Historiken på kundkortet

En affär vinns sällan av ett samtal. Den vinns av femton — och av att den som tar det sextonde vet vad som sades i de femton föregående. Panelen Aktiviteter & tidslinje är platsen där det står.

Varför historiken är hela poängen#

Ett CRM är inte ett register över vilka företag som finns — den listan går att köpa. Värdet ligger i att systemet minns vad som hänt mellan er: vem som ringde, vad kunden svarade, vilket pris som nämndes i förbigående, varför det sköts till efter sommaren.

Det minnet gör att du kan ta över en kollegas kund utan att börja om, ringa upp efter fyra månader och låta som om ni pratades vid förra veckan, och att din säljchef kan coacha på mer än magkänsla. Tidslinjen är därför inte en bifunktion på kundkortet — allt annat är uppslagsdata, tidslinjen är berättelsen.

Var du hittar panelen#

• Företagskortet — fliken Aktiviteter. Siffran på fliken räknar bara planerade aktiviteter, inte historik.
• Kontaktkortet — panelen längst ned, efter dokumenten.
• Affärskortet — direkt efter säljguiden. Här startar historiken hopfälld.
• Projekt- och ärendekort — samma panel, samma beteende.

Tre block i ett kort#

Tidslinjen slår ihop två saker som annars brukar ligga isär: aktiviteter (det du gör) och anteckningar (det du vet). De grupperas alltid i den här ordningen:

Finns varken planerat eller historik står det Inget loggat ännu.

Nålat#

En nålad anteckning lyfts ur den kronologiska strömmen och ligger kvar högst upp med gulmarkerad bakgrund. Där hör sådant hemma som alltid ska läsas först: att kunden fakturerar per kvartal, att växeln aldrig kopplar fram före tio, att avtalet löper ut i mars. Du nålar med nålikonen på raden (Nåla — visas alltid överst) och släpper tillbaka den med Avnåla.

Planerat#

Under PLANERAT ligger allt du lovat att göra på posten, med det som ska ske först överst. Raden visar bock-knapp, typikon i typens färg, titel och tidpunkt som ÅÅÅÅ-MM-DD TT:MM. Har aktiviteten en plats finns en kartnål till Google Maps, och har den en möteslänk från kalendersynken finns knappen Anslut.

Har tiden passerat blir både ikonen och tidsangivelsen röda. Ingenting flyttas automatiskt — en försenad aktivitet ligger kvar och skäller tills du gör något åt den. Finns en checklista visas en räknare av typen 2/5 och punkterna listas indraget under raden; bockar du i eller ur sparas det omedelbart och för alla, utan spara-knapp och utan ångra.

Historik#

Här blandas allt som redan hänt i en ström: genomförda aktiviteter med grön bock, inställda med grått kryss och genomstruken titel, och de anteckningar som inte är nålade. Efter titeln står typens namn efter en punkt, till exempel Uppföljning · Samtal. Valde du ett utfall när du loggade visas det som en färgad chip, och fritexten du skrev hamnar som en egen indragen rad under.

Vid varje månadsskifte ritas en avdelare med månadens namn, så att du kan skumma nedåt och se takten: fem rader i maj, en i juni, ingen i juli. Det säger något. Av prestandaskäl ritas 20 rader åt gången — är historiken längre finns Visa fler (N till) längst ned, där siffran är hur många rader som återstår. Äldre poster är inte borta, bara inte hämtade ännu.

Så blandas mejl och samtal in#

Mejl loggas automatiskt. Varje mejl som fångas upp — via BCC-loggning, via M365- eller Gmail-synken, eller för att du loggat det för hand — skapas som en aktivitet av typen E-post, redan klarmarkerad på mejlets egen tidpunkt, med ämnet som titel. Därför hamnar mejl alltid direkt i Historik och aldrig i Planerat. Bilagor sparas som dokument på posten, inte i tidslinjen.

Kalendersynkade möten blir vanliga aktiviteter av mötestypen och kan bära med sig både plats och möteslänk. Räkna samtidigt med att mejlen blir många på en aktiv kund: eftersom varje loggat mejl får en egen rad kan de riktiga aktiviteterna drunkna. Använd månadsavdelarna för att navigera, och nåla det som måste synas.

Snabbanteckningen och @-omnämnanden#

Direkt under rubriken ligger ett enradigt fält med platshållaren Skriv en anteckning… (@namn för att nämna). Det är avsiktligt litet: tanken är att du ska skriva en rad och trycka Enter utan att lämna kortet, inte formulera en rapport.

1. Skriv raden

   Texten renderas lätt formaterad: länkar blir klickbara, **fet** och *kursiv* fungerar, och rader som börjar med bindestreck blir punktlista.

2. Nämn en kollega

   Skriv @ följt av några bokstäver. En lista med upp till fem användare visas. Klicka på namnet — personen får notisen Du nämndes i en anteckning.

3. Spara

   Tryck Enter eller klicka Anteckna. Anteckningen kopplas till posten du står på och dyker upp överst i historiken.

Omnämnandet visas sedan som vanlig text, varken markerat eller klickbart. Att det inte ser ut som ett omnämnande betyder alltså inte att notisen uteblivit. Notisen matchar dessutom på namnform, inte på vem du klickade på — två kollegor med samma förnamn får båda notisen.

Behöver du mer plats, vill trådas i en diskussion eller klistra in en skärmdump använder du panelen Anteckningar på samma kort. Den visar exakt samma anteckningar, men med svar indragna under sin förälder. Svaren syns bara där — de blir aldrig egna rader i tidslinjen, så den som bara läser tidslinjen missar diskussionen.

Radåtgärder#

Håll muspekaren över en rad så tonas åtgärderna fram till höger. De är osynliga i vila för att raderna ska gå att läsa, men det gör dem också lätta att missa — särskilt på pekskärm.

På en planerad rad#

På en historikrad#

Bakåtpilen (Återöppna — flytta tillbaka till planerade (utfallet behålls)) flyttar aktiviteten upp till Planerat igen och behåller både utfall och anteckning; du får toasten Aktiviteten är öppen igen. Krysset öppnar bekräftelsedialogen Ta bort aktivitet. Håll isär vad krysset betyder var: på en planerad rad tar det bort aktiviteten med Ångra, på en historikrad tar det bort ur loggen med bekräftelse, och inne i en inställd rad är det bara en statusmarkör.

Planera nästa steg direkt från tidslinjen#

Den viktigaste raden i tidslinjen är den som ännu inte finns. Uppe till höger sitter Planera aktivitet — den fäller ut ett litet formulär i kortet i stället för att öppna en dialog, så att du kan sätta nästa steg direkt efter att du läst historiken.

1. Klicka Planera aktivitet

   Formuläret fälls ut under rubriken och markören hamnar i titelfältet.

2. Välj Typ

   Välj typ aktivt varje gång: fältet är förvalt till standardtypen Uppgift, och har administratören stängt av just den kan rullistan visuellt stå på en annan typ än den som sparas.

3. Skriv Titel

   Platshållaren frågar Vad ska göras?. Tom titel ger Skriv en titel först.

4. Sätt Datum och Tid

   Förifyllt med dagens datum och 09:00. Saknas något ger det Välj datum och tid först.

5. Klicka Planera

   Aktiviteten kopplas automatiskt till posten du står på, får dig som ägare och dyker upp direkt i Planerat.

Hopfällning och vad som syns var#

På affärskortet startar historiken ihopfälld: i stället för strömmen ser du Visa historik (N), där siffran är hur många rader som väntar, och Dölj fäller ihop igen. Det är avsiktligt — på en affär är det planerade steget viktigare än det redan gjorda. På företags-, kontakt-, projekt- och ärendekort är historiken alltid utfälld och Dölj saknas, vilket den som lärt sig affärskortet först ibland letar förgäves efter.

Arvet mellan korten går bara uppåt. En aktivitet eller anteckning som skapas på en affär, kontakt eller ett projekt ärver automatiskt företaget och syns därför även på företagskortet. Motsatsen gäller inte: något du skriver på företaget dyker aldrig upp på affären.

• Företagskortet ser allt som hör till kunden — utom konfidentiella affärer.
• Affärskortet visar bara det som är kopplat till just den affären. Ett samtal du planerade på kontakten syns alltså inte där.
• Kontaktkortet visar bara det som är kopplat till personen.

Saknar du helt skrivytan — anteckningsfältet, Anteckna, Planera aktivitet, bockar, pennor och kryss — beror det oftast på rollen read_only eller på läget Se som säljare. Tidslinjen går fortfarande att läsa i sin helhet.