Möten, deltagare och inbjudningar

Ett möte som bara ligger i ditt CRM är ett möte kunden inte vet om. Den här sidan tar vid där Planera en aktivitet slutar: vilka som ska vara med, var ni ses, hur inbjudan går ut — och hur mötet tar sig hela vägen in i både din och kundens kalender.

Först: kontrollera att typen är ett möte#

Planeringsdialogen ser olika ut beroende på vad du valt i fältet Typ. Bakom varje aktivitetstyp ligger ett beteende som administratören satt, och bara typer med beteendet Möte får de extra mötesfälten. I en ny installation är Möte, Demo och Lunch mötestyper, medan Samtal, E-post och Uppgift inte är det.

Väljer du en mötestyp tillkommer följande i dialogen:

• Längd — — Ingen —, 15, 30, 45, 60, 90 eller 120 min. Styr både krockkollen och hur långt mötet ritas ut i kalendern.
• Plats (valfri) — fritext som blir en kartlänk i listvyerna.
• Deltagare — flyttas upp direkt under kopplingen i stället för att ligga gömd bakom Fler alternativ.
• Kryssrutan för kalenderinbjudan, snabbvalet Påminn kontakten via e-post och — om din Microsoft 365-kalender är kopplad — Skapa Teams-länk via Outlook.
• En upptaget-remsa över ägarens dag samt krockvarning mot befintliga bokningar.

Ett annat sidoeffektsbeteende som är lätt att missa: mötestyper får nästa dag som standarddatum i stället för idag, och landar den dagen på en helg flyttas den fram till måndag. Du bokar sällan ett kundmöte om tio minuter.

Lägg till deltagare#

Deltagarna är de kontakter som faktiskt ska sitta i mötet. Listan gör tre saker: den visar vilka du räknar med, den ger inbjudan sina mottagare, och den bär deltagarnas svar när de tackat ja eller nej. Sektionen heter Deltagare och har en personikon.

1. Öppna sökväljaren

   Klicka i fältet Lägg till deltagare… under kopplingen. Tomraden heter — Välj kontakt —.

2. Sök fram personen

   Skriv några bokstäver av namnet, gå ner med piltangenterna och välj med Enter. Enter i sökväljaren väljer bara posten — den sparar inte aktiviteten.

3. Upprepa för fler

   Kontakter du redan lagt till filtreras bort ur listan, så du kan inte råka lägga till samma person två gånger.

4. Ta bort någon som inte ska med

   Klicka krysset på deltagarchipet (verktygstips Ta bort deltagare).

Det finns en skillnad mellan att planera och att redigera. När du planerar ett nytt möte hålls deltagarlistan lokalt i dialogen och sparas först när du trycker Planera. När du redigerar ett sparat möte går varje tillägg och borttagning direkt mot servern.

Kollegor som deltar#

Interna kollegor är inte deltagare i samma mening — de är användare, inte kontakter. Dem lägger du till under Fler alternativ→Kollegor som deltar (valfritt), som en rad klickbara namnknappar. Du kan välja upp till fem. De valda får mötet i sina egna aktivitetslistor och i sin kalender inne i Infinity CRM. Du själv visas inte i listan, eftersom du redan är med som ägare.

Plats, karta och möteslänk#

Fältet Plats (valfri) är fritext med platshållaren t.ex. Kontoret eller Storgatan 1, Göteborg. Det du skriver följer med i mötesinbjudan och blir en kartlänk i listvyerna, så det är värt att skriva en riktig adress och inte bara «hos kunden».

Är mötet kopplat till ett företag finns knappen Företagets adress bredvid fältet (verktygstips Använd företagets besöksadress). Ett klick hämtar besöksadress, postnummer och ort från kundkortet. Saknas adressen där får du meddelandet Företaget saknar besöksadress.

Teams- eller Meet-länk#

Kryssrutan Skapa Teams-länk via Outlook visas bara när tre saker gäller samtidigt: du planerar ett nytt möte, typen är en mötestyp, och din egen Microsoft 365-kalender är kopplad. Kryssar du i den ber kalendersynken Outlook skapa ett onlinemöte när mötet pushas ut, och länken kommer tillbaka till aktiviteten. Då dyker knappen Anslut upp på aktivitetsraden och i tidslinjen (verktygstips Anslut till mötet).

Kör din organisation Google i stället får samma val Google Calendar-synken att skapa ett Google Meet-rum — trots att etiketten säger «via Outlook». Rutan visas dock bara för Microsoft 365-kopplade användare.

Skicka mötesinbjudan#

En mötesinbjudan är en riktig kalenderinbjudan, inte ett vanligt mejl. Mottagaren kan trycka Acceptera eller Tacka nej direkt i sitt kalenderprogram, mötet lägger sig i hens kalender, och svaret läses tillbaka in i Infinity CRM.

1. Se till att det finns någon att bjuda in

   Kryssrutan visas bara när det redan finns en mottagare: en tillagd deltagare med e-postadress, en vald kontakt i kopplingen, eller att du öppnade dialogen från ett kontaktkort.

2. Kryssa i rutan

   Skicka kalenderinbjudan via e-post (Acceptera/Tacka nej syns här) ligger direkt under deltagarlistan.

3. Spara mötet

   Tryck Planera. Servern mejlar inbjudan omedelbart efteråt och du får kvittensen Kalenderinbjudan skickad till N mottagare.

Mottagarna räknas fram automatiskt: primärkontakten (den kontakt aktiviteten är kopplad till) plus mötets deltagare, dubbletter borttagna, högst 20 adresser. Alla mottagare blir samtidigt deltagare på aktiviteten — deras svar behöver en rad att landa på.

Mejlet får ämnet Mötesinbjudan: följt av mötets titel, avsändarnamnet «Ditt namn via Infinity CRM» och din egen adress som svarsadress, så ett vanligt svar från kunden hamnar hos dig. Brevtexten är svensk och innehåller tid, längd, plats och beskrivning som reserv för kalenderprogram som inte förstår inbjudningar.

Deltagarsvar: ✓, ✗ och ~#

Öppna mötet igen så står svaret framför deltagarens namn. Grön bock betyder Har accepterat inbjudan, rött kryss Har tackat nej till inbjudan och tilde Preliminärt svar. Tackar någon nej får du dessutom en notis i klockan med rubriken Tackade nej till mötet — så du hinner ringa och boka om innan dagen kommer.

Efter att inbjudan gått ut#

I redigeringsläget byter kryssrutan plats mot en statusrad. Den säger antingen Inbjudan skickad med datum och tillägget «ombokningar mejlas automatiskt», Kalenderinbjudan är inte skickad. eller Kalenderinbjudan: lägg till deltagare med e-post för att kunna skicka. Bredvid ligger knappen Skicka inbjudan, som byter namn till Skicka igen när en inbjudan redan gått ut.

Det här sköter systemet själv när en inbjudan väl skickats:

• Ändrar du tid, längd, titel eller plats går en uppdaterad inbjudan ut till samma mottagare, och mötet flyttar sig i deras kalendrar.
• Sätts mötet till inställt, eller raderas det, mejlas en avbokning så posten försvinner ur deras kalendrar.
• Ändringar i beskrivning, checklista eller koppling mejlas inte — de rör inte kalenderposten.

Reservvägen: Öppna inbjudan#

Kryssar du inte i rutan, men mötet har en deltagare eller kontakt med e-postadress, får du i stället toasten Aktivitet planerad — N e-postadress(er) hämtade från CRM:et med knappen Öppna inbjudan. Den laddar ner en .ics-fil och öppnar din egen e-postklient med mottagarna ifyllda, ämnet Mötesinbjudan: och en färdig svensk brevtext. Det är två vägar till nästan samma resultat — men de skiljer sig på en punkt som spelar roll:

Påminnelser till kunden#

Under inbjudan ligger snabbvalet Påminn kontakten via e-post. Kryssar du i det dyker en tidsväljare upp med alternativen 1 timme före, 3 timmar före, 1 dag före, 2 dagar före och 1 vecka före — standard är en dag före. Påminnelsen mejlas av servern och följer med om du bokar om mötet. På ett redan sparat möte får du hela hanteringen med lista, status och mottagarval. Hur texterna ser ut och vilka påminnelser som läggs på automatiskt styrs av administratören — se Påminnelser och mallar.

Så hamnar mötet i kalendrarna#

Det här är den vanligaste källan till förvirring, så det är värt att hålla isär de tre vägarna:

• Kundens kalender fylls av mötesinbjudan. Ingen inbjudan, ingen post hos kunden — hur bra mötet än ser ut hos dig.
• Din egen Outlook eller Google Calendar fylls av kalendersynken under Inställningar→Min profil→Kalendersynk. Är du kopplad med Microsoft 365 eller Google Calendar pushas dina planerade möten ut dit. Är du kopplad med en vanlig ICS-prenumeration är synken bara läsande: du ser dina externa möten i CRM:et, men CRM:ets möten syns inte i Outlook.
• Kollegor som deltar får mötet i sina listor och i CRM:ets egen Kalender — inte i sin Outlook via ditt möte.