När systemet skapar aktiviteter åt er

I ett CRM som är igång skriver säljaren bara en bråkdel av sina aktiviteter för hand. Resten föds någon annanstans: en regel som utlöses när en affär vinns, ett flöde som når sitt aktivitetssteg, en ringlista där ett klick loggar samtalet, en kund som bokar en tid via en länk. Det är precis den poängen med automatiken — men den har en baksida. Aktiviteter som ingen bad om, planerade på en tid ingen valt, hos en ägare ingen pekat ut, blir till en hög som säljaren slutar lita på. Den här sidan går igenom varje maskin som kan skapa en aktivitet, vad som utlöser den, vem som blir ägare, när den planeras — och vilka spärrar som finns för att hålla volymen nere.

De sju vägarna in — en översikt#

Tabellen är sidans kärna. Läs den som en felsökningsnyckel: när en säljare frågar «var kom den här ifrån?» går det nästan alltid att svara utifrån typ, ägare och klockslag.

Automationer — regelmotorn#

Automationerna är «när X → gör Y» utan skriptande. De ligger under Inställningar→Försäljning, bakom den fällbara raden Visa avancerat: automationer, prislistor, sekvenser och intressen. Av de tre åtgärderna är det Skapa uppföljningsaktivitet som rör aktivitetsspåret; de andra två är Notifiera ägaren och Lägg en anteckning.

Bygga en regel#

1. Börja från en mall om du kan

   Knappen Utgå från mall… förifyller formuläret. Bland mallarna finns Uppstartsmöte efter vunnen affär, Tackmejl dagen efter genomfört möte, Ny lead → notifiera ägaren, Väck affärer som legat still i 30 dagar (dagligen), Stängningsdatum inom 14 dagar (dagligen) och Manuell knapp: boka demo-paket på affären. Annars: Ny regel.

2. Välj när regeln körs

   Fältet När körs regeln? har tre lägen. Vid en händelse lyssnar på händelsebussen. Varje dag (schemalagd) betar av ett urval en gång per dygn — du sätter Gäller (Affärer, Företag eller Kontakter) och Körs kl (00–23), som standard 7. Manuellt — knapp på posten blir i stället knappen Automation på kortet.

3. Avgränsa med villkor

   Under Villkor (vilka poster träffas) bygger du OR-grupper av AND-rader, som mest tre grupper. Operatorerna är är, är inte, är större än, är mindre än, innehåller, är tomt, är ifyllt, inträffar inom (dagar) och ligger minst (dagar) bakåt. Knapparna heter + och-villkor och + eller-grupp, med avdelaren — ELLER —.

4. Välj åtgärden

   Under Gör (åtgärd) väljer du Skapa uppföljningsaktivitet. Då sätter du aktivitetstyp, hur många dagar fram (0–365) och en titel. I titeln får du använda mallfälten som fylls i från posten eller händelsen.

5. Sätt karensen medvetet

   Karens per post (dagar) står som standard på 30. Den gör att samma affär eller kund inte träffas igen förrän karensen gått ut. Det är den enskilt viktigaste ratten mot dubbelbokning av uppgifter.

6. Aktivera och följ upp

   Knappen heter Aktivera regeln första gången och Spara ändringar sedan. Toasten blir Automationen är igång respektive Regeln uppdaterad. Regelraden visar därefter märken som körd 42 ggr eller fel vid senaste körningen.

Mallfälten du kan använda i titeln:

{{title}}   {{name}}   {{value}}   {{stage}}

Hjälptexten under fältet påminner om att de fyra mallfälten fylls i från posten eller händelsen. En titel som Uppstartsmöte: {{title}} blir alltså «Uppstartsmöte: Nytt växelavtal» när regeln kör på en affär med det namnet. Samma mallfält fungerar i texten till åtgärderna Notifiera ägaren och Lägg en anteckning.

Var aktiviteten hamnar#

Utföraren av en automation är postens ägare, med regelns skapare som reserv. Det är därför aktiviteten hamnar hos rätt säljare i stället för hos ett systemkonto — men det är också den vanligaste källan till «min regel gör ingenting». Kopplingen sätts utifrån händelsen: en affärshändelse ger både affär och företag, en företagshändelse ger företaget, en kontakthändelse ger kontakt och företag, och händelsen «aktivitet slutförs» ger affären och företaget från den slutförda aktiviteten.

Spärrarna som håller volymen nere#

• Karens per post. Samma post träffas inte igen förrän karensen gått ut. Standard 30 dagar.
• Dygnstaket. En schemalagd regel kör högst en gång per svensk kalenderdag och tar som mest 50 poster per körning. Resten kommer nästa dygn, och loggraden Dagens tak (50 poster) nått — resten tas nästa körning berättar att det hände.
• Arkiverade affärer väcks aldrig av schemalagda regler.
• Ett fel fäller aldrig affärsflödet. Går regeln sönder loggas det som fel vid senaste körningen och i körningsloggen, men den ursprungliga handlingen — att vinna affären, till exempel — går igenom ändå.
• Körningsloggen. Visa körningsloggen fäller ut de senaste körningarna med tidpunkt, trigger, post, ok eller fel, och detalj. Max 200 rader sparas per regel.

Aktivitetssekvenser (playbooks)#

En sekvens är ett fördefinierat uppföljningsflöde: en lista med steg där varje steg är ett dagantal, en aktivitetstyp och en titel. Den administreras under samma avancerade sektion, i kortet Aktivitetssekvenser (playbooks), och beskrivs där som Fördefinierade uppföljningsflöden som kan appliceras på en affär/kontakt och genererar aktiviteter.

Du skapar sekvensen med namnfältet Ny sekvens, t.ex. Ny lead-uppföljning och knappen Lägg till. Varje steg byggs sedan av fältet Dag — med hovertexten Dagar efter att sekvensen startas (0 = samma dag) och standardvärdet 1 — plus aktivitetstyp och Stegtitel, t.ex. Ring och boka möte. Knappen som lägger till steget heter Steg.

Att skapa och ändra sekvenser kräver administratör. Att använda dem gör alla: knappen Använd sekvens finns på affärs-, kontakt- och företagskortet, med hovertexten Applicera en aktivitetssekvens (spelbok). Säljaren väljer sekvens och Startdatum, klickar Applicera och får toasten N aktiviteter skapade. Aktiviteterna planeras kl 09:00 svensk tid på startdatum plus stegets dag-offset, och de hamnar hos den som klickade.

Leveransmallar — produkt utlöser sekvens#

Leveransmallen är bryggan mellan sälj och leverans, och den enda helt automatiska vägen från en vunnen affär till konkreta uppgifter. Kortet Leveransmallar ligger under Inställningar→Försäljning och kräver modulen Produkter & prislistor.

Du kopplar en Produkt… till en Sekvens… och väljer triggerpunkt: Vid vinst (standard) eller alternativet När affären når {steg}, där platshållaren byts mot namnet på det pipelinesteg du väljer. Knappen heter Koppla och kvittensen blir Leveransmallen sparad. När en affär som innehåller produkten sedan vinns — eller når det valda steget — appliceras sekvensen automatiskt på affären, med affärens ägare som ägare och dagens datum som startdatum.

Saknar ni sekvenser möts ni av tomtexten Inga sekvenser ännu — skapa en under Inställningar → Försäljning → Aktivitetssekvenser först. Ordningen är alltså: sekvens först, leveransmall sedan.

Flöden — aktivitetssteget i en drip-sekvens#

Flöden är automatiska mejlserier på kontakter, med väntetider, grenar och loopar. De ligger under Utskick→Flöden och beskrivs på sidan som Automatiska sekvenser av mejl, väntetider och uppgifter för kontakterna i en sparad vy — tills målet är nått. Körs en gång i timmen. Kopplingen till aktiviteter är ett enda steg, men det är ett steg som kan producera mycket.

Steget läggs till med knappen Aktivitet och heter Skapa aktivitet i steglistan. Det har ett enda fält — titeln, med platshållaren Aktivitetens titel, t.ex. Ring och följ upp mejlserien — och hjälptexten under säger rakt ut var den hamnar: Tilldelas företagets ägare, annars flödets skapare.

Två saker till är värda att känna till som administratör. Ett flöde tar in varje kontakt en enda gång, för alltid — även om hon lämnar källvyn och kommer tillbaka, och oavsett om hon kom in via vyn eller via Starta i flöde. Och ett fel i aktivitetssteget stoppar aldrig flödet: steget hoppas och flödet går vidare, vilket är bra för driften men gör att uteblivna uppgifter är tysta.

Målet Möte bokat stoppar flödet är standard för nya flöden och bygger på aktivitetstypernas kategori: deltagaren stoppas så snart det finns en aktivitet av mötestyp kopplad till kontakten som skapats efter inträdet — oavsett vem som bokade den eller varifrån den kom. Även ett kalendersynkat möte räknas.

Ringlistans ettklicksloggning#

I ringlistans arbetsläge betar säljaren av ett kort i taget. Utfallschipsen — Svarade, Bokade möte och vad ni annars konfigurerat under Inställningar→Försäljning→Listor→Samtalsutfall — har hovertexten Logga "X" och bocka av — ett klick. Bakom det klicket händer mer än det ser ut:

• En aktivitet skapas med organisationens första samtalstyp och titeln «Samtal: {postens namn}», kopplad till företaget och kontakten.
• Den slutförs omedelbart med det valda utfallet.
• Ringlistans post bockas av, och aktivitetens id sparas på raden.

Bokningslänkar — kunden skapar mötet själv#

När en kund bokar en tid via en personlig bokningslänk eller en teambokning skapas en mötesaktivitet hos säljaren. Titeln blir Möte: Anna Andersson, eller Möte: Anna Andersson · Teambokning Demo när bokningen kom via en teamlänk, så säljaren ser direkt varifrån den kom. Beskrivningens första rad är Bokat via din bokningslänk. eller Bokat via teamlänken "X"., följd av namn, e-post och eventuellt ärende. Säljaren får notisen Nytt möte bokat: Anna Andersson — mån 4 aug 10:00. Är bokaren okänd skapas en ny kontakt.

De lediga tiderna räknas fram ur säljarens planerade aktiviteter, så både CRM-bokade och kalendersynkade möten blockerar en lucka. Precis före insert görs dessutom en synkron krock-kontroll; hinner någon boka samma tid först får kunden felet Tiden är tyvärr inte längre ledig — välj en annan.

Så undviker ni att säljarna drunknar#

Autogenererade aktiviteter är bra ända till den punkt där säljaren slutar tro på sin egen lista. Då blir varje uppgift lika mycket värd — alltså ingenting. Det här är de åtgärder som faktiskt håller volymen nere:

• Räkna innan du aktiverar. En schemalagd regel mot ett stort bestånd betar av sig 50 poster om dagen tills den är klar. Femtusen affärer betyder hundra dagar av dagliga uppgifter. Tänk igenom urvalet först.
• Höj karensen hellre än att sänka den. 30 dagar är standard. Vid regler som «väck stillastående affärer» är 60 eller 90 dagar ofta rimligare — annars får säljaren samma uppgift om samma affär varje månad.
• Sprid klockslaget genom att sprida dagarna. Allt automatiskt planeras kl 09:00. Har ni tre regler som utlöses av samma händelse lägger de tre uppgifter på samma minut. Sätt olika om N dagar på dem.
• Lägg ett vänta-steg före flödets aktivitetssteg. Annars kommer uppgiften i samma andetag som mejlet gick ut, och säljaren ska ringa någon som inte hunnit läsa något.
• Låt inte två källor göra samma sak. En vunnen affär kan träffas av både en automationsregel och en leveransmall. Välj en av dem — leveransmallen om produkten styr uppföljningen, automationsregeln om det gäller alla affärer.
• Ta bort det som ingen slutför. Är en autogenererad uppgiftstyp systematiskt försenad hos alla säljare är det inte disciplinen som brister utan regeln som är fel. Pausa den och fråga laget.
• Kom ihåg att autogenererade aktiviteter räknas i målen. Måtten Samtal och Möten räknar slutförda aktiviteter utifrån typens kategori, oavsett vem eller vad som skapade dem. En generös automation blåser upp uppfyllnaden utan att någon sålt mer. Se Mål och uppföljning.

Inställningarna i detalj#