Synlighet och behörighet
Den vanligaste supportfrågan kring aktiviteter är inte hur man planerar en — det är varför en säljchef ser en tom lista där hen väntade sig hela teamets arbete. Aktivitetssynligheten byggs nämligen inte i behörighetsfliken utan i teamträdet, och de två sitter i olika delar av Inställningar. Den här sidan går igenom hela kedjan: basrollen, behörighetsprofilen, teamhierarkin, undantagen för konfidentiella affärer och privata möten, samt hur du själv kontrollerar resultatet med visningsläget.
Det här behöver du veta
- Aktiviteter och Kalender är kärna, inte moduler. De går varken att stänga av för organisationen eller kryssa bort per behörighetsprofil — varje inloggad användare har alltid sin egen lista och sin egen kalender.
- Vem som får öppna någon annans aktivitetslista styrs av basrollen plus teamträdet. Säljare ser bara sig själv, säljchef ser sitt teamträd, administratör ser alla.
- En säljchef utan teamledarskap ser bara sig själv. Rollen ensam räcker inte — teamet måste finnas, ha rätt person som Teamledare och ha medlemmar.
- Behörighetsprofilen finjusterar vad man får göra (radera, massåtgärder, import, export) och vilka moduler man når — men den kan aldrig utöka synligheten till kollegors aktiviteter.
- Kalendern har ingen chefsvy. Chefsväljaren finns bara på Aktiviteter-sidan och i 1:1-genomgången.
- Utanför teamscopet nekas man inte — tiden syns men titeln maskeras till Upptagen. Principen är fritt/upptaget för alla, innehåll bara för dem man får se.
De två lagren: basroll och behörighetsprofil#
All rättighetsstyrning i Infinity CRM byggs i två lager, och det är värt att hålla isär dem eftersom de sitter på olika ställen och svarar på olika frågor.
- Basrollen sätts per användare under Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare och svarar på frågan vad ser du. Den avgör arbetsytan och synligheten: vems kunder, vems affärer och — det som gäller här — vems aktivitetslistor du får öppna. Värdena är Administratör, Säljchef, Säljare, Marknad och Endast läsa.
- Behörighetsprofilen byggs under Inställningar→Behörigheter och svarar på frågan vad får du göra. Den ärver sin basrolls synlighet och lägger till eller drar ifrån kapabiliteter: radera, massåtgärder, import, export, samt vilka moduler profilen når.
Kortet Behörighetsprofiler formulerar det själv i inledningstexten: basrollen ger grunden, profilen finjusterar vad man får göra och vilka moduler man når. Texten avslutas med den gräns som är viktigast att förstå — Inställningar kräver alltid rollen Administratör. Just därför går Administratör medvetet inte att välja som Basroll när du skapar en profil. En profil kan aldrig ge admin-rättigheter, och den kan aldrig ge en säljare rätt att titta i en kollegas aktivitetslista.
Är du osäker på vad en basroll ger, fäll ut Vad innebär basrollerna? högst upp i kortet Behörighetsprofiler. Tabellen har kolumnerna Basroll, Ser & kan och Kan inte och hämtar exakt samma text som hjälptabellen Vad kan de olika rollerna göra? i användarlistan.
Vad de tre rollerna faktiskt ser#
Tabellen nedan är den korta versionen av hela sidan. Den beskriver vad en användare med respektive basroll möter i aktivitets- och kalenderytorna, förutsatt att teamstrukturen är satt.
| Yta | Säljare (och Marknad) | Säljchef | Administratör |
|---|---|---|---|
| Sin egen lista (Mina aktiviteter) | Ja — allt hen äger plus det hen är tillagd på i Kollegor som deltar (valfritt) | Ja, samma sak | Ja, samma sak |
| Andras aktivitetslistor | Nej. Servern svarar Endast administratörer och säljchefer kan se andras aktivitetslistor | Ja, för medlemmar och ledare i sitt teamträd — annars Du kan bara se aktiviteter för dig själv och dina säljare | Ja, alla aktiva användare |
| Chefsväljaren på Aktiviteter | Visas inte | Visas — men bara om väljaren har fler än en valbar person | Visas, med hela organisationen |
| Kalendern | Bara den egna | Bara den egna — det finns ingen kollegavy i kalendern | Bara den egna |
| Mitt team i vänstermenyn | Menyposten visas inte | Ja, sitt teamträd i upp till tre nivåer | Ja, alla aktiva säljare och säljchefer |
| 1:1-genomgång | Spärras: 1:1-vyn är till för säljchefer och administratörer. | Ja, för säljare i sitt scope | Ja, för alla |
| Widgeten Senaste i teamet på Översikt | Bara sina egna slutförda aktiviteter | Sitt teamträd | Hela organisationen |
| Aktiviteter i tidslinjen på ett kund-, kontakt- eller affärskort | Alla aktiviteter på objektet, även kollegornas | Samma | Samma |
| Planera åt en kollega | Ja — ägarväljaren listar alla aktiva användare i organisationen | Ja | Ja |
| Krockvarning och upptaget-remsa för någon utanför sitt scope | Tiden syns, titeln byts mot Upptagen | Samma utanför teamträdet | Ser alltid riktiga titlar |
| Aktivitetstyper och utfallslistor | Nej | Nej — Endast administratörer kan hantera aktivitetstyper | Ja |
Basrollen Endast läsa ser samma sak som Säljare i tabellen ovan, men varje skrivförsök stoppas centralt med Du har endast läsbehörighet. Rollen kan alltså titta på en aktivitet men aldrig planera, ändra, slutföra eller skjuta upp den. Marknad har samma arbetsyta och samma aktivitetssynlighet som Säljare — skillnaden finns bara i ägarskap, listor och rapporter.
Teamhierarkin — fältet som avgör allt#
För en säljchef är teamträdet hela synligheten. Systemet räknar ut chefens omfång rekursivt: alla team där personen står som Teamledare, plus alla team som ligger under dem i hierarkin, plus dessa teams medlemmar och ledare. Samma uträkning används av chefsväljaren på Aktiviteter, av säljarväljaren i 1:1-genomgången, av Mitt team, av prognosen och av flödet Senaste i teamet. Det betyder att när teamträdet är rätt blir allt rätt samtidigt — och när det är fel blir allt fel samtidigt.
Administratör och plattformsadmin får ett obegränsat omfång och berörs inte av trädet alls. En säljare får alltid bara sig själv, oavsett hur teamen ser ut.
Så sätter du upp ett team#
Öppna teamadministrationen
Gå till Inställningar→Organisation & säkerhet och leta upp kortet Team & organisation. Fliken kräver rollen Administratör.
Namnge organisationsnivåerna om ni behöver dem
I Organisationsnivåer kan du namnge upp till tre nivåer uppifrån och ned, till exempel Region→Kontor→Grupp. Platshållarna visar formen: Nivå 1 (t.ex. Region), Nivå 2 (t.ex. Kontor), Nivå 3 (t.ex. Grupp). Lämna tomt för färre nivåer. Har ni ett enda säljteam hoppar du över det här steget helt.
Skapa teamet
Skriv namnet i fältet med platshållaren Nytt team, t.ex. Stockholm B2B och välj Typ. Standard är Vanligt team; har du namngett nivåer kan du i stället skapa posten som en namngiven organisationsnivå.
Peka ut teamledaren
Det här är steget som avgör om chefen ser något alls. Sätt Teamledare — fältet heter Chef/ansvarig på namngivna organisationsnivåer. Tomvärdet är — Ingen —, och så länge det står kvar ser chefen bara sig själv.
Lägg in medlemmarna
Under Medlemmar lägger du till personer via + Lägg till medlem…. Medlemskapet är det som gör en säljares aktiviteter synliga för teamets ledare. En säljare kan ligga i flera team och blir då synlig för flera chefer.
Hänga upp teamet i trädet
Vill du bygga hierarki sätter du Överordnat team (heter Tillhör på nivåer). Chefen för det överordnade teamet ser då automatiskt alla underliggande teams medlemmar, hur många steg ned det än är.
Kontrollera resultatet
Använd Se som säljare och välj chefen. Öppna Aktiviteter och kontrollera att chefsväljaren dyker upp med rätt personer, och att Mitt team listar laget. Det tar en minut och sparar en supportrunda.
Den absolut vanligaste felkällan: en nybliven säljchef har fått rätt roll men står inte som Teamledare någonstans. Då blir chefsväljaren tom, Mitt team visar tomläget Inga säljare i ditt team ännu — lägg till teammedlemmar under Inställningar → Organisation. och 1:1-genomgången saknar personer. Värre: chefsväljaren döljs helt när den bara innehåller en person, så chefen ser inte ens att funktionen existerar och rapporterar det som att den saknas.
Teamledare (heter Chef/ansvarig på namngivna organisationsnivåer)
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation→teamkortet
- Värden
- En aktiv användare, eller — Ingen —
- Standard
- — Ingen —
- Vad den gör
- Det enda fältet som avgör om en säljchef ser något alls. Den utpekade personen får öppna aktivitetslistor — och se affärer, prognos, mål, Mitt team och 1:1 — för alla medlemmar och ledare i teamet OCH i alla underliggande team. Utan teamledarskap ser en säljchef bara sig själv.
- Vem får ändra
- Administratör
Medlemmar i team
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation→teamkortet→+ Lägg till medlem…
- Värden
- Användare i organisationen
- Standard
- Inga medlemmar
- Vad den gör
- Medlemskapet är det som gör en säljares aktiviteter synliga för teamets ledare. En säljare kan ligga i flera team samtidigt och blir då synlig för flera chefer — det är avsiktligt och används för matrisorganisationer.
- Vem får ändra
- Administratör
Överordnat team / Tillhör
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation→teamkortet
- Värden
- Ett annat team eller en enhet, eller — Inget —
- Standard
- — Inget —
- Vad den gör
- Bygger hierarkin. En chef för ett överordnat team ser rekursivt alla underliggande teams medlemmar. Mitt team summerar dessutom per gren i upp till tre nivåer. Tas en enhet bort varnar dialogen Ta bort "X"? Underliggande enheter kopplas loss. — efter borttag tappar chefen synligheten mot de medlemmarna.
- Vem får ändra
- Administratör
Organisationsnivåer
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation→Organisationsnivåer
- Värden
- Upp till tre fritextnamn uppifrån och ned, till exempel Region→Kontor→Grupp. Tomt betyder att nivån inte används, och nivåerna måste vara sammanhängande uppifrån.
- Standard
- Inga nivåer — allt är Vanligt team
- Vad den gör
- Byter etiketter i teamadministrationen och ger de tre nivåerna i Mitt team-vyn. Påverkar inte synlighetsreglerna i sig — det gör bara teamledarskapet och medlemskapet.
- Vem får ändra
- Administratör
Basroll och profil per användare#
När teamträdet står klart sätter du roll och profil per person i användarlistan. Kolumnen Roll är basrollen, kolumnen Profil är behörighetsprofilen. Beskrivningen under rollväljaren byts när du väljer, så du ser direkt vad valet innebär.
Roll (basroll) per användare
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare→kolumnen Roll
- Värden
- Administratör, Säljchef, Säljare, Marknad, Endast läsa
- Standard
- Säljare
- Vad den gör
- Basen för all aktivitetssynlighet. Säljare och Marknad ser bara sin egen lista. Säljchef får sitt teamträd, chefsväljaren, Mitt team och 1:1. Administratör ser alla listor och alla inställningar. Endast läsa ser men får inga skrivåtgärder alls — varje försök stoppas centralt med Du har endast läsbehörighet.
- Vem får ändra
- Administratör
Profil (behörighetsprofil) per användare
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare→kolumnen Profil
- Värden
- — Standard — (basrollens standardrättigheter) eller en av organisationens profiler. Administratörer visar — och kan inte ges profil.
- Standard
- — Standard —
- Vad den gör
- Lägger profilens kapabiliteter och modulåtkomst ovanpå basrollen. Tooltipen på kolumnen förklarar var profilerna byggs: Behörighetsprofil — egna roller skapas längre ner på sidan. Tas en profil bort faller dess användare tillbaka till basrollens standard, och en toast bekräftar det.
- Vem får ändra
- Administratör
Export (per användare)
- Var
- Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare→kolumnen Export
- Värden
- På / Av. Administratörer visar Alltid.
- Standard
- På
- Vad den gör
- Per-användarspärr för CSV- och Excel-export. Kombineras med profilflaggan Får exportera — båda måste tillåta för att exportknapparna ska visas. Är den ena av ser användaren ingen exportknapp trots att den andra är på.
- Vem får ändra
- Administratör
Behörighetsprofiler: vad man får göra#
Profilerna byggs i kortet Behörighetsprofiler under Inställningar→Behörigheter. Du ger profilen ett Namn — platshållaren föreslår T.ex. Innesälj — väljer Basroll, kryssar i kapabiliteterna och trycker Skapa profil. Dubblettnamn nekas med En profil med det namnet finns redan. Varje kryss i tabellen sparas direkt när du klickar.
Nya kunder får fyra färdiga profiler automatiskt: Säljchef utan modulspärrar, Säljare med Pipeline, Ringlistor och Urval, Marknad med Urval, Utskick, Leads och Företagsdata, samt Endast läsa. Seedningen är idempotent och återskapar aldrig en profil som du medvetet tagit bort — du kan alltså rensa bort dem du inte behöver utan att de kommer tillbaka.
Basroll (på profilen)
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler
- Värden
- Säljchef, Säljare, Marknad, Endast läsa. Administratör går medvetet inte att välja.
- Standard
- Säljare
- Vad den gör
- Profilen ärver basrollens synlighet. Den kan alltså aldrig ge en säljare rätt att öppna kollegors aktivitetslistor, och aldrig ge admin-rättigheter. När du byter basroll i skapandeformuläret laddas basrollens standardkryss om.
- Vem får ändra
- Administratör
Får radera
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler (kryssruta per profil)
- Värden
- På / Av. Hjälptext: Radera poster (hamnar i papperskorgen).
- Standard
- På för alla basroller utom Endast läsa
- Vad den gör
- Av betyder att varje raderingsförsök nekas centralt med Din behörighetsprofil tillåter inte radering — be en administratör. Det gäller även borttagning av en aktivitet — användaren får i stället markera den klar eller flytta fram den. Det är ofta precis vad man vill: aktivitetshistoriken förblir intakt.
- Vem får ändra
- Administratör
Massåtgärder & merge
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler
- Värden
- På / Av. Hjälptext: Bulkändringar och sammanslagning av dubbletter.
- Standard
- På (av för Endast läsa)
- Vad den gör
- Av nekar bulkändringar och sammanslagningar med Din behörighetsprofil tillåter inte massåtgärder. Observera att massplanering av aktiviteter från ett urval inte träffas av spärren — den går en annan väg i systemet. En profil utan massåtgärder kan alltså fortfarande skapa aktiviteter i klump.
- Vem får ändra
- Administratör
Får importera
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler
- Värden
- På / Av. Hjälptext: CSV-import och migreringsverktygen.
- Standard
- På (av för Endast läsa)
- Vad den gör
- Av nekar alla importvägar, inklusive CSV-import av aktivitetshistorik. Se Importera aktiviteter för vad importen faktiskt gör.
- Vem får ändra
- Administratör
Får exportera
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler
- Värden
- På / Av. Hjälptext: CSV/Excel-exporter — kombineras med per-användarspärren.
- Standard
- På
- Vad den gör
- Kombineras med kolumnen Export i användarlistan — båda måste tillåta. Administratörer får alltid exportera oavsett profil.
- Vem får ändra
- Administratör
Ser hela pipelinen
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler
- Värden
- På / Av. Hjälptext: Läsvy över alla säljares affärer (utom konfidentiella).
- Standard
- Av (på för basrollen Endast läsa)
- Vad den gör
- På ger betraktarnivå på affärer: alla affärer utom andras konfidentiella. Flaggan påverkar inte vilka aktivitetslistor eller kalendrar man får öppna — den vakten är fortfarande basroll plus teamträd.
- Vem får ändra
- Administratör
Ser hela pipelinen låter som en generell se-allt-flagga men gäller bara affärer. En profil med flaggan får fortfarande nekat om den försöker öppna en kollegas aktivitetslista. Behöver någon se andras aktiviteter är svaret basrollen Säljchef plus teamledarskap — eller Administratör.
Moduler per profil — och varför Aktiviteter inte finns där#
Under profiltabellen ligger matrisen Vilka moduler ser profilen? med en rad per profil och en kolumn per aktiverad modul. Bockad ruta betyder att profilens användare når modulen; obockad döljer den i menyn och spärrar den i systemet. Det ersätter det gamla synlighetsvalet på modulfliken, och därför länkar modulfliken numera vidare med Styr per profil →.
Aktiviteter och Kalender finns inte i matrisen. De är kärnfunktioner tillsammans med Företag, Kontakter, Översikt, Sök och Inställningar, och kan varken stängas av för organisationen eller kryssas bort för en profil. Det är ett medvetet beslut: en användare utan aktivitetslista skulle inte ha någon arbetsdag i systemet.
Vilka moduler ser profilen? (modulmatrisen)
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Behörighetsprofiler→matrisen Vilka moduler ser profilen?
- Värden
- En kryssruta per profil och aktiverad modul. Bockad ger åtkomst, obockad döljer och spärrar.
- Standard
- Alla aktiverade moduler bockade — utom för standardprofilerna Säljare och Marknad som skapas med en begränsad lista
- Vad den gör
- Styr till exempel Ringlistor, Urval, Pipeline och Rapporter per profil. En användare som saknar modulen får svaret Din behörighetsprofil har inte den här modulen — administratören styr det under Inställningar → Behörigheter. Aktiviteter och Kalender saknas i matrisen eftersom de är kärna.
- Vem får ändra
- Administratör
Modulaktivering för organisationen
- Var
- Inställningar→Moduler
- Värden
- På / Av per modul
- Standard
- Baspaketet på: Pipeline & affärer, Rapporter, Prognos, Ringlistor, Urval och Utskick. Övriga av. Knappen ⚡ Aktivera hela baspaketet (Pipeline, Rapporter, Prognos, Ringlistor, Urval) slår på dem i ett klick.
- Vad den gör
- En avstängd modul svarar Modulen är inte aktiverad — en administratör kan slå på den under Inställningar → Moduler för både människor och integrationer. Påverkar aktiviteter indirekt — Ringlistor loggar till exempel samtal som aktiviteter. Läs mer i Moduler som påverkar aktiviteter.
- Vem får ändra
- Administratör
Modulmatrisen visar bara aktiverade moduler. Är en modul avstängd för hela organisationen syns den inte i matrisen alls, så du kan inte förbereda profilåtkomst för något som ännu inte är påslaget. Slå på modulen först, kryssa i profilerna sedan.
Konfidentiella affärer#
Sekretess på affärsnivå är det enda som verkligen döljer aktiviteter från någon som annars skulle se dem. En affär som markeras som konfidentiell — plus dess aktiviteter, anteckningar och tidslinje — syns bara för ägaren, de personer affären delats med, säljchefer i ägarens teamträd samt administratörer. Panelen på affärskortet formulerar det som Synlig för ägaren, administratörer/säljchefer och valda personer nedan.
Konfidentiell affär och delning
- Var
- Affärskortets verktygsfält, knappen Konfidentiell — och delningslistan som fälls ut under Konfidentiell affär
- Värden
- På / Av, plus en lista med namn som affären delas med
- Standard
- Av
- Vad den gör
- På begränsar hela affären och allt som hänger på den. Aktiviteter som skapas medan affären är konfidentiell får ingen företagskoppling och dyker därför aldrig upp i kundkortets tidslinje. Ändringar i sekretess och delning kräver att du är affärens ägare, säljchef eller administratör — annars svarar systemet Endast ägaren eller en chef kan ändra sekretess/delning.
- Vem får ändra
- Affärens ägare, säljchef eller administratör
Konfidentialiteten skyddar bara aktiviteter som skapades medan affären var konfidentiell. Markerar du en affär som konfidentiell i efterhand behåller redan skapade aktiviteter sin företagskoppling och ligger kvar synliga i kundkortets tidslinje. Ska en affär vara känslig behöver den alltså markeras direkt när den skapas.
Utanför sekretessen är kundkortets tidslinje avsiktligt öppen: alla som får se ett företag, en kontakt eller en affär ser alla aktiviteter på objektet, oavsett vem som äger dem. Synlighetsreglerna på den här sidan handlar om vems lista du får öppna, inte om vad som visas på ett kundkort. Det förvånar många chefer som tror att en säljare bara ser sina egna anteckningar på en gemensam kund. Mer om den ytan i Tidslinjen på kundkortet.
Privata kalenderhändelser#
Kalendersynken hämtar in möten från Outlook, Microsoft 365 eller Google som aktiviteter i CRM:et. Många har privata poster i sin kalender — läkarbesök, familjelogistik, jobbintervjuer — och de ska inte hamna i ett säljsystem med titel och plats. Därför hanteras privatmarkerade händelser separat, och valet ligger hos varje användare, inte hos dig.
Privata händelser (per kalenderkoppling)
- Var
- Inställningar→Min profil→Kalendersynk→raden Privata händelser:
- Värden
- Maskeras (”Privat”) eller Synkas inte
- Standard
- Maskeras (”Privat”)
- Vad den gör
- Maskeras: händelsen importeras med titeln Privat. Tiden blockeras i CRM:et så bokningar och krockvarningar fungerar, men titel, plats, innehåll och deltagare exponeras aldrig. Synkas inte: de importeras inte alls, och redan importerade avbokas vid nästa synk — inte omedelbart.
- Vem får ändra
- Varje användare för sin egen koppling. Administratören kan inte sätta det åt någon annan.
Det finns alltså ingen organisationsövergripande spak för privata kalenderhändelser. Vill ni ha en gemensam linje får den kommuniceras — den kan inte tvingas fram. Läs mer om kopplingen i Kalendern.
Fritt och upptaget — varför det står Upptagen#
När någon planerar en aktivitet åt en kollega visar dialogen en remsa över den valda ägarens dag och varnar för dubbelbokning med Krockar med en bokning: — eller med antalet bokningar när det är flera. Ligger den valda ägaren utanför betraktarens teamsynlighet nekas anropet inte — i stället byts titeln ut mot Upptagen. Tiden syns, innehållet aldrig.
Det är en avsiktlig avvägning, samma modell som fritt/upptaget i en vanlig mötesbokare: den som bokar behöver veta att klockan tio är tagen, men inte med vem eller varför. Krockvarningen blockerar aldrig sparandet, och heldagshändelser räknas inte som krock.
Upptagen är inte ett fel och inte trasig data. Det betyder att den valda ägaren ligger utanför den inloggades teamsynlighet. Får du frågan är svaret antingen att det är korrekt och avsiktligt, eller att teamträdet behöver justeras så att personerna hamnar i samma gren.
En sak till som ofta överraskar: ägarväljaren och deltagarknapparna i Ny aktivitet listar alla aktiva användare i organisationen, oavsett team. Vem som helst kan alltså delegera en aktivitet till vem som helst. Den som får aktiviteten ser den i sin lista och får notisen Aktivitet tilldelad — men den kan sedan bara följas upp i en lista av mottagarens egna chefer. Det går alltså att skapa en aktivitet man själv inte kan följa upp.
Se som säljare — kontrollera resultatet#
När du har ändrat roller, profiler eller teamstruktur vill du se effekten innan säljarna gör det. Ögonikonen i topplisten — med tooltipen Se CRM:et som en säljare (skrivskyddat) — visar hela systemet som den valda personen: Min dag, kalendern, aktivitetslistorna, notiserna och menyn.
Öppna dialogen
Klicka ögonikonen i topplisten. Den visas bara för basrollen Administratör och plattformsadmin, och bara när du inte redan är i läget. Dialogen heter Se CRM:et som….
Välj personen
Väljaren Person har tomvärdet — Välj säljare — och sökrutan Sök säljare…. Bara aktiva användare går att välja — ett försök mot en inaktiverad konto svarar Okänd eller inaktiv användare i visningsläget.
Starta läget
Tryck Visa som vald person. Appen laddas om som kollegan. Har du glömt att välja svarar dialogen Välj en person först.
Kontrollera det du ändrat
Öppna Aktiviteter och Kalender, kolla att chefsväljaren finns eller inte finns som avsett, och att menyn innehåller rätt moduler för personens profil.
Gå tillbaka
En gul list ligger kvar hela tiden: Du ser CRM:et som <namn> — skrivskyddat läge. Klicka Tillbaka till mig själv i listen för att lämna läget.
Visningsläget är skrivskyddat även för administratören. Att bocka av en aktivitet, ändra ett datum eller sätta ett mål åt kollegan går inte — försöket svarar Du är i visningsläget (ser som kollega) — växla tillbaka till dig själv för att göra ändringar. Det är avsiktligt: det skyddar historik och ägarskap från att stämplas på fel person.
Två inställningar som gränsar till aktiviteter#
Två val till påverkar vad användarna ser i aktivitetsflödet, även om de inte ligger i behörighetsprofilerna.
Vem ser sparade samtalssammanfattningar?
- Var
- Inställningar→Behörigheter→Organisationspolicyer
- Värden
- Endast den som ringde samtalet / Uppringaren + ansvarig säljare på kunden / Uppringaren + ansvarig säljare + säljchefer/administratörer / Alla i organisationen
- Standard
- Uppringaren + ansvarig säljare + säljchefer/administratörer
- Vad den gör
- Telefonisamtal loggas som aktiviteter på kundkortet, och när organisationen sparar AI-sammanfattningar av samtalen styr den här policyn vem som får läsa dem — och vad CRM:ets AI får väga in per användare. Ansvarig säljare betyder företagets ägare, med kontaktens ägare som reserv. Kortet heter Organisationspolicyer och gäller hela organisationen oavsett profil.
- Vem får ändra
- Administratör
Säljare ser alla ringlistor
- Var
- Ringlistor→sidhuvudet (kryssrutan visas bara för basrollen Administratör)
- Värden
- På / Av
- Standard
- Av
- Vad den gör
- Av betyder att en säljare bara ser ringlistor hen skapat eller tilldelats, med förtydligandet Du ser listor som du skapat eller tilldelats. På betyder att alla ser alla listor. Chefer — administratörer och säljchefer — ser alltid alla listor oavsett läge. Eftersom ringlistor genererar samtalsaktiviteter påverkar valet indirekt vad som hamnar i aktivitetsflödet.
- Vem får ändra
- Administratör
Tre uppsättningar som fungerar#
Nedan tre konkreta konfigurationer. De täcker de allra flesta organisationer, och du kan börja i den första och växa in i de andra utan att göra om något.
1. Litet team utan chef#
Fem säljare och en ägare som säljer själv. Ingen följer upp någon annan formellt.
- Roller: alla får Säljare. Ägaren får Administratör så att någon kommer åt Inställningar.
- Team: skapa inga team alls. Utan teamträd finns inget att räkna på, och ingen behöver det.
- Profiler: låt alla ligga på — Standard —, eller tilldela standardprofilen Säljare om ni vill begränsa menyn till Pipeline, Ringlistor och Urval.
- Effekt: var och en ser sin egen lista och sin egen kalender. Kundkortens tidslinjer är gemensamma, så alla ser vad som hänt på en kund — vilket är precis vad ett litet team vill. Widgeten Senaste i teamet visar bara de egna slutförda aktiviteterna och kan därför se tom ut.
- Det du slipper: ingen behöver oroa sig för att chefsväljaren är tom, eftersom ingen har rollen Säljchef.
2. Ett team med säljchef#
Åtta säljare och en säljchef som håller veckoavstämningar och följer forecast.
- Roller: säljarna får Säljare, chefen får Säljchef. Någon behöver dessutom Administratör — antingen chefen som andra roll på ett eget konto, eller en systemansvarig.
- Team: skapa ett team, till exempel Sälj. Sätt chefen som Teamledare och lägg in alla åtta som Medlemmar. Lämna Överordnat team tomt och strunta i Organisationsnivåer.
- Profiler: chefen får standardprofilen Säljchef (inga modulspärrar). Säljarna får Säljare.
- Effekt: chefen får chefsväljaren på Aktiviteter, kan öppna varje säljares lista, ser Mitt team med hela laget och kan köra 1:1-genomgången. Flödet Senaste i teamet fylls med hela teamets slutförda aktiviteter för chefen och med de egna för säljarna.
- Kom ihåg: chefen ser fortfarande bara sin egen kalender. Vill hen se en säljares dag går det via chefsväljaren på Aktiviteter eller via 1:1-vyn — inte via kalendern.
3. Flera team med regionchef#
Tre kontor med varsin säljledare, en regionchef ovanför, och en systemansvarig administratör.
- Nivåer: sätt Organisationsnivåer till exempelvis Region och Kontor. Då får du rätt etiketter — teamledarfältet heter Chef/ansvarig på nivåerna — och Mitt team summerar per gren.
- Struktur: skapa enheten Region Nord som nivå 1 med regionchefen som Chef/ansvarig. Skapa tre team, ett per kontor, och sätt Överordnat team eller Tillhör till Region Nord på var och ett. Varje kontorsteam får sin säljledare som Teamledare och sina säljare som Medlemmar.
- Roller: de tre säljledarna och regionchefen får Säljchef. Säljarna får Säljare. Systemansvarig får Administratör.
- Effekt: en säljledare ser sitt eget kontor. Regionchefen ser rekursivt alla tre kontor, eftersom teamen ligger under enheten hen leder — inga extra medlemskap behövs. Administratören ser alla.
- Insyn utan skrivrätt: ska ekonomi eller ledning kunna följa siffrorna ger du dem Endast läsa med profilen Endast läsa. De ser då pipeline och rapporter men kan inte ändra något, och de får fortfarande inte öppna en enskild säljares aktivitetslista — den kräver Säljchef plus teamledarskap eller Administratör.
- Ett vanligt tillägg: en säljare som arbetar mot två kontor läggs helt enkelt in som Medlemmar i båda teamen och blir då synlig för båda säljledarna.
Bygg alltid uppifrån och ned: nivåer först, sedan enheterna, sedan teamen, sist medlemmarna. Skapar du teamen först får du klicka om Överordnat team på varje team i efterhand.
Vår säljchef ser ingenting i chefsväljaren — knappen finns inte ens.
Chefsväljaren döljs helt när den bara innehåller en person, och en säljchef utan teamledarskap ser bara sig själv. Gå till Inställningar→Organisation & säkerhet→Team & organisation och kontrollera tre saker: att teamet finns, att chefen står som Teamledare (inte — Ingen —), och att teamet har Medlemmar. Samma tre saker styr Mitt team och 1:1-vyn.
Hur ger jag en säljchef tillgång till en kollegas kalender?
Det går inte. Kalendersidan visar alltid bara den inloggades egna aktiviteter — det finns ingen kollegavy där, inte ens för administratör. Chefsvyn finns bara på Aktiviteter-sidan och i 1:1-genomgången. Vill chefen se en säljares dag väljer hen personen i chefsväljaren på Aktiviteter.
Kan jag stänga av modulen Aktiviteter för en viss profil?
Nej. Aktiviteter och Kalender är kärna tillsammans med Företag, Kontakter, Översikt, Sök och Inställningar. De finns varken i Inställningar→Moduler eller i matrisen Vilka moduler ser profilen?. Vill du begränsa vad någon kan göra med aktiviteter är verktygen basrollen Endast läsa eller profilflaggan Får radera.
Vi gav en profil Ser hela pipelinen men den kan fortfarande inte öppna andras aktivitetslistor.
Det stämmer och är avsiktligt. Flaggan lyfter bara affärssynligheten till betraktarnivå — alla affärer utom andras konfidentiella. Rätten att öppna en kollegas aktivitetslista styrs av basrollen plus teamträdet, och de två är helt skilda spärrar.
En säljare ser inte exportknapparna trots att profilen har Får exportera.
Det finns två spärrar och båda måste tillåta: profilflaggan Får exportera och kolumnen Export på användaren i Inställningar→Organisation & säkerhet→Användare. Kontrollera den senare. Administratörer visar Alltid och berörs inte.
Varför står det Upptagen i stället för mötets titel?
Den valda ägaren ligger utanför betraktarens teamsynlighet. Systemet visar tiden så att bokningen fungerar men maskerar innehållet — det är samma princip som fritt/upptaget i en vanlig mötesbokare. Ska titlarna synas behöver personerna ligga i samma gren av teamträdet.
Widgeten Senaste i teamet har försvunnit från Översikt.
Den döljs automatiskt när flödet är tomt. Det händer för en ensam säljare som inte slutfört något, och för en säljchef utan team. Det är tomlägeslogik, inte ett fel — men om det är en chef som saknar den är det ofta samma grundorsak som en tom chefsväljare: inget teamledarskap.
Kan en säljare planera en aktivitet åt någon i ett annat team?
Ja. Ägarväljaren och deltagarknapparna i Ny aktivitet listar alla aktiva användare i organisationen. Mottagaren får aktiviteten i sin lista och en notis, men bara mottagarens egna chefer kan sedan följa upp den i en lista. Det är värt att känna till innan någon rapporterar det som ett fel.
Vi markerade en affär som konfidentiell — varför syns dess aktiviteter kvar på kundkortet?
Sekretessen skyddar aktiviteter som skapas medan affären är konfidentiell. Aktiviteter som redan fanns behåller sin företagskoppling och ligger kvar i kundkortets tidslinje. Ska en affär vara känslig behöver den markeras direkt när den skapas.
Kan jag tvinga alla att inte synka in privata kalenderhändelser?
Nej. Valet Privata händelser: sitter per kalenderkoppling under Inställningar→Min profil och styrs av varje användare själv. Standard är Maskeras (”Privat”), vilket blockerar tiden utan att visa några detaljer — i praktiken det säkra alternativet.
Nästa steg i det här spåret är Moduler som påverkar aktiviteter, och när allt är satt går du igenom Checklista för uppstart. Vill du se hur reglerna landar i chefens vardag finns förklaringen i Vem ser vad.
Hittade du inte svaret? Fråga AI-assistenten inne i CRM:et — den kan produkten — eller hör av dig till din kontaktperson på Infracom.