För administratören
Aktivitetsmodulen levereras med en färdig uppsättning som fungerar från dag ett — men den är byggd för att formas efter hur just ni säljer. Ett företag som ringer kalla samtal, ett som gör kundbesök ute på plats och ett som bara arbetar via digitala demos behöver olika typer, olika utfall och olika påminnelser. Det här spåret går igenom varje inställning som finns, vad den konkret gör och vad som händer med redan registrerad historik när du ändrar den.
Det här behöver du veta
- Nästan allt ligger på två flikar i Inställningar: Försäljning (aktivitetstyper och utfallslistor) och Fält & mallar (aktivitetsmallar och mallen för mötespåminnelser).
- Båda flikarna är helt dolda för alla utom Administratör och Plattformsadmin. Säljchefen ser dem inte, trots att teamets mål mäts på det som konfigureras där.
- Den enskilt viktigaste inställningen är aktivitetstypens beteende. Det är beteendet — aldrig namnet — som styr utfallsfrågor, mötesinbjudningar, kalendersynk och hur mål och rapporter räknar samtal och möten.
- Allt sparas direkt. Det finns inga Spara-knappar och ingen ångra-funktion efter att en ändring gått igenom.
- Ändringar är retroaktiva. Byter du namn eller beteende på en typ ändras även flera år gammal historik och gamla statistiksiffror.
Vad du bestämmer — och vad du inte bestämmer#
Det är värt att veta var gränserna går innan du börjar, eftersom en del frågor som kommer till administratören egentligen hör hemma någon annanstans. Gränsdragningen ser ut så här:
| Beslut | Vem bestämmer | Var det sätts |
|---|---|---|
| Vilka aktivitetstyper som finns, vad de heter och hur de beter sig | Administratör | Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper |
| Vilka utfall säljaren kan välja när ett samtal eller möte klarmarkeras | Administratör | Inställningar→Försäljning→Samtalsutfall och Mötesutfall |
| Färdiga aktiviteter säljaren kan plocka som mall | Administratör | Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar |
| Vem som ser vems aktiviteter | Administratör, via roller och teamstruktur | Inställningar→Behörigheter och Organisation & säkerhet |
| Vilka aktivitetsmål teamet har | Administratör eller säljchef | Prognos→Mål & uppfyllnad |
| Egen standardlängd på nya aktiviteter | Varje användare för sig själv | Inställningar→Min profil→Mina standardval |
Säljchefen kan alltså inte lägga till en aktivitetstyp, trots att chefsvyerna mäter på beteendet. Önskemål om en ny typ måste gå via dig. Det är avsiktligt: en ny typ förändrar hur hela organisationens statistik räknas, inte bara ett teams.
De två flikarna där nästan allt ligger#
Inställningar öppnas från kugghjulet och är indelad i flikar. Två av dem rör aktiviteter, och de visas bara om du har rollen Administratör eller Plattformsadmin. Ser du dem inte är det ingen bugg — det är rollen som saknas.
- Försäljning. Här ligger kortet Aktivitetstyper och direkt under det de två utfallslistorna Samtalsutfall och Mötesutfall. Att de sitter ihop är inte en tillfällighet: det är typens beteende som avgör vilken av listorna som visas vid klarmarkering. Direktlänk:
#/settings/sales. - Fält & mallar. Här ligger kortet Aktivitetsmallar — färdiga aktiviteter med namn, typ och längd som säljaren kan plocka i Ny aktivitet — samt mallen som skickas ut vid mötespåminnelser till kund. Direktlänk:
#/settings/templates.
Övriga inställningar som påverkar aktiviteter ligger utspridda: behörighetsprofilerna under fliken Behörigheter, modulväxlarna under Moduler, automatiseringar under Försäljning respektive modulen för flöden, och CSV-import under fliken Importera.
Ordningen att göra det i#
Sätter du upp aktiviteter för en ny organisation, eller städar upp en befintlig, sparar den här ordningen mest tid. Varje steg bygger på det föregående — särskilt typerna, eftersom både mallar, mål och rapporter refererar till dem.
- 1. Bestäm typerna först. Vilka arbetsmoment ska säljarna faktiskt registrera? Färre typer ger renare statistik. Sex är standard och räcker långt.
- 2. Sätt beteendet på varje typ. Det här är det steg som oftast glöms, och det som ger mest fel i efterhand. En egen typ får alltid beteendet Uppgift — klarmarkeras direkt tills du ändrar det.
- 3. Anpassa utfallslistorna. Utfallen är de svar ni faktiskt vill kunna följa upp på. Standardlistorna är en bra utgångspunkt men sällan den slutliga.
- 4. Lägg till mallar om ni har återkommande moment. Ett strukturerat uppstartssamtal eller en standarddemo blir snabbare att boka om säljaren kan plocka den färdig.
- 5. Sätt påminnelser och behörigheter sist. De bygger på att typerna redan har rätt beteende — en påminnelse skickas bara för aktiviteter med beteendet Möte.
Gå igenom Checklista för uppstart innan du släpper in säljarna. Där står stegen i ordning med det som är lätt att glömma markerat.
Två saker som kostar tid att rätta#
En ny typ skapas alltid med ikonen check-square, färgen slate och beteendet Uppgift — klarmarkeras direkt, eftersom knappen Lägg till bara skickar namnet. Missar du att sätta beteendet efteråt får typen ingen utfallsfråga, inget längdfält och räknas varken som samtal eller möte i mål och rapporter. Det upptäcks ofta först när en säljchef undrar varför mötessiffrorna är för låga.
Ändringar gäller bakåt i tiden. Döper du om Lunch till Kundlunch ändras namnet även på möten från 2023. Byter du beteende från Möte till Uppgift flyttar sig historiska aktiviteter i statistiken och gamla mötessiffror sjunker. Det finns ingen «gäller från och med»-logik.
Sidorna i det här spåret#
Vill du först förstå vad säljaren faktiskt möter i vardagen läser du Grunderna och För säljaren. Ska du hjälpa en säljchef att förstå varför siffrorna ser ut som de gör ligger förklaringen i För säljchefen.
Jag hittar inte flikarna Försäljning och Fält & mallar i Inställningar.
De visas bara för rollerna Administratör och Plattformsadmin. Säljchef, Säljare, Marknad och Endast läsa ser dem inte alls. Servern gatar dessutom API:t oberoende av gränssnittet — ett direktanrop från fel roll svarar Endast administratörer kan hantera aktivitetstyper.
Var är Spara-knappen?
Det finns ingen. Varje ändring sparas i samma stund den görs — ett namn när du trycker Enter eller klickar utanför fältet, ett val i en dropdown direkt. Esc ångrar bara medan du fortfarande skriver. Efter att en ändring gått igenom finns ingen ångra-funktion.
Kan jag testa en ändring utan att den syns för säljarna?
Nej. Inställningarna är gemensamma för hela organisationen och slår igenom direkt för alla. Vill du se hur en ändring landar för en säljare kan du använda Se som säljare — en skrivskyddad vy av systemet ur en annan användares perspektiv.
Gäller inställningarna för alla våra bolag?
Nej. Aktivitetstyper, utfallslistor och mallar är per organisation. Varje kund i systemet har sin egen uppsättning, och nycklarna är unika inom organisationen.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.