Aktiviteter i kalendern
En aktivitetslista svarar på vad du ska göra. Kalendern svarar på när det får plats. Det är där du ser att tisdagen redan är full, att torsdag förmiddag är tom, och att du inte kan lova kunden kl 10 på onsdag. Kalendern i Infinity CRM visar dina planerade aktiviteter som ett schema — och när du kopplat din egen Outlook- eller Google-kalender ser du dina riktiga möten där också.
Det här behöver du veta
- Kalendern visar dina egna aktiviteter — plus de där en kollega lagt till dig under Kollegor som deltar (valfritt).
- Klick i rutnätet planerar på exakt den tiden. Drag flyttar.
- Kopplar du din kalender hämtas dina möten in som aktiviteter, och möten du bokar i CRM:et skrivs ut till din kalender.
- Kalendern äger sina egna möten: ändringar på ett synkat möte ska göras i Outlook eller Google, inte här.
- Privatmarkerade händelser blockerar tiden men visar aldrig titel, plats eller innehåll.
Tre vyer på samma dagar#
Du hittar kalendern som Kalender i vänstermenyn. Uppe till höger växlar du mellan Dag, Vecka och Månad. Valet sparas, så du möts av samma vy nästa gång du går hit. Pilarna bläddrar bakåt och framåt (Föregående vecka, Nästa vecka — texten följer vald vy), och Idag tar dig tillbaka till nuet.
| Vy | Så fungerar den | Bäst när du |
|---|---|---|
| Dag | Ett timraster för en dag. Rastret täcker minst 08–17 och växer automatiskt om något ligger utanför. Innevarande timme är markerad. | ska planera dagen i detalj eller se exakt vad som ligger när. |
| Vecka | Halvtimmesraster måndag–söndag, 07–19, som växer automatiskt så inget göms. Heltimmar har heldragen linje, halvtimmar streckad. | ska hitta en ledig lucka för ett möte. Detta är standardvyn. |
| Månad | Sex veckors rutnät med ISO-veckonummer i den smala kolumnen till vänster. Max tre poster per dag visas; resten döljs bakom +3 fler. | vill se belastningen över en hel månad, inte enskilda klockslag. |
Aktiviteter som är slutförda eller avbokade visas nedtonade och överstrukna. De ligger kvar i rutnätet så att historiken syns — men de ser tydligt inaktiva ut och går inte att flytta.
Planera direkt i rutnätet#
Du behöver inte gå omvägen via en knapp. Klicka på en tom yta så öppnas Ny aktivitet med datum — och i dag- och veckovyn även klockslag — redan ifyllt.
Veckovyn: klicka på luckan
Håll musen över en halvtimmeslucka och klicka. Formuläret öppnas på den dagen och den tiden. Är luckan redan full av aktiviteter dyker en liten plusknapp upp vid hover — den gör samma sak.
Dagvyn: klicka på timraden
Klick på en timrad planerar kl HH:00. Har timmen redan aktiviteter visas knappen Planera 09:00 vid hover. Knappen Planera uppe till höger planerar på dagen utan klockslag, och när dagen är tom står det Tomt — klicka på en tid nedan för att planera.
Månadsvyn: klicka på dagrutan
Klick på tom yta i en dagruta ger Klicka för att planera denna dag — formuläret öppnas med datumet ifyllt men utan klockslag. Plusknappen i rutans hörn (Planera denna dag) gör detsamma.
Planerar du ett möte ser du en upptaget-remsa och en varning i stil med Krockar med en bokning redan i formuläret — läs mer i Boka och genomföra möten.
Flytta det som ändrats#
Kunder flyttar möten. Det ska gå fort att spegla i kalendern, utan att öppna ett formulär.
- Veckovyn: dra aktiviteten till en annan lucka. Du får kvittensen Flyttad till ons 14:00 och längden följer med.
- Dagvyn: håll musen över raden och använd Flytta en dag bakåt eller Flytta en dag framåt. Klockslaget behålls.
- Allt annat: klicka på aktiviteten så öppnas den för redigering.
Pilarna och draghandtagen visas bara för dina egna, planerade aktiviteter som inte kommer från kalendersynken. Ska du i stället skjuta fram något en bit, se Skjuta upp och boka om.
Raden Att tidsätta#
Aktiviteter kan skapas utan klockslag — det händer vid CSV-import, i aktivitetssekvenser och i flöden. De hamnar tekniskt på kl 00:00, och skulle de ritas ut i rastret vore de omöjliga att hitta. Därför samlar veckovyn dem i en egen rad överst: Att tidsätta, med förklaringen ← utan klockslag — dra ut på en tid i rastret, så tidsätts de.
Dra ut en sådan post på en tid i rastret så får den tiden plus 30 minuters längd, och försvinner från raden. Letar du efter en aktivitet du vet finns men inte hittar i rutnätet — titta här först.
Koppla din egen kalender#
Utan koppling visar kalendern bara det du planerat i CRM:et. Dina riktiga möten — de du bokat i Outlook eller Google — syns inte, och då är bilden av din vecka fel. Kopplingen är personlig: du gör den själv under Inställningar→Min profil, och ingen kan göra den åt dig.
| Väg in | Så kopplar du | Bra att veta |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Klicka Anslut Microsoft 365 i kortet Microsoft 365 och logga in hos Microsoft. | Ingen ICS-länk behövs. Kopplingen dyker upp som en rad i Kalendersynk märkt Microsoft 365-konto. |
| Google Workspace | Klicka Anslut Google i kortet Google Workspace och logga in hos Google. | Fungerar likadant som Microsoft-kopplingen. Kortet syns bara om din organisation lagt in sina Google-nycklar. |
| ICS-länk | Klicka Koppla kalender i kortet Kalendersynk, fyll i Namn och ICS-länk * och klicka Koppla & synka. | Fungerar för Outlook, Google och Apple iCloud. Guiden Så hämtar du din ICS-länk — steg för steg finns i formuläret. |
Lyckas första hämtningen får du kvittensen Kalendern kopplad — 12 möten hämtade. Går det fel sparas kopplingen ändå, med ett felmeddelande på raden. Därefter synkas kalendern automatiskt var 30:e minut, och du kan alltid trycka Synka nu för att hämta direkt — det ger kvittensen Synkat: 3 nya, 1 uppdaterade, 0 avbokade. Behöver du en paus finns Pausa synk och Återuppta synk.
Vilka kopplingar som alls är valbara, och om organisationen läser mejl utöver kalendern, bestäms av din administratör. Den tekniska uppsättningen beskrivs i administratörsspåret.
Byt aldrig ICS-länk genom att ta bort kopplingen och skapa en ny — då dubbleras alla möten. Använd Byt ICS-länk (t.ex. när kalendern flyttat), klistra in i Ny hemlig ICS-länk (https://…) och tryck Byt länk. Då behålls kopplingen mellan mötena och de uppdateras i stället för att dubbleras.
Vad synkas åt vilket håll#
Synken går åt båda hållen, men inte med samma saker. Det är den enskilt viktigaste sak att förstå med kalendern, och orsaken bakom de flesta frågor om att «CRM:et tappade min ändring».
| Riktning | Vad som flyttas | Detaljer |
|---|---|---|
| In: din kalender→CRM:et | Dina möten blir möte-aktiviteter i CRM:et. | Fönstret är 7 dagar bakåt och 60 dagar framåt. Heldagshändelser hämtas, och återkommande serier hämtas som enskilda tillfällen. Deltagare som finns som kontakter kopplas automatiskt, och första träffen kopplar även mötet till kontakt och företag. |
| Ut: CRM:et→din kalender | Möten du skapar i CRM:et skrivs till din Outlook eller Google Calendar. | Bara aktiviteter av mötestyp pushas ut — inte samtal, uppgifter eller heldagar. Avbokar eller raderar du mötet försvinner händelsen även i din kalender. |
Ett synkat möte ägs av din kalender. Det är märkt med en klockikon och hovertexten Synkad från din kalender — ändringar görs där, inte här, det går varken att dra eller flytta med pilarna, och ändrar du tid, titel eller deltagare på det inne i CRM:et skrivs ändringen över vid nästa svep. Gör ändringen i Outlook eller Google i stället — den kommer hit av sig själv.
Två saker till är värda att känna till. Publicerade Outlook-kalendrar uppdateras med fördröjning, ofta upp till en timme, så ett nyss bokat möte kan dröja innan det syns här — det är inte ett fel. Och synken rör aldrig en aktivitet du redan bockat av: en slutförd aktivitet står kvar som den är. Försvinner ett känt möte ur din kalender, eller ställs det in, sätts den fortfarande planerade aktiviteten till avbokad.
Kalenderpushen skickar medvetet inga mötesinbjudningar till kunden — annars hade kunden fått dubbla inbjudningar. Vill du bjuda in gör du det från aktiviteten; se Boka och genomföra möten.
Privata händelser#
Tandläkarbesöket ska blockera tiden utan att bli läsning för resten av företaget. Varje koppling har därför raden Privata händelser: med två lägen, och du styr den själv för din egen koppling — inte ens administratören kan ändra den åt dig.
- Maskeras (”Privat”) — standardläget. Händelsen hämtas in med titeln Privat. Tiden blockeras, men titel, plats, innehåll och deltagare exponeras aldrig, och deltagarna kopplas aldrig till kontakter.
- Synkas inte — händelserna hämtas inte alls.
Byter du till Synkas inte avbokas redan importerade privata poster vid nästa synk. Det ser ut som att systemet raderat möten på eget bevåg — det är alltså din egen inställning som slår igenom bakåt.
Vad kollegor ser av din kalender#
Kalendersidan visar alltid bara den inloggades egna aktiviteter. Det finns ingen kollegevy eller teamvy i kalendern — inte ens för säljchefer och administratörer. Vill din chef följa upp teamets aktiviteter sker det på aktivitetslistan och i 1:1-genomgången, inte här. Se Vem ser vad.
Däremot gäller principen fritt eller upptaget för alla, innehåll bara för dem som får se det. När en kollega planerar en aktivitet åt dig visar upptaget-remsan och krockvarningen att tiden är tagen. Ligger du utanför kollegans teamsynlighet byts titeln ut mot Upptagen — tiden syns, innehållet aldrig. Det är avsiktligt och inte ett fel.
Lägger du till kollegor under Kollegor som deltar (valfritt) när du planerar, dyker aktiviteten upp i deras kalender också. Det är den enda vägen till att något du skapar hamnar hos någon annan.
Har du bokningslänkar aktiva räknas dina lediga tider ut från dina planerade aktiviteter i CRM:et. Utan kopplad kalender är dina externa möten osynliga för uträkningen — och då kan kunder boka ovanpå dem. Ännu ett skäl att koppla kalendern.
Jag ändrade tiden på ett möte i CRM:et och ändringen försvann.
Mötet kom från din kalendersynk. Sådana möten ägs av Outlook eller Google, och nästa svep skriver över det du ändrat i CRM:et. Gör ändringen i din kalender i stället — den kommer hit inom en halvtimme.
Jag bokade nyss ett möte i Outlook men det syns inte i CRM:et.
Publicerade Outlook-kalendrar uppdateras med fördröjning, ofta upp till en timme. Tryck Synka nu i kortet Kalendersynk — hjälper inte det, kontrollera att mötet ligger inom fönstret 7 dagar bakåt till 60 dagar framåt.
Jag hittar inte en aktivitet i veckorastret trots att den finns i listan.
Den saknar troligen klockslag. Aktiviteter från import, sekvenser och flöden skapas ofta utan tid och ritas inte i rastret — de ligger i raden Att tidsätta överst i veckovyn. Dra ut den på en tid så hamnar den på plats.
Kan min chef se min kalender?
Inte kalendersidan — den visar alltid bara den inloggades egna aktiviteter. Din chef kan däremot se ditt teams aktiviteter i aktivitetslistan och i 1:1-genomgången, och ser fritt eller upptaget på din tid när hen planerar något åt dig.
Varför står det Upptagen i stället för mötets namn?
Personen vars tid du tittar på ligger utanför din teamsynlighet. Då visas tiden men aldrig innehållet. Data är alltså inte trasig — maskeringen är avsiktlig.
Vad händer om jag tar bort en kalenderkoppling?
Redan importerade möten blir kvar som vanliga aktiviteter, men slutar synkas. Bekräftelserutan Ta bort kalenderkoppling säger det rakt ut. Eftersom de inte längre ägs av kalendern går de därefter att redigera och flytta i CRM:et.
Jag kan varken dra eller planera i kalendern.
Ditt konto har troligen bara läsbehörighet — då renderas varken plusknappar eller draghandtag. Samma sak gäller när en administratör tittar i visningsläget «Se som säljare». Kontakta din administratör om du behöver skrivbehörighet.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.