Aktivitetsmallar
En säljare som ska boka samma sorts aktivitet femtio gånger i veckan skriver samma titel femtio gånger. Aktivitetsmallar tar bort den upprepningen: en mall är en färdig kombination av namn, aktivitetstyp och längd som säljaren plockar ur en rullgardin i Ny aktivitet. Mallarna är också ett tyst styrmedel — de blir de namn ni faktiskt får i aktivitetslistan, och därmed det som går att känna igen i historiken. Den här sidan går igenom kortet fält för fält och reder ut hur mallar skiljer sig från typernas beskrivningsmall, från sekvenser och från flöden.
Det här behöver du veta
- En aktivitetsmall består av tre saker: namn, aktivitetstyp och en valfri längd i minuter. Inget mer syns i gränssnittet.
- Kortet ligger under Inställningar→Fält & mallar och heter Aktivitetsmallar. Direktlänk:
#/settings/templates. - En ny kund har noll mallar — kortet är tomt med texten Inga aktivitetsmallar ännu. Det är inte ett fel.
- Säljaren når mallarna via Fler alternativ i Ny aktivitet, i rullgardinen Mall (valfri). Rullgardinen visas bara om det finns minst en mall.
- Aktivitetsmall och typens Mall för beskrivning är två olika saker — den ena väljs manuellt, den andra läggs på automatiskt när typen väljs.
- Sekvenser och flöden använder inte aktivitetsmallar. De bär sina egna titlar och typer.
- Papperskorgsikonen raderar mallen direkt, utan bekräftelsefråga.
Var kortet ligger#
Gå till Inställningar→Fält & mallar. Fliken visas bara för rollerna Administratör och Plattformsadmin. Kortet Aktivitetsmallar ligger en bit ned på sidan: efter filbiblioteket, e-postmallarna och Mall för mötespåminnelser, och före den hopfällda sektionen med anpassade fält, textsnuttar och dokumentmallar.
Aktivitetsmallarna ligger alltså inte på samma flik som aktivitetstyperna, som hör hemma under Inställningar→Försäljning. Det är lätt att leta på fel ställe — de två sakerna hänger ihop men förvaltas på var sitt håll.
Vad en mall innehåller#
Varje mall är en rad i kortet, skriven som Namn · Typ · Längd. Prickarna är bara avskiljare; alla tre delar är klickbara och redigeras direkt på raden.
| Del | Obligatorisk | Vad den gör när mallen väljs |
|---|---|---|
| Namn | Ja | Blir aktivitetens titel. Det är alltså mallnamnet som senare står i aktivitetslistan, i kalendern och i tidslinjen — inte typens namn. |
| Typ | Ja | Sätter aktivitetens typ, och därmed indirekt hela beteendet: om klarmarkeringen frågar efter utfall, om fälten Längd och Plats visas och om mötesinbjudan erbjuds. |
| Längd | Nej | Förifyller längden i minuter och markerar den som medvetet vald, så att säljarens personliga standardlängd inte skriver över den. Visas som — min när ingen längd är satt. |
Datamodellen och API:t rymmer även en beskrivning på mallen, men kortet visar inget fält för den. Alla mallar som skapas i produkten får därför tom beskrivning. Vill du att beskrivningsfältet ska förifyllas använder du i stället typens Mall för beskrivning — se avsnittet nedan.
Skapa en mall#
Formuläret för en ny mall ligger längst ned i kortet: tre fält bredvid varandra och en knapp under dem.
Skriv namnet
Fältet med platshållaren Namn. Skriv det säljaren ska känna igen i rullgardinen — och kom ihåg att texten blir aktivitetens titel. Uppföljning efter offert är ett bra mallnamn, Samtal är det inte, eftersom det inte säger något i historiken.
Välj aktivitetstyp
Rullgardinen listar organisationens aktiva aktivitetstyper med era egna namn. Finns fler än tio typer blir listan sökbar. Förvalt värde i formuläret är standardtypen Samtal.
Sätt längden om den är känd
Sifferfältet Längd (min) är valfritt. Lämnas det tomt sparas ingen längd alls, och säljarens egen standardlängd får gälla i stället.
Klicka Lägg till mall
Mallen sparas och du får bekräftelsen Aktivitetsmall sparad. Fälten Namn och Längd (min) töms så att du kan skriva nästa mall direkt, medan typvalet står kvar. Klickar du utan namn får du Ge mallen ett namn först — knappen är aldrig död utan att förklara varför.
Listan sorteras på namn, inte på skapandeordning. Det finns inga pilar för att flytta mallar — vill du styra ordningen gör du det med namngivningen, till exempel genom att inleda med ett ord som grupperar dem.
Ändra och ta bort#
Allt på raden redigeras inline och sparas direkt. Det finns ingen Spara-knapp och ingen ångra-funktion efter att ändringen gått igenom.
- Namnet — klicka på texten, skriv, Enter eller klick utanför sparar, Esc ångrar medan du skriver. Tomt namn avvisas med Fältet kan inte vara tomt — ändringen sparades inte.
- Typen — klicka på typnamnet så öppnas en rullgardin med de aktiva typerna.
- Längden — klicka på 30 min eller — min så öppnas ett sifferfält med platshållaren min. Tomt värde nollställer längden. Värdet måste vara ett positivt heltal.
- Ta bort — papperskorgsikonen längst till höger på raden (verktygstips Ta bort) visas först när du pekar på raden.
Papperskorgen raderar mallen omedelbart, utan bekräftelsedialog och utan att den hamnar i papperskorgen. Det finns ingen spärr — till skillnad från aktivitetstyper och utfallsvärden går en mall alltid att ta bort. Det är ofarligt för historiken: redan skapade aktiviteter påverkas inte alls, eftersom mallen bara är ett förifyllningshjälpmedel. Men mallen i sig är borta och får skrivas om från början.
När du ändrar en rad sparas hela mallen på nytt — namn, typ, längd och den osynliga beskrivningen skickas alltid med. Det är därför en beskrivning som lagts in via API:t överlever att du redigerar namnet i gränssnittet.
Så använder säljaren mallen#
Mallarna ligger inte i första vyn av Ny aktivitet, utan bakom länken Fler alternativ (mall, beskrivning, checklista, upprepa …). Där ligger rullgardinen Mall (valfri) överst, med tomvalet — Välj mall —.
Väljer säljaren en mall sätts fyra saker på en gång: typ, titel (mallens namn), beskrivning (om mallen mot förmodan har någon) och längd. Därefter är fälten helt vanliga — säljaren kan skriva om titeln, byta datum och koppla kunden som vanligt. Mallen är en startpunkt, inte en låsning.
| Villkor | Vad säljaren ser |
|---|---|
| Ingen mall finns | Rullgardinen Mall (valfri) visas inte alls — inget tomt fält, ingen tom lista. |
| Minst en mall finns | Rullgardinen visas under Fler alternativ, med mallarna sorterade på namn. |
| Säljaren redigerar en befintlig aktivitet | Mallväljaren visas inte. Mallar gäller bara när något skapas. |
Hela formuläret gås igenom fält för fält i Planera en aktivitet.
Längden sparas bara på mötestyper#
Fälten Längd och Plats visas bara för typer vars beteende är Möte. Har mallen en längd men pekar på en typ med beteendet Samtal eller Uppgift förifylls längden i formuläret men sparas inte på aktiviteten. Sätt därför bara längd på mallar vars typ faktiskt är ett möte — annars ser det ut som att systemet tappar värden.
Varje användare kan dessutom sätta Standardlängd aktivitet under Inställningar→Min profil→Mina standardval. En mall med längd vinner över det personliga valet, eftersom mallens längd räknas som ett medvetet val. Det personliga valet kan administratören inte sätta åt någon annan.
Mall för beskrivning kontra aktivitetsmall#
Två funktioner heter nästan samma sak och fyller nästan samma behov. Skillnaden är värd att lära sig ordentligt, för det är den vanligaste källan till «varför händer inget när jag väljer typen?».
| Typens Mall för beskrivning | Aktivitetsmallar | |
|---|---|---|
| Var den ställs in | Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper, på typens rad | Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar |
| Hör till | En aktivitetstyp | Sig själv — en egen post |
| Innehåller | Enbart en beskrivningstext (max 2000 tecken) | Namn, typ och valfri längd |
| Hur den används | Automatiskt: texten läggs in så fort säljaren väljer typen | Manuellt: säljaren väljer mallen i Mall (valfri) |
| Sätter titeln | Nej | Ja — mallens namn blir titeln |
| Sätter längden | Nej | Ja, om längd är angiven |
| Typiskt användningsfall | En fast demo-agenda som alltid ska stå i beskrivningen | En återkommande aktivitet med eget namn, till exempel Kvartalsavstämning |
De två kan användas samtidigt och krockar inte: väljer säljaren först en typ med beskrivningsmall och därefter en aktivitetsmall som har en beskrivning, är det mallens text som blir kvar eftersom den sätts sist. Typens beskrivningsmall skyddar dessutom det säljaren själv har skrivit — den skriver bara i ett tomt beskrivningsfält eller över exakt den förra typens malltext.
I praktiken är kombinationen ofta den bästa: låt typen Demo bära agendan som beskrivningsmall, och lägg upp aktivitetsmallar för de demos som har egna namn och längder. Då får säljaren rätt agenda oavsett hur aktiviteten skapades.
Mallar, sekvenser och flöden#
Infinity CRM har tre mekanismer som skapar eller förifyller aktiviteter. De ser besläktade ut i menyn men delar ingen data alls — en ändring i en av dem påverkar aldrig de andra två. Det är viktigt att veta innan man börjar underhålla dem.
| Mekanism | Var den ställs in | Skapar aktiviteter | Använder aktivitetsmallar |
|---|---|---|---|
| Aktivitetsmallar | Inställningar→Fält & mallar | Nej — förifyller formuläret när säljaren skapar en aktivitet | — |
| Aktivitetssekvenser (playbooks) | Inställningar→Försäljning→Visa avancerat: automationer, prislistor, sekvenser och intressen | Ja — flera på en gång när någon trycker Använd sekvens | Nej. Varje steg bär sin egen titel och typ. |
| Flöden | Modulen Flöden i menyn | Ja — automatiskt när en kontakt går genom flödet | Nej. Steget Skapa aktivitet har bara ett titelfält. |
Aktivitetssekvenser#
En sekvens är en spelbok: en namngiven serie steg som var och en har ett dagsavstånd, en aktivitetstyp och en titel. Kortet heter Aktivitetssekvenser (playbooks) och beskriver sig självt som «fördefinierade uppföljningsflöden som kan appliceras på en affär eller kontakt och genererar aktiviteter». Du skapar en sekvens genom att skriva ett namn i fältet Ny sekvens, t.ex. Ny lead-uppföljning och klicka Lägg till, och sedan bygga på med steg: fältet Dag (dagar efter att sekvensen startas, där 0 betyder samma dag), en typväljare och fältet Stegtitel, t.ex. Ring och boka möte.
Säljaren använder sekvensen med knappen Använd sekvens på en affär, kontakt eller ett företag, väljer sekvens i rullgardinen — Välj sekvens — och ett startdatum. Alla steg blir aktiviteter på en gång, daterade utifrån startdatumet. Finns ingen sekvens upplagd hänvisar dialogen till att skapa en under Inställningar→Aktivitetssekvenser.
Sekvensstegen väljer typ ur samma lista av aktiva aktivitetstyper som allt annat. Stänger du av en typ som används i en sekvens fortsätter sekvensen att skapa aktiviteter av den typen — men typen går inte längre att välja när du redigerar steget. Gå igenom era sekvenser när ni tar en typ ur bruk.
Flöden#
Flöden är den automatiska varianten: en kontakt skrivs in i flödet och systemet arbetar sig igenom stegen — mejl, väntesteg, grenar och steget Skapa aktivitet. Aktivitetssteget har bara ett fält, med platshållaren Aktivitetens titel, t.ex. Ring och följ upp mejlserien, och skapar en aktivitet av standardtypen Uppgift på företagets ägare. Det går alltså inte att peka ut en aktivitetsmall eller en egen typ i ett flöde.
Eftersom flödessteget alltid skapar en uppgift frågar den aktiviteten aldrig efter utfall, och den räknas varken som samtal eller möte i mål och rapporter. Ska flödet leda till ett riktigt samtal är titeln det enda som styr säljaren dit — skriv den så att det framgår.
Alla inställningar#
Aktivitetsmall – namn
- Var
- Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar→klicka på namnet på raden, eller fältet Namn i formuläret längst ned
- Värden
- Fri text, minst ett tecken. Tomt avvisas med Fältet kan inte vara tomt — ändringen sparades inte; ett nytt namn saknas ger Ge mallen ett namn först.
- Standard
- — (en ny kund har inga mallar alls)
- Vad den gör
- Visas i rullgardinen Mall (valfri) i Ny aktivitet och sätts som aktivitetens titel när mallen väljs. Mallistan sorteras på namn. Namnbyte påverkar inte redan skapade aktiviteter — de bär sin titel själva.
- Vem får ändra
- Administratör eller Plattformsadmin. API:t svarar Endast administratörer kan hantera aktivitetsmallar för övriga roller.
Aktivitetsmall – typ
- Var
- Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar→typvärdet på raden, eller typväljaren i formuläret
- Värden
- En av organisationens aktiva aktivitetstyper, med era egna namn. Vid fler än tio typer blir listan sökbar.
- Standard
- Formuläret för en ny mall har alltid standardtypen Samtal förvald.
- Vad den gör
- Sätter aktivitetens typ när mallen väljs, och därmed indirekt beteendet: utfallsfråga vid klarmarkering, vilken utfallslista som visas, fälten Längd och Plats, förvalt datum och mötesinbjudan. Se Aktivitetstyper och Utfall för samtal och möten.
- Vem får ändra
- Administratör eller Plattformsadmin
Aktivitetsmall – längd
- Var
- Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar→längdvärdet på raden (— min när tomt), eller fältet Längd (min)
- Värden
- Positivt heltal minuter, eller tomt. Tomt värde nollställer längden.
- Standard
- Tomt
- Vad den gör
- Förifyller längden när mallen väljs och markerar den som medvetet vald, så att användarens personliga Standardlängd aktivitet inte skriver över den. Längden sparas dock bara på aktiviteten om typens beteende är Möte — för samtal och uppgifter finns inget längdfält att spara till.
- Vem får ändra
- Administratör eller Plattformsadmin
Aktivitetsmall – beskrivning
- Var
- Finns i datamodellen och i API:t, men inget fält visas i gränssnittet — kortet visar bara namn, typ och längd
- Värden
- Fri text eller tomt
- Standard
- Tomt för alla mallar som skapas i produkten
- Vad den gör
- Vore beskrivningen satt skulle den förifylla aktivitetens beskrivning när mallen väljs. I praktiken går den bara att fylla i via API-anrop. Behöver ni förifylld beskrivningstext i dag används typens Mall för beskrivning i stället. En inline-ändring på raden bevarar en beskrivning som redan finns, eftersom hela mallen skickas vid varje sparning.
- Vem får ändra
- Administratör eller Plattformsadmin (via API)
Aktivitetsmall – ta bort
- Var
- Inställningar→Fält & mallar→Aktivitetsmallar→papperskorgsikonen längst till höger på raden (syns vid hovring, verktygstips Ta bort)
- Värden
- —
- Standard
- —
- Vad den gör
- Raderar mallen omedelbart, utan bekräftelsedialog och utan spärr. Redan skapade aktiviteter påverkas inte. Mallen går inte att återskapa annat än genom att skriva in den på nytt.
- Vem får ändra
- Administratör eller Plattformsadmin
Aktivitetsmallar vid ny kund (provisionering)
- Var
- Sätts när organisationen skapas — går inte att välja
- Värden
- Noll mallar. Kortet visar Inga aktivitetsmallar ännu.
- Standard
- Tomt
- Vad den gör
- Till skillnad från aktivitetstyperna och utfallslistorna, som seedas med färdiga värden, får en ny kund inga aktivitetsmallar. Rullgardinen Mall (valfri) syns därför inte alls i Ny aktivitet förrän administratören lagt upp den första mallen — vilket lätt tolkas som att funktionen saknas.
- Vem får ändra
- Kundens administratör lägger upp mallarna själv
Standardlängd aktivitet (personlig, inte administratörsstyrd)
- Var
- Inställningar→Min profil→Mina standardval→Standardlängd aktivitet
- Värden
- — Ingen —, 15 min, 30 min, 45 min, 60 min, 90 min, 120 min
- Standard
- — Ingen —
- Vad den gör
- Förifyller längden på nya aktiviteter, men syns bara för mötestyper. Skrivs över av en aktivitetsmall som har en längd. Varje användare sätter detta för sig själv — administratören kan inte sätta det åt andra.
- Vem får ändra
- Varje användare för sitt eget konto
Vilka mallar är värda att lägga upp#
Mallbiblioteket blir snabbt skräpigt om varje idé får en egen rad. En rimlig tumregel är att en mall ska motsvara något ni gör minst en gång i veckan och som har ett eget, igenkännbart namn i historiken.
- Ja: Uppföljning efter offert, Kvartalsavstämning, Onboardingmöte 60 min, Ring nytt lead, Avtalsgenomgång inför förnyelse.
- Nej: mallar som bara upprepar typens namn (Samtal, Möte) — de tillför inget, eftersom typen redan är vald i formuläret.
- Nej: mallar som egentligen är en serie steg. Det är en sekvens, inte en mall.
Gå igenom listan ett par gånger om året. En mall ingen väljer kostar inget i drift men gör rullgardinen längre, och en lång rullgardin gör att säljaren slutar öppna den.
Varför ser mina säljare ingen mallväljare i Ny aktivitet?
Antingen finns det ingen mall upplagd — rullgardinen Mall (valfri) döljs helt då — eller så letar de i redigeringsläget, där mallar inte visas alls. Kontrollera också att de öppnat Fler alternativ (mall, beskrivning, checklista, upprepa …), eftersom mallväljaren ligger bakom den länken.
Kan jag lägga en agenda eller checklista i mallen?
Inte via kortet. Mallen har bara namn, typ och längd. Vill du ha en förifylld agenda lägger du den som Mall för beskrivning på aktivitetstypen i stället — då kommer texten automatiskt när typen väljs, oavsett om någon mall används.
Vad händer med aktiviteter som skapats från en mall jag tar bort?
Ingenting. Mallen kopieras in i formuläret vid skapandet och lämnar inget spår på aktiviteten. Radering påverkar bara framtida skapande.
Kan jag bestämma ordningen på mallarna i rullgardinen?
Inte direkt — listan sorteras alltid på namn. Vill du gruppera dem gör du det med prefix i namnet, till exempel Nykund – första samtalet och Nykund – uppföljning.
Vi lade en längd på mallen men den försvinner när säljaren sparar.
Då pekar mallen på en typ vars beteende inte är Möte. Fälten Längd och Plats finns bara för mötesbeteende, och en längd som inte har något fält sparas inte. Byt typ på mallen, eller ändra typens beteende under Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper.
Vår mall pekar på typen Samtal som vi stängt av. Vad händer?
Raden visar fortfarande typen, men den går inte längre att välja i typväljaren eftersom bara aktiva typer listas. Formuläret för en ny mall förväljer dessutom alltid Samtal — även när den typen är avstängd. Peka om mallen på en aktiv typ när ni tar en typ ur bruk.
Kan säljchefen lägga upp mallar?
Nej. Fliken Fält & mallar är en administratörsyta och servern nekar övriga roller oavsett gränssnitt. Önskemål om nya mallar går via administratören.
Går det att låta en mall skapa flera aktiviteter samtidigt?
Nej, en mall fyller i ett enda formulär. För en serie steg använder ni en aktivitetssekvens, som skapar alla aktiviteter på en gång när någon trycker Använd sekvens. För återkommande aktiviteter i samma serie finns i stället Upprepa i planeringsdialogen — se Återkommande aktiviteter.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.