Möten, deltagare och inbjudningar

Ett möte som bara ligger i ditt CRM är ett möte kunden inte vet om. Den här sidan tar vid där Planera en aktivitet slutar: vilka som ska vara med, var ni ses, hur inbjudan går ut — och hur mötet tar sig hela vägen in i både din och kundens kalender.

Först: kontrollera att typen är ett möte#

Planeringsdialogen ser olika ut beroende på vad du valt i fältet Typ. Bakom varje aktivitetstyp ligger ett beteende som administratören satt, och bara typer med beteendet Möte får de extra mötesfälten. I en ny installation är Möte, Demo och Lunch mötestyper, medan Samtal, E-post och Uppgift inte är det.

Väljer du en mötestyp tillkommer följande i dialogen:

• Längd — — Ingen —, 15, 30, 45, 60, 90 eller 120 min. Styr både krockkollen och hur långt mötet ritas ut i kalendern.
• Plats (valfri) — fritext som blir en kartlänk i listvyerna.
• Deltagare — flyttas upp direkt under kopplingen i stället för att ligga gömd bakom Fler alternativ.
• Kryssrutan för kalenderinbjudan, snabbvalet Påminn kontakten via e-post och — om ditt konto är kopplat — knappen Teams-möte (länken skapas via Outlook) (Microsoft 365) eller Meet-möte (länken skapas via Google) (Google).
• En upptaget-remsa över ägarens dag samt krockvarning mot befintliga bokningar.

Ett annat sidoeffektsbeteende som är lätt att missa: mötestyper får nästa dag som standarddatum i stället för idag, och landar den dagen på en helg flyttas den fram till måndag. Du bokar sällan ett kundmöte om tio minuter.

Lägg till deltagare#

Deltagarna är de kontakter som faktiskt ska sitta i mötet. Listan gör tre saker: den visar vilka du räknar med, den ger inbjudan sina mottagare, och den bär deltagarnas svar när de tackat ja eller nej. Sektionen heter Deltagare och har en personikon.

1. Öppna sökväljaren

   Klicka i fältet Lägg till deltagare… under kopplingen. Tomraden heter — Välj kontakt —.

2. Sök fram personen

   Skriv några bokstäver av namnet, gå ner med piltangenterna och välj med Enter. Enter i sökväljaren väljer bara posten — den sparar inte aktiviteten.

3. Upprepa för fler

   Kontakter du redan lagt till filtreras bort ur listan, så du kan inte råka lägga till samma person två gånger.

4. Ta bort någon som inte ska med

   Klicka krysset på deltagarchipet (verktygstips Ta bort deltagare).

Det finns en skillnad mellan att planera och att redigera. När du planerar ett nytt möte hålls deltagarlistan lokalt i dialogen och sparas först när du trycker Planera. När du redigerar ett sparat möte går varje tillägg och borttagning direkt mot servern.

Bjud in en e-postadress#

Skriv hela e-postadressen i sökfältet. Har ingen kontakt den adressen visas Bjud in <adress> sist i listan. Välj den så hamnar gästen under Deltagare med ett namn gissat ur adressen och mötets företag förvalt — rätta namnet och välj ett annat företag om det behövs. Företaget krävs. Gästen blir en vanlig kontakt när du sparar, bjuds in som de andra och får sitt svar visat på samma sätt. Har en kontakt redan adressen visas hen i stället, och har flera det får du välja rätt person själv.

Kollegor som deltar#

Kollegor står i samma Deltagare-lista som kontakterna, märkta kollega, med sitt svar bredvid. Du lägger till dem i fältet Lägg till kollega… under kontaktsökningen. Du kan välja upp till fem kollegor med konto. Samma fält hittar också kontakter med en adress på företagets egna domän — till exempel en konsult — märkta kollega utan konto. Du själv visas inte i listan, eftersom du redan är med som ägare.

Plats, karta och möteslänk#

Fältet Plats (valfri) är fritext med platshållaren t.ex. Kontoret eller Storgatan 1, Göteborg. Det du skriver följer med i mötesinbjudan och blir en kartlänk i listvyerna, så det är värt att skriva en riktig adress och inte bara «hos kunden».

Är mötet kopplat till ett företag finns knappen Företagets adress bredvid fältet (verktygstips Använd företagets besöksadress). Ett klick hämtar besöksadress, postnummer och ort från kundkortet. Saknas adressen där får du meddelandet Företaget saknar besöksadress.

Teams- eller Meet-länk#

Länken har en egen knapp överst bland mötesfälten, ovanför Plats (valfri). Den heter Teams-möte (länken skapas via Outlook) när kontot är Microsoft 365 och Meet-möte (länken skapas via Google) när det är Google. Det är en på/av-knapp: ett klick slår på den, ett klick till slår av den, och den är markerad när den är på. Dialogen minns hur du senast lämnade den, i den här webbläsaren.

Plats och länk är två skilda val, och du kan ha båda. Skriv en adress i Plats (valfri) och slå på knappen, så får kalenderposten både adressen och en möteslänk — ett hybridmöte, där några sitter i rummet och andra ansluter på distans. Med knappen av blir det ett möte på en plats. Med knappen på och ett tomt platsfält blir det ett rent onlinemöte.

När knappen är på ber kalendersynken Outlook respektive Google Calendar skapa ett onlinemöte när mötet skrivs ut, och länken kommer tillbaka till aktiviteten. Då dyker knappen Anslut upp på aktivitetsraden och i tidslinjen (verktygstips Anslut till mötet).

Knappen visas när du planerar ett nytt möte av en mötestyp. Den kan slås på när mötet skrivs till din kalender, och är annars nedtonad med skälet under sig: antingen är ditt eget konto inte kopplat under Inställningar→Kalender (Koppla Outlook eller Google för att skapa möteslänkar), eller så är mötets typ inte vald under Det här hamnar i min kalender.

Skicka mötesinbjudan#

En mötesinbjudan är en riktig kalenderinbjudan, inte ett vanligt mejl. Mottagaren kan trycka Acceptera eller Tacka nej direkt i sitt kalenderprogram, mötet lägger sig i hens kalender, och svaret läses tillbaka in i Infinity CRM.

1. Se till att det finns någon att bjuda in

   Kryssrutan visas bara när det redan finns en mottagare: en tillagd deltagare med e-postadress, en vald kontakt i kopplingen, eller att du öppnade dialogen från ett kontaktkort.

2. Kryssa i rutan

   Skicka kalenderinbjudan till kunden ligger direkt under deltagarlistan. Raden under rutan säger vem som skickar inbjudan — din Outlook eller servern.

3. Spara mötet

   Tryck Planera. Inbjudan går ut direkt efteråt — som mejl från servern, eller från din Outlook inom en halvminut — och du får kvittensen Kalenderinbjudan skickad till N mottagare.

Mottagarna räknas fram automatiskt: primärkontakten (den kontakt aktiviteten är kopplad till) plus mötets deltagare, dubbletter borttagna, högst 20 adresser. Alla mottagare blir samtidigt deltagare på aktiviteten — deras svar behöver en rad att landa på.

Mejlet får ämnet Mötesinbjudan: följt av mötets titel, avsändarnamnet «Ditt namn via Infinity CRM» och din egen adress som svarsadress, så ett vanligt svar från kunden hamnar hos dig. Brevtexten är svensk och innehåller tid, längd, plats och beskrivning som reserv för kalenderprogram som inte förstår inbjudningar.

Deltagarsvar#

Öppna mötet igen så står svaret vid deltagarens namn, både som symbol och i ord: grön bock och Accepterat, rött kryss och Tackat nej, tilde och Kanske. Har inbjudan gått ut men deltagaren inte svarat än står det Väntar på svar. Samma ord står vid kontakten i företagets kontaktlista under deltagarna, den som börjar med Kontakter på. Tackar någon nej får du dessutom en notis i klockan med rubriken Tackade nej till mötet — så du hinner ringa och boka om innan dagen kommer.

Statusraden under deltagarna räknar svaren, till exempel «Inbjudan skickad 2026-09-29 — ombokningar mejlas automatiskt. · 2 av 3 har accepterat · 1 väntar». Bara det som har minst en deltagare tas med, alltid i samma ordning: accepterat, kanske, tackat nej, väntar.

Flyttar du mötet, till en ny tid eller en ny längd, nollställs svaren. De gällde den gamla tiden, och den uppdaterade inbjudan ber deltagarna svara på nytt. Tills de gjort det står de på Väntar på svar. En ny titel, beskrivning eller plats rör inte svaren, och ett möte som redan är klart eller inställt behåller dem.

Efter att inbjudan gått ut#

I redigeringsläget byter kryssrutan plats mot en statusrad. Den säger antingen Inbjudan skickad med datum och tillägget «ombokningar mejlas automatiskt», Kalenderinbjudan är inte skickad. eller Kalenderinbjudan: lägg till deltagare med e-post för att kunna skicka. Bredvid ligger knappen Skicka inbjudan, som byter namn till Skicka igen när en inbjudan redan gått ut.

Det här sköter systemet själv när en inbjudan väl skickats:

• Ändrar du tid, längd, titel eller plats går en uppdaterad inbjudan ut till samma mottagare, och mötet flyttar sig i deras kalendrar. Ny tid eller längd nollställer deltagarnas svar.
• Sätts mötet till inställt, eller raderas det, mejlas en avbokning så posten försvinner ur deras kalendrar.
• Ändringar i beskrivning, checklista eller koppling mejlas inte — de rör inte kalenderposten.

Reservvägen: Öppna inbjudan#

Kryssar du inte i rutan, men mötet har en deltagare eller kontakt med e-postadress, får du i stället toasten Aktivitet planerad — N e-postadress(er) hämtade från CRM:et med knappen Öppna inbjudan. Den laddar ner en .ics-fil och öppnar din egen e-postklient med mottagarna ifyllda, ämnet Mötesinbjudan: och en färdig svensk brevtext. Det är två vägar till nästan samma resultat — men de skiljer sig på en punkt som spelar roll:

Påminnelser till kunden#

Under inbjudan ligger snabbvalet Påminn kontakten via e-post. Kryssar du i det dyker en tidsväljare upp med alternativen 1 timme före, 3 timmar före, 1 dag före, 2 dagar före och 1 vecka före — standard är en dag före. Påminnelsen mejlas av servern och följer med om du bokar om mötet. På ett redan sparat möte får du hela hanteringen med lista, status och mottagarval. Hur texterna ser ut och vilka påminnelser som läggs på automatiskt styrs av administratören — se Påminnelser och mallar.

En påminnelse till kontakten går bara ut om kunden är inbjuden till mötet. Lämnar du Skicka kalenderinbjudan till kunden utan kryss sparas påminnelsen ändå, men den väntar — i listan står Väntar på inbjudan — tills du trycker Skicka inbjudan på mötet. Påminnelser till dig själv går som vanligt.

Så hamnar mötet i kalendrarna#

Det här är den vanligaste källan till förvirring, så det är värt att hålla isär de tre vägarna:

• Kundens kalender fylls av mötesinbjudan. Ingen inbjudan, ingen post hos kunden — hur bra mötet än ser ut hos dig. Det gäller även när mötet skrivs till din Outlook: utan kryss i rutan ligger det bara i din egen kalender, och kunden står inte med på det.
• Din egen Outlook eller Google Calendar fylls av kalendersynken under Inställningar→Kalender. Är du kopplad med ditt Microsoft 365- eller Google-konto skrivs dina planerade möten ut dit — av de typer du valt under Det här hamnar i min kalender, och dialogen säger det under datumraden (Skrivs till din Outlook-kalender). Är du kopplad med en vanlig ICS-prenumeration är synken bara läsande: du ser dina externa möten i CRM:et, men CRM:ets möten syns inte i Outlook.
• Kollegorna bland deltagarna får mötet i sina listor och i CRM:ets egen Kalender, och en inbjudan till sin egen kalender — från din Outlook om mötet skrivs dit, annars som mejl.