Tidslinjen på kundkortet

En affär vinns sällan av ett samtal. Den vinns av femton — och av att den som tar det sextonde vet vad som sades i de femton föregående. Panelen Aktiviteter & tidslinje är platsen där det står.

Fliken Tidslinje — allt som hänt med kunden#

Företagskortets sista flik heter Tidslinje. Den hette tidigare Historik och visade bara ändringsloggen. Nu samlar den allt som hänt med kunden på ett ställe, och den gör det med en rad per sak: en affär som flyttats genom fyra steg är en rad, inte fyra.

Raden ligger där sakens senaste händelse ligger, med det nyaste överst. En offert som skapades i våras men godkändes i går står därför bland gårdagens rader. På raden ser du sakens ikon, titeln, vad som senast hände i ord — till exempel klar · Nådde fram — vem som gjorde det och hur länge sedan. Pekar du på tiden står den exakta tidpunkten. Titeln är en länk till sakens egen sida när den har en: aktivitetens, affärens, ärendets, offertens eller abonnemangets.

Fäll ut en rad#

Pilen längst till höger fäller ut raden till en rad per händelse, med det senaste överst. Det ser ut som historiken på aktivitetens egen sida: en liten ikon, vad som hände, vem som gjorde det, när det hände och en eventuell kommentar under. Händelserna hämtas först när du fäller ut, så fliken går snabbt att öppna även hos en kund med mycket historik.

Knapparna överst#

Knapparna väljer vilka slags saker som visas. Alla är tända från början, med ett undantag: i enkelt läge är Ändringar släckt, eftersom ändringar av fält är det som är mest brus för den som är ny i systemet. Tryck på en knapp för att tända eller släcka den. Listan börjar då om från toppen. Den sista tända knappen går inte att släcka.

Du ser bara knappar för det du har tillgång till. Är modulen för affärer, offerter, ärenden eller abonnemang avstängd hos er finns varken knappen eller raderna.

Visa fler#

Tidslinjen visar 50 rader åt gången. Finns det fler står knappen Visa fler längst ned, och den försvinner när du har kommit till slutet. Har kunden ingenting alls står det Inget har hänt med kunden ännu. Har du släckt knappar så att inget blir kvar står det i stället Inget att visa med de valda typerna. Slå på fler ovan.

Vem ser vad#

Tidslinjen följer samma regler som resten av kortet och öppnar ingenting nytt. En konfidentiell affär, och anteckningarna, mejlen och offerterna som hör till den, syns bara för den som får se affären. Privata ärenden och ärenden i köer du inte har tillgång till syns inte. Det du inte får öppna på ett annat ställe får du inte heller läsa här.

Varför historiken är hela poängen#

Ett CRM är inte ett register över vilka företag som finns — den listan går att köpa. Värdet ligger i att systemet minns vad som hänt mellan er: vem som ringde, vad kunden svarade, vilket pris som nämndes i förbigående, varför det sköts till efter sommaren.

Det minnet gör att du kan ta över en kollegas kund utan att börja om, ringa upp efter fyra månader och låta som om ni pratades vid förra veckan, och att din säljchef kan coacha på mer än magkänsla. Tidslinjen är därför inte en bifunktion på kundkortet — allt annat är uppslagsdata, tidslinjen är berättelsen.

Var du hittar panelen#

• Företagskortet — panelen Aktiviteter på fliken Översikt. Har kunden inga aktiviteter alls står panelen som en enda rad: Aktiviteter inget loggat ännu — planera nästa steg. Klicka på uppmaningen så bokar du den första.
• Kontaktkortet — panelen längst ned, efter dokumenten.
• Affärskortet — direkt efter säljguiden. Här startar historiken hopfälld.
• Projekt- och ärendekort — samma panel, samma beteende.

Tre block i ett kort#

Tidslinjen slår ihop två saker som annars brukar ligga isär: aktiviteter (det du gör) och anteckningar (det du vet). De grupperas alltid i den här ordningen:

Finns varken planerat eller historik står det Inget loggat ännu.

Nålat#

En nålad anteckning lyfts ur den kronologiska strömmen och ligger kvar högst upp med gulmarkerad bakgrund. Där hör sådant hemma som alltid ska läsas först: att kunden fakturerar per kvartal, att växeln aldrig kopplar fram före tio, att avtalet löper ut i mars. Du nålar med nålikonen på raden (Nåla — visas alltid överst) och släpper tillbaka den med Avnåla.

Planerat#

Under PLANERAT ligger allt du lovat att göra på posten, med det som ska ske först överst. Raden visar bock-knapp, typikon i typens färg, titel och tidpunkt som ÅÅÅÅ-MM-DD TT:MM. Har aktiviteten en plats finns en kartnål till Google Maps, och har den en möteslänk från kalendersynken finns knappen Anslut. Är aktiviteten ett samtal och kontakten har ett nummer står numret på raden som en ringlänk — klicka på det för att ringa.

Har tiden passerat blir både ikonen och tidsangivelsen röda. Ingenting flyttas automatiskt — en försenad aktivitet ligger kvar och skäller tills du gör något åt den. Finns en checklista visas en räknare av typen 2/5 och punkterna listas indraget under raden; bockar du i eller ur sparas det omedelbart och för alla, utan spara-knapp och utan ångra.

Historik#

Här blandas allt som redan hänt i en ström: genomförda aktiviteter med grön bock, inställda med grått kryss och genomstruken titel, och de anteckningar som inte är nålade. Efter titeln står typens namn efter en punkt, till exempel Uppföljning · Samtal. Valde du ett utfall när du loggade visas det som en färgad chip, och fritexten du skrev hamnar som en egen indragen rad under.

Vid varje månadsskifte ritas en avdelare med månadens namn, så att du kan skumma nedåt och se takten: fem rader i maj, en i juni, ingen i juli. Det säger något. Av prestandaskäl ritas 20 rader åt gången — är historiken längre finns Visa fler (N till) längst ned, där siffran är hur många rader som återstår. Äldre poster är inte borta, bara inte hämtade ännu.

Så blandas mejl och samtal in#

Mejl hamnar aldrig här av sig själva. CRM:et läser inte din inkorg — ett mejl blir en rad först när någon satt det där: du BCC:ar loggadressen, skickar mejlet från CRM:et, drar in en .eml-fil, eller trycker Hämta äldre mejl på kontakt- eller företagskortet och väljer ur träfflistan. Då skapas en aktivitet av typen E-post, redan klarmarkerad på mejlets egen tidpunkt, med ämnet som titel. Därför hamnar mejl alltid direkt i Historik och aldrig i Planerat. Bilagor sparas som dokument på posten, inte i tidslinjen — utom vid Hämta äldre mejl, som med flit bara tar hem texten och lämnar bilagor och bilder i din låda.

Kalendersynkade möten blir vanliga aktiviteter av mötestypen och kan bära med sig både plats och möteslänk. Räkna samtidigt med att mejlen blir många på en aktiv kund: eftersom varje loggat mejl får en egen rad kan de riktiga aktiviteterna drunkna. Använd månadsavdelarna för att navigera, och nåla det som måste synas.

Ett samtal hamnar i panelen Samtal först när du valt det. Antingen trycker du Hämta samtal och väljer ur träfflistan, eller så låter du CRM:et logga dina samtal automatiskt. Det kan du slå på för en kund i taget med rutan Logga mina samtal med den här kunden automatiskt i panelen, eller för alla dina kunder på en gång under Inställningar → Min profil med Logga mina samtal automatiskt för alla kunder där jag är ansvarig. Den gäller varje företag där du är ansvarig säljare, även företag du blir ansvarig för senare, och slutar gälla för ett företag som får en annan ansvarig. Ett företag tar med sina kontakters nummer, precis som när du bockar i rutan på företagets kort. Kunder du bockat i på kortet loggas fortfarande, även om du slår av inställningen.

Båda vägarna gäller bara dina egna samtal; en kollegas samtal med samma kund loggas inte av ditt val. Med en egen växelkoppling hämtas samtalen när du loggar in, som mest en gång per dygn, och Synka samtal hämtar direkt. Har du telefonen i CRM:et men ingen växelkoppling loggas samtalet när det avslutas. Ett samtal loggas aldrig två gånger. Är kunden redan med genom Min profil står rutan i panelen ibockad och går inte att ändra där, med texten Loggas automatiskt — du är ansvarig och har slagit på det under Min profil.

Snabbanteckningen och @-omnämnanden#

Direkt under rubriken ligger ett enradigt fält med platshållaren Skriv en anteckning… (@namn för att nämna). Det är avsiktligt litet: tanken är att du ska skriva en rad och trycka Enter utan att lämna kortet, inte formulera en rapport.

1. Skriv raden

   Texten renderas lätt formaterad: länkar blir klickbara, **fet** och *kursiv* fungerar, och rader som börjar med bindestreck blir punktlista.

2. Nämn en kollega

   Skriv @ följt av några bokstäver. En lista med upp till fem användare visas. Klicka på namnet — personen får notisen Du nämndes i en anteckning.

3. Spara

   Tryck Enter eller klicka Anteckna. Anteckningen kopplas till posten du står på och dyker upp överst i historiken.

Omnämnandet visas sedan som vanlig text, varken markerat eller klickbart. Att det inte ser ut som ett omnämnande betyder alltså inte att notisen uteblivit. Notisen matchar dessutom på namnform, inte på vem du klickade på — två kollegor med samma förnamn får båda notisen.

Behöver du mer plats, vill trådas i en diskussion eller klistra in en skärmdump använder du panelen Anteckningar på samma kort. Den visar exakt samma anteckningar, men med svar indragna under sin förälder. Svaren syns bara där — de blir aldrig egna rader i tidslinjen, så den som bara läser tidslinjen missar diskussionen.

Radåtgärder#

Håll muspekaren över en rad så tonas åtgärderna fram till höger. De är osynliga i vila för att raderna ska gå att läsa, men det gör dem också lätta att missa — särskilt på pekskärm.

På en planerad rad#

På en historikrad#

Bakåtpilen (Återöppna — flytta tillbaka till planerade (utfallet behålls)) flyttar aktiviteten upp till Planerat igen och behåller både utfall och anteckning; du får toasten Aktiviteten är öppen igen. Krysset tar bort raden med Ångra i toasten, precis som på en planerad rad — utom när raden har ett loggat utfall: då öppnas bekräftelsedialogen Ta bort aktivitet först. Inne i en inställd rad är krysset bara en statusmarkör. Är raden ett samtal med en kontakt som har ett nummer står numret även här som en ringlänk, så du kan ringa igen.

Aktivitetens egen sida#

Klicka på en aktivitets titel, i tidslinjen på ett företag, en kontakt, en affär eller ett ärende, eller i listan Aktiviteter, så öppnas aktiviteten på en egen sida. Överst står det som gäller nu: typ, när, ägare, kopplingar, plats, möteslänk och utfall. Därifrån kan du Markera klar, Återöppna eller Redigera precis som från raden.

Har aktiviteten en kontakt står kontaktens namn på raden Kontakt, som en länk till kontaktkortet, och bredvid namnet Ring 070-… och en kuvertikon — var och en bara när kontakten har ett nummer respektive en mejladress. Numret är mobilen, annars direktnumret. Är aktiviteten ett samtal ligger numret dessutom som en knapp uppe bland knapparna, för det är för att ringa man öppnar ett samtal. Kuvertikonen öppnar ditt mejlprogram med adressen ifylld; sidan har inget eget mejlformulär.

Raden Företag länkar till kundkortet. Har företaget ett telefonnummer och en webbplats ifyllda där, i fälten Telefon och Webbplats, står de bredvid namnet: Ring 08-… med företagets växelnummer och webbplatsen som en länk med en liten jordglob framför. De visas bara när de är ifyllda, och på alla slags aktiviteter, inte bara samtal. Numret är en vanlig tel:-länk, som kontaktens. Webbplatsen öppnas i en ny flik; har adressen sparats utan https:// lägger sidan till det åt dig och visar adressen utan det. Uppgifterna ändrar du på kundkortet, sidan visar dem bara.

Har aktiviteten ett företag ligger panelen Anteckningar under kortet med aktivitetens fält, och på en smal skärm som en telefon längst ner, efter Historik. Det är samma panel som på kundkortet och den visar företagets anteckningar: de som du och kollegorna skrivit på kundkortet lika väl som de du skriver här. Skriv i fältet och spara med Spara anteckning eller Ctrl + Enter. Att svara, nåla, ändra och ta bort fungerar som på kundkortet och med samma regler, så bara författaren eller en administratör kan ändra eller ta bort en anteckning. En ny anteckning kopplas till aktivitetens företag, och till dess kontakt när den har en, så den syns också på kundkortet. Den kopplas inte till aktivitetens affär, så den står alltid kvar i panelen där du skrev den. Vill du skriva på affären gör du det på affärens kort. En aktivitet utan företag, till exempel en intern uppgift, har ingen anteckningspanel.

Under Historik står allt som hänt med aktiviteten, det senaste först: när den skapades och av vem, varje gång den flyttades (till och från vilken tid), när den markerades klar och med vilket utfall, och om den ställdes in eller öppnades igen. En flytt som bara ändrar längden står som Längden ändrades. Så ser du direkt om ett samtal har flyttats fyra gånger innan det blev av.

Uppföljningar hänger ihop#

När du bokar en uppföljning från en aktivitet kopplas den nya aktiviteten till den du följde upp. Det gäller när du lämnar Boka uppföljning ibockad i loggdialogen, när du klickar på ett utfall som bokar nästa steg åt dig, när du bokar mötet som ett utfall som Bokat möte leder till, och när du loggar något med Snabblogga och bokar en uppföljning i samma veva. Varje försök är fortfarande en egen, avklarad aktivitet med sitt eget utfall, så rapporterna och Senaste kontakt räknar som förut. Det som är nytt är bara kopplingen.

Varje aktivitet i en sådan kedja visar hela kedjans historik på sin sida: försöken i den ordning de bokades, äldst överst, var och ett under en liten rubrik med namn, tidpunkt och hur det gick (Planerad, Klar · Inget svar eller Inställd). Rubriken är en länk till just det försökets egen sida, och det du tittar på är märkt Den här aktiviteten. Under rubriken står försökets egna rader, det senaste först, som förut. Ett samtal som inte nådde fram, uppföljningen som flyttades två gånger och samtalet som till slut blev av ligger alltså på samma sida.

Under aktivitetens namn står två rader som säger var den ligger i kedjan: Uppföljning av: med aktiviteten den följer upp och Följs upp av: med den som följer upp den, båda som länkar med datum. Följs en aktivitet upp av flera, till exempel ett samtal som ledde till två bokningar, står alla på samma rad. En aktivitet utan kedja har varken raderna eller rubrikerna, och sidan ser ut som den alltid gjort.

Historikikonen i listorna#

En rad som har historik bakom sig har en liten klockikon med en pil efter titeln, i Aktiviteter i sidomenyn och i tidslinjen på kund-, kontakt-, affärs-, projekt- och ärendekortet. Den visas när något hänt på vägen, till exempel en flytt, ett samtal som inte nådde fram eller en kommentar, eller när aktiviteten ingår i en uppföljningskedja. Finns det händelser står antalet bredvid ikonen. Att aktiviteten skapades och att den blev klar räknas inte, eftersom alla har de två, och en klar aktivitet utan något däremellan får därför ingen ikon.

Pekar du på ikonen står det vad som finns, till exempel Visa historiken — 3 händelser, del av en uppföljningskedja. Ett klick öppnar aktivitetens egen sida, precis som titeln gör.

Nästa steg står också överst på kundkortet#

Företagskortet inleds med en sammanfattning som ligger fast över panelerna, och dess nedersta rad heter NÄSTA STEG. Där står de tre närmaste planerade aktiviteterna med färgad typprick, tidpunkt, titel och ägare — samma aktiviteter som i tidslinjens block Planerat, bara lyfta dit du ser dem utan att rulla. Klick på en rad tar dig ner till panelen.

Har kunden ingenting bokat står det Inget bokat — planera, och klick på texten öppnar planeringsdialogen. Vid rubriken sitter Planera när det redan finns rader. Det är alltså tre vägar till samma sak: sammanfattningen, panelens egen knapp nedan, och kortets Ny aktivitet.

Alias — hitta kunden under ett annat namn#

Ett företag går ofta under fler namn än det juridiska: ett varumärke, ett koncernnamn, ett tidigare namn eller en förkortning. På fliken Företagsfakta finns fältet Alias för just det. Skriv namnet och tryck Enter så sparas det, och ett litet kryss tar bort det igen. Sökningen matchar alias bredvid namn och organisationsnummer, så kunden hittas under det namn du känner till — i snabbsökningen (Ctrl + K), i företagslistan och i företagsväljaren när du skapar en affär.

Kommer en träff bara via ett alias står det alias … efter namnet i företagslistan och under namnet i snabbsökningen, så att du ser varför just det bolaget dök upp. Har kunden alias visas de också som en diskret rad, Även känt som …, under namnet högst upp på kortet.

Vill du se aliasen direkt i listan går det också. Slå på kolumnen Alias under Kolumner ovanför företagslistan: den visar företagets alias efter varandra, åtskilda med kommatecken, och följer med i CSV-exporten, där de i stället står åtskilda med semikolon — samma sätt som i en importfil. Kolumnen är avstängd från början och går inte att sortera på.

• Ett alias är 1–120 tecken. Blanksteg i början och slutet, och upprepade blanksteg inuti, rensas bort.
• Ett företag har högst 20 alias. När det är fullt ersätts rutan för att lägga till av texten Högst 20 alias.
• Samma alias två gånger går inte, oavsett versaler, och ett alias som är detsamma som företagets namn sparas inte — det skulle inte säga något.
• Du lägger till och tar bort alias på de företag du får ändra, samma regel som för företagets övriga fält. Den som bara får läsa ser aliasen men varken rutan eller kryssen.

Slås två företag ihop behåller det som blir kvar alla alias från båda, och det andra företagets namn blir ett manuellt alias — du hittar alltså det sammanslagna bolaget under det gamla namnet också. Tas ett företag bort försvinner aliasen med det, och de kommer tillbaka om du återställer företaget ur papperskorgen.

Importerar du företag kan filen ha en kolumn Alias med flera namn i samma cell, åtskilda med semikolon. De läggs till och tar aldrig bort något som redan står på företaget. För företag som redan finns måste Uppdatera befintliga vara ibockat.

Planera nästa steg direkt från tidslinjen#

Den viktigaste raden i tidslinjen är den som ännu inte finns. Uppe till höger sitter Planera aktivitet — den fäller ut ett litet formulär i kortet i stället för att öppna en dialog, så att du kan sätta nästa steg direkt efter att du läst historiken.

1. Klicka Planera aktivitet

   Formuläret fälls ut under rubriken och markören hamnar i titelfältet.

2. Välj Typ

   Välj typ aktivt varje gång: fältet är förvalt till standardtypen Uppgift, och har administratören stängt av just den kan rullistan visuellt stå på en annan typ än den som sparas.

3. Skriv Titel

   Platshållaren frågar Vad ska göras?. Tom titel ger Skriv en titel först.

4. Sätt Datum och Tid

   Förifyllt med dagens datum och 09:00. Saknas något ger det Välj datum och tid först.

5. Klicka Planera

   Aktiviteten kopplas automatiskt till posten du står på, får dig som ägare och dyker upp direkt i Planerat.

Hopfällning och vad som syns var#

Historiken startar ihopfälld på affärs-, företags-, kontakt- och projektkortet: i stället för strömmen ser du raden HISTORIK (N), där siffran är hur många rader som väntar. Ett klick fäller ut, ett till fäller ihop. Det är avsiktligt — det du ska agera på är viktigare än det redan gjorda, och en lång historik ska inte trycka ner anteckningarna under vikningen. Finns ingen historik alls syns raden inte heller.

Valet minns sig per SORTS kort, inte per post: fäller du ut på en kontakt är historiken utfälld på nästa kontakt också, men affärskorten behåller sitt eget läge. På ärendekortet är historiken alltid utfälld — den ligger under Historik & tid, och det avsnittet öppnar man just för att läsa den.

Arvet mellan korten går bara uppåt. En aktivitet eller anteckning som skapas på en affär, kontakt eller ett projekt ärver automatiskt företaget och syns därför även på företagskortet. Motsatsen gäller inte: något du skriver på företaget dyker aldrig upp på affären.

• Företagskortet ser allt som hör till kunden — utom konfidentiella affärer.
• Affärskortet visar bara det som är kopplat till just den affären. Ett samtal du planerade på kontakten syns alltså inte där.
• Kontaktkortet visar bara det som är kopplat till personen.

Saknar du helt skrivytan — anteckningsfältet, Anteckna, Planera aktivitet, bockar, pennor och kryss — beror det oftast på rollen read_only eller på läget Se som säljare. Tidslinjen går fortfarande att läsa i sin helhet.