Så fungerar aktiviteter
En affär som ingen har bokat ett nästa steg på står stilla — och den som inte skriver ner vad som ska hända härnäst kommer att glömma det. Aktiviteten är systemets svar på båda problemen: en liten post som säger vad som ska göras, när, och av vem. Den här sidan förklarar begreppen som hela avsnittet vilar på.
Det här behöver du veta
- En aktivitet är ett planerat nästa steg — ett samtal, ett möte eller en uppgift med datum, tid och ägare.
- Aktivitetstypens beteende styr hur formuläret ser ut och vad som händer vid avslut — inte typens namn.
- Kopplingen till företag, kontakt, affär, projekt eller ärende avgör var aktiviteten syns i resten av systemet.
- Aktiviteter är kärnfunktion. I Inställningar→Moduler ligger de i raden Ingår alltid och kan inte stängas av.
Vad en aktivitet är#
En aktivitet är en enda sak som ska göras vid en viss tidpunkt: ringa Anna på tisdag, hålla behovsmötet på torsdag klockan 10, förbereda offerten före fredag. Formellt består den av en typ, en titel, en tidpunkt och en ägare. Allt annat — koppling till en kund, deltagare, beskrivning, checklista, plats, längd — är tillval som du lägger på när de tillför något.
Fältet heter Titel * och stjärnan är formulärets enda obligatoriemarkering. Datum och tid krävs också, men de är alltid förifyllda — i praktiken räcker det att skriva vad som ska göras och trycka Planera. Det är medvetet: en aktivitet som är för dyr att skapa blir inte skapad.
Poängen med att aktiviteten är en egen post — i stället för en rad i en anteckning — är att systemet kan räkna på den. Pipeline vet vilka affärer som saknar nästa steg och märker dem med Inget nästa steg i rött. Översikten vet vad som är försenat. Säljchefen kan följa aktivitetsnivån i teamet. Ingenting av det fungerar på fritext.
Typerna — och beteendet som styr allt#
Ett nytt CRM startar med sex aktivitetstyper. De skiljer sig åt på två plan: vad de heter, och vilket beteende de har. Namnet är det du ser i listan. Beteendet är det som faktiskt styr hur planeringsdialogen ser ut och vad som händer när du bockar av.
| Typ | Beteende | Vad det innebär i praktiken |
|---|---|---|
| Samtal | Samtal | Avskalat formulär, standarddatum idag. Vid avbockning öppnas dialogen Logga samtal där du väljer samtalsutfall och skriver en anteckning. |
| Möte | Möte | Fullt formulär med längd, plats, deltagare, kalenderinbjudan, påminnelser och upptaget-remsa. Standarddatum nästa vardag. Avbockning öppnar Logga möte med mötesutfall. |
| E-post | Uppgift | Bockas av direkt utan utfallsfråga. Har kontakten en mejladress får raden en Skicka mejl-knapp. |
| Uppgift | Uppgift | Det neutrala alternativet för sådant som ska göras men inte är en kundkontakt: förbereda underlag, research, en intern påminnelse. |
| Demo | Möte | Beter sig precis som ett möte — längd, deltagare, inbjudan och mötesutfall. |
| Lunch | Möte | Också ett möte i systemets ögon, med samma fält och samma avslutsfråga. |
Beteendet finns i tre varianter och heter i inställningarna Samtal — samtalsutfall vid avslut, Möte — mötesutfall + inbjudan och Uppgift — klarmarkeras direkt. Administratören kan döpa om typerna, byta ikon och färg, ändra ordningen och lägga till egna — men mötestypen kan varken tas bort eller stängas av, eftersom kalendersynken skapar aktiviteter med just den nyckeln.
Ser du inte fälten för längd, plats och deltagare när du planerar? Då har den valda typen beteendet Uppgift eller Samtal. Byt typ till Möte så tänds de.
Livscykeln: planerad, genomförd, uppskjuten#
En aktivitet föds som planerad och är tänkt att sluta som slutförd. Däremellan kan den flyttas hur många gånger som helst utan att byta tillstånd — uppskjutning ändrar bara tidpunkten.
- Planerad — aktiviteten ligger i din lista och i din kalender. Har tidpunkten passerat räknas den som försenad och hamnar under rubriken Försenade med röd text.
- Uppskjuten är ingen egen status. Knapparna +1d, +3d, +7d och Mån flyttar tidpunkten framåt med bibehållet klockslag; aktiviteten förblir planerad.
- Slutförd — du har bockat av den. För samtal och möten sker det via loggdialogen där utfall och anteckning fastnar på kunden; för uppgifter med ett klick.
- Återöppnad — knappen Återöppna sätter tillbaka statusen till planerad och behåller loggat utfall och anteckning. Knappen Ångra i toasten direkt efter avbockningen gör nästan samma sak, men nollställer utfall och anteckning.
- Inställd — en status systemet sätter åt dig, inte något du väljer i dialogen. Den uppstår när ett synkat möte ställs in i Outlook eller Google, eller när ett företag inaktiveras och dess planerade aktiviteter avslutas.
- Borttagen — papperskorgen i tidslinjen på kund-, kontakt- eller affärskortet. Bekräftelsen heter Ta bort aktiviteten och varnar för att loggat utfall försvinner. Det går inte att ångra.
Slutför hellre än att radera. En slutförd aktivitet med utfall är historik som säger något om kunden — en raderad aktivitet är ett hål i historiken, och den försvinner även ur chefens uppföljning och rapporterna.
Kopplingen: vad aktiviteten hör till#
I fältet Koppla till (valfritt) anger du vilken post aktiviteten gäller. Väljaren erbjuder affär, företag och kontakt; planerar du från ett projekt eller ett ärende sätts den kopplingen automatiskt i stället. Kopplingen är formellt ett tillval, men det är den som gör aktiviteten till mer än en påminnelse i din egen kalender.
Systemet härleder företaget åt dig: kopplar du till en kontakt, en affär eller ett projekt ärver aktiviteten postens företag och syns därmed i kundens tidslinje. Undantaget är affärer märkta som konfidentiella — de ärver inte ut företaget, eftersom affärstitlarna inte får läcka till kundkortet.
Sparar du utan koppling blir aktiviteten en personlig uppgift eller ett eget möte på ägaren. Den syns i Min dag och i kalendern, men inte på någon kunds tidslinje och inte i pipelinens nästa steg-räkning. Det är rätt val för interna göromål och fel val för allt som rör en kund.
Ägare och deltagare#
Tre roller är lätta att blanda ihop och gör helt olika saker.
| Roll | Vem | Vad det betyder |
|---|---|---|
| Ägare | En användare i CRM:et | Den som ansvarar för att aktiviteten blir gjord. Aktiviteten ligger i den personens lista och kalender, och det är den personens dag som krockkollen läser. Standard är du själv; byter du ägare delegerar du. |
| Kollegor som deltar (valfritt) | Andra användare, max fem | Interna medresenärer. De får aktiviteten i sina egna listor och sin egen kalender, men ansvaret ligger kvar hos ägaren. |
| Deltagare | Kontakter hos kunden | De personer utanför huset som ska vara med på mötet. Deras sparade e-postadresser är det som gör kalenderinbjudan möjlig, och deras svar visas som bock eller kryss på deltagaren. |
Var aktiviteterna dyker upp#
Samma aktivitet visas på flera ytor. Ingen av dem är en kopia — det är samma post sedd ur olika håll.
| Yta | Vad du ser där |
|---|---|
| Översikt | Widgetarna Försenade aktiviteter och Dagens aktiviteter, plus knappen Starta Min dag som tar dig direkt till fokusläget. |
| Aktiviteter | Hela din att-göra-lista, grupperad i Försenade, Idag, Imorgon, de fem närmaste dagarna, Senare och Slutförda. Sidomenyns röda siffra räknar det försenade. |
| Kalender | Aktiviteter med tid utlagda på dygnet, tillsammans med det som synkats från Outlook eller Google. Klick i en tom lucka planerar en ny aktivitet på just den tiden. |
| Kundkortet, kontaktkortet och affärskortet | Tidslinjen med rubrikerna Planerat och Historik — det som ska hända och det som har hänt, tillsammans med anteckningarna. |
| Pipeline | Nästa planerade aktivitet som datum på affärskortet, och varningen Inget nästa steg på de affärer som saknar en. Listvyn har kolumnen Nästa steg. |
Ord du möter#
- Aktivitet
- Ett planerat eller genomfört steg med typ, titel, tidpunkt och ägare.
- Aktivitetstyp
- Namnet i fältet Typ — Samtal, Möte, Uppgift med flera. Listan sätts av administratören under Inställningar→Försäljning→Aktivitetstyper.
- Beteende
- Typens kategori: Samtal, Möte eller Uppgift. Styr vilka fält som visas och om avbockning öppnar loggdialogen. Ställs in per typ under Beteende vid klarmarkering.
- Utfall
- Hur det gick — en etikett du väljer när du loggar ett samtal eller ett möte, till exempel Bokat möte. Listorna heter Samtalsutfall och Mötesutfall och sätts av administratören.
- Försenad
- En planerad aktivitet vars tidpunkt redan passerat. Härleds automatiskt — det är ingen status du sätter.
- Koppling
- Den post aktiviteten hör till: affär, företag, kontakt, projekt eller ärende.
- Ägare
- Användaren som ansvarar för aktiviteten och i vars lista och kalender den ligger.
- Deltagare
- Kontakter hos kunden som ska vara med på mötet, och som kan få en kalenderinbjudan.
- Min dag
- Fokusläget som betar av försenade och dagens aktiviteter ett kort i taget.
- Serie
- Flera tillfällen skapade på en gång med Upprepa. Varje tillfälle blir en självständig aktivitet som redigeras för sig.
Måste varje aktivitet kopplas till en kund?
Nej, men allt som rör en kund bör kopplas. Utan koppling syns aktiviteten enbart i din egen lista och kalender — den hamnar inte i kundens tidslinje och räknas inte som nästa steg på affären.
Vad är skillnaden mellan att ta bort en aktivitet och att bocka av den?
Avbockning bevarar historiken med utfall och anteckning. Borttagning raderar posten helt, går inte att ångra, och tar bort spåret ur kundens tidslinje och ur uppföljningen.
Varför får jag inte fram fälten för deltagare och kalenderinbjudan?
De fälten hör till typer med beteendet Möte. Har du valt Samtal, E-post eller Uppgift visas ett avskalat formulär. Byt typ, så dyker de upp. Demo och Lunch räknas också som möten.
Kan administratören stänga av aktiviteter?
Nej. Aktiviteter är kärnfunktion och ligger i raden Ingår alltid under Inställningar→Moduler. Däremot kan menyposten döpas om under Inställningar→Organisation & säkerhet→Terminologi, så den kan heta något annat hos er.
Vad händer med aktiviteter som synkats från Outlook eller Google?
De visas i listan med en kalenderikon och verktygstipset Synkad från din kalender — ändringar görs där, inte här. Tid och innehåll styrs från kalendern, så ändringar du gör i CRM:et kan skrivas över vid nästa synk.
Läs vidare#
Resten av avsnittet är uppdelat i tre spår. Välj det som stämmer med vad du ska få gjort.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.