. Vill du använda ICS i stället: koppla från kontot först.
Kan min chef se min kalender?
Inte kalendersidan — den visar alltid bara den inloggades egna aktiviteter. Din chef kan däremot se ditt teams aktiviteter i aktivitetslistan och i 1:1-genomgången, och vem som helst i organisationen kan slå på dig under Kollegors tider — då ser hen när du är upptagen, aldrig vad du gör.
Varför står det Upptagen i stället för mötets namn?
Personen vars tid du tittar på ligger utanför din teamsynlighet. Då visas tiden men aldrig innehållet. Data är alltså inte trasig — maskeringen är avsiktlig.
Vad händer om jag kopplar från min kalender?
Möten som hämtats från kalendern tas bort ur CRM:et; möten du skapat här behålls och går att redigera som vanliga aktiviteter. Bekräftelserutan säger det rakt ut. Kopplar du om senare skrivs dina CRM-möten ut igen med Skicka mina CRM-möten till Outlook.
Jag kan varken dra eller planera i kalendern.
Ditt konto har troligen bara läsbehörighet — då renderas varken plusknappar eller draghandtag. Samma sak gäller när en administratör tittar i visningsläget «Se som säljare». Kontakta din administratör om du behöver skrivbehörighet.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.